Da Bildungseinrichtungen den Übergang von einem Schuljahr zum nächsten vorbereiten, ist es wichtig, dass die Administration über einen klaren und umfassenden Leitfaden verfügt. Dieser Artikel dient als Leitfaden für den Zeitraum „Back to school“ und beschreibt die wesentlichen Schritte für einen reibungslosen Integrationsprozess.
Von Export- und Archivierungsdiensten bis hin zur Vorbereitung auf ein neues Schuljahr behandeln wir die entscheidenden Maßnahmen, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre Lernumgebung sowohl für die Sommerpause als auch für das kommende Schuljahr bereit ist. Ob es um die Verwaltung von Nutzendenkonten, die Aktualisierung von Kursvorlagen oder um Änderungen in Ihrem Verwaltungsinformationssystem (MIS) oder Ihrer Studienverwaltungssoftware (SAS) geht – dieser Leitfaden bietet die notwendigen Einblicke, um die Prozesse zum Schuljahresende zu steuern und die Grundlage für ein erfolgreiches neues Schuljahr zu schaffen.
Wenn Sie Fragen haben, kontaktieren Sie bitte das Support-Team über das Support-Portal.
INHALTSVERZEICHNIS
- Vorbereitungen für das Schuljahresende
- Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
- Allgemeine Informationen für alle Integrationen
- Umgang mit Kursen?
- Verantwortung der Datenschutzbeauftragten und DSGVO im Allgemeinen
Vorbereitungen für das Schuljahresende
Export- / Archivierungsdienste
itslearning bietet eine Reihe von Export- und Archivierungsdiensten an. Die von itslearning bereitgestellten Dienste im Zusammenhang mit Export und Archivierung sind unten aufgeführt.
- Anleitungen für Exporte durch Endnutzende
- „Archiv“-Seite
- Datawarehouse-API mit möglicher Beratungsunterstützung
- IMS Common Cartridge-Exporte
- Automatisierte Exporte von Bildungsdaten in Archivierungssysteme (Kurspläne, Bewertungen usw.)
Bitte kontaktieren Sie Ihre zuständige Account-Leitung für weitere Informationen.
Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
Bitte beachten Sie, dass itslearning zwei Arten von IMS-Integrationen anbietet:
• IMS-E (IMS Enterprise)
• IMS-ES (IMS Enterprise Service)
IMS-E ist dateibasiert und beide unten genannten Optionen können verwendet werden.
IMS-ES ist transaktionsbasiert (Transaktionen erfolgen direkt aus Ihrer Studienverwaltungssoftware/Ihrem Verwaltungsinformationssystem) und kann nur die Option verwenden, das Senden neuer Daten während der Sommerschulferien zu stoppen. Das Stoppen der Datenübertragung liegt dann „bei Ihnen“.
Bitte stimmen Sie sich mit Ihrer Ansprechperson bei itslearning/Ihrer zuständigen Account-Leitung ab, wenn Sie nicht wissen, welche Art von Integration Sie verwenden und welche Optionen verfügbar sind.
Integration für die Sommer-/Schulpause stoppen
Wenn Sie die Inhalte in itslearning zum Schuljahresende unverändert beibehalten möchten, ohne Zugriffe oder Inhalte zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Die Integration nach dem letzten Unterrichtstag stoppen
- Eine spezielle Funktion namens „Verzögertes Löschen“ aktivieren, um Löschvorgänge auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben
Integration für die Sommer-/Schulpause stoppen
Wenn Sie itslearning am letzten Schultag „wie es ist“ beibehalten möchten und eine aktive Integration haben, können wir die Integration deaktivieren, sodass keine neuen Daten importiert werden. Dadurch können Sie notwendige Änderungen in Ihrem MIS/SAS vornehmen, ohne diese an itslearning zu übertragen.
itslearning enthält weiterhin alle Inhalte und Nutzenden so, wie sie zum Zeitpunkt des Stoppens der Integration vorhanden sind. Die Integration wird anschließend pausiert, bis Sie entscheiden, sie im Herbst wieder zu starten.
So haben alle Lernenden und Lehrkräfte während der Sommerpause Zugriff auf ihre Kurse usw. Gleichzeitig werden jedoch keine neuen Nutzenden, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. hinzugefügt, auch wenn Sie Änderungen in Ihrem MIS/SAS vornehmen.
Hinweis! Wenn Sie unsicher sind, klären Sie bitte mit Ihrem MIS/SAS-Anbieter, wie mit Schuljahresende/Zurück zur Schule umzugehen ist und ob es ein spezielles Datum für den Wechsel von „diesem Jahr“ zu einem „neuen Schuljahr“ gibt.
„Verzögertes Löschen“ aktivieren
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen besteht eine zweite Option darin, „Verzögertes Löschen“ in unserer IMSE-Integration zu verwenden.
Durch das Hinzufügen eines Zeitraums für „verzögerte Löschungen“ werden alle Löschungen, die aufgrund von Änderungen in Ihrem MIS/SAS hätten durchgeführt werden sollen, nicht auf Ihre itslearning-Website übertragen, sondern in der IMSE-Importdatenbank vorgenommen.
Durch das Aktivieren von „Verzögertes Löschen“ können Sie ein neues Schuljahr lange vor Schuljahresbeginn vorbereiten. Alle Nutzenden, Gruppen/Hierarchien, Kurse usw. bleiben in itslearning erhalten, bis der Zeitraum für „Verzögertes Löschen“ beendet ist. Gleichzeitig werden alle neuen Nutzenden, Gruppen usw. hinzugefügt, wenn die Integration ausgeführt wird.
Wenn der Zeitraum für „Verzögertes Löschen“ beendet ist, werden alle in itslearning aufgeschobenen Löschungen durchgeführt.
„Verzögertes Löschen“ wird mit einem Startdatum und einem Enddatum eingerichtet, um den Zeitraum festzulegen, in dem die Funktion für die Integration aktiv sein soll. Sie wird automatisch deaktiviert, wenn das Enddatum erreicht ist.
Der Nachteil ist, dass Lehrkräfte möglicherweise erwarten, dass sich Klassen usw. ändern, was jedoch erst nach Ablauf des Zeitraums für „Verzögertes Löschen“ geschieht.
Der Vorteil ist, dass alle Nutzenden, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. in itslearning intakt bleiben, während der Zeitraum für „Verzögertes Löschen“ aktiv ist und neue Daten hinzugefügt werden.
Bitte kontaktieren Sie das Support-Team , um zu beantragen, dass die Integration für den Sommer gestoppt oder ein Zeitraum für „Verzögertes Löschen“ aktiviert wird. Wenn Sie „Verzögertes Löschen“ verwenden möchten, müssen Sie ein Start- und Enddatum angeben.
Umgang mit Nutzenden/Personen
Nutzende manuell erstellen, wenn eine Integration vorhanden ist
Wir empfehlen niemals, Nutzende manuell hinzuzufügen, wenn Sie eine aktive Integration haben. Dadurch sollen doppelte Nutzendenkonten vermieden werden. Wenn Sie feststellen, dass doppelte Konten vorhanden sind, ist es wichtig, diese korrekt zu behandeln und so schnell wie möglich zu korrigieren, um zukünftige Probleme zu vermeiden, bei denen Lernende sich anmelden und zwei verschiedene Konten verwenden könnten.
Kontaktieren Sie so schnell wie möglich das Support-Team. Es unterstützt Sie und leitet Sie an, was zur Behebung des Problems getan werden muss.
Hinweis! Ausnahmen: ADMINISTRATION/SYSTEMADMINISTRATION
Wenn Sie neue Personen für die Administration/Systemadministration erstellen möchten, können diese Nutzenden manuell erstellt werden.
Es wird dringend empfohlen, diesen Nutzenden niemals einen Synchronisierungsschlüssel hinzuzufügen, um zu verhindern, dass diese Nutzenden durch die Integration geändert werden.
Allgemeine Informationen für alle Integrationen
Der Wechsel zu einem neuen Schuljahr kann viele Änderungen an den Daten verursachen, die über die Integration an itslearning gesendet werden. Die wichtigsten Punkte sind:
- Lernende wechseln Klassen/Stufen
- Mitgliedschaften ändern sich
- Neue Lernende/Mitarbeitende werden hinzugefügt
- Neue Klassen/Lerngruppen werden erstellt
- Lernende/Mitarbeitende verlassen die Einrichtung und müssen entfernt werden
- Wenn Sie einen Kursimport verwenden:
- Alte Kurse sollten archiviert werden
- Neue Kurse sollten erstellt werden
Hinweis! Bitte prüfen Sie, wie Ihr MIS/SAS mit „Schuljahresende“ und „Zurück zur Schule“ (neues Jahr) umgeht.
Große Aktualisierungen/Änderungen in Datendateien: Sicherheitsfilter EIN/AUS?
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen verfügt unsere Import-Engine über einen Sicherheitsmechanismus, den wir „Filter“ nennen. Der Filter besitzt eine Reihe von Parametern, die sicherstellen, dass die an Ihre Integration gesendeten Daten nicht zu viele Änderungen/Abweichungen im Vergleich zu vorherigen Importen enthalten und verhindern, dass diese Änderungen automatisch in itslearning aktualisiert werden. Dies dient dazu, unerwünschte Änderungen zu vermeiden, die Probleme auf Ihrer itslearning-Website verursachen könnten.
Wenn die von Ihrer Integration empfangenen Daten zu viele Änderungen/Abweichungen im Vergleich zum letzten Import enthalten, wird der Importprozess abgebrochen und Sie werden über eine Status-E-Mail mit Details darüber informiert, warum der Importprozess abgebrochen wurde. Wir empfehlen, dass auch während der Ferien eine Person diese E-Mails überwacht.
Hinweis! itslearning empfiehlt, den Filter immer aktiviert zu lassen, damit der Sicherheitsmechanismus jederzeit aktiv ist. Wir ändern die Filtereinstellungen/deaktivieren den Filter nur nach Rücksprache mit Ihnen und wenn Sie entschieden haben, dass dies durchgeführt werden soll.
Sie sollten immer die Status-E-Mail prüfen, die nach jedem Integrationslauf versendet wird. Falls Probleme auftreten, sollten Sie und das Integrationssupport-Team diese genauer untersuchen. Es kann sein, dass der Importprozess aufgrund zu vieler Änderungen/Aktualisierungen oder zu vieler Löschungen im Vergleich zu den maximalen Grenzwerten in der Filterkonfiguration abgebrochen wurde.
Für alle Integrationen besteht eine gemeinsame Verantwortung:
- Sie sollten prüfen, dass die an Ihre Integration gesendeten Daten immer korrekt sind;
- itslearning sollte die technischen Dienste bereitstellen und sicherstellen, dass diese wie erwartet funktionieren.
Die Datenquelle, also die Daten, die von Ihrem MIS/SAS an itslearning gesendet werden, liegt in Ihrer Verantwortung. Nur Sie können beurteilen, ob die Änderungen, die wir für Ihre Integration erhalten, korrekt sind oder nicht. itslearning importiert „lediglich“ die gesendeten Daten. Wir können nicht feststellen, ob die empfangenen Daten korrekt sind, unterstützen Sie jedoch bei Datenprüfungen, bevor entschieden wird, ob der Import ausgeführt werden soll.
Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team über das Support-Portal, wenn Sie Fragen dazu haben, warum Ihre Integration fehlgeschlagen ist oder wenn Sie andere Fragen im Zusammenhang mit Ihrer Integration haben.
Neue Semester für das nächste Schuljahr
- Neue Semester müssen vor Beginn des neuen Schuljahres definiert werden, wenn Abwesenheiten verwendet werden sollen
- Bewertungen für Zwischen- und Abschlussbewertungen müssen den Semestern hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen
- Bewertungen für das Verhalten pro Semester müssen den Semestern hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen
- Alles, was dem Bewertungsbrief hinzugefügt werden muss, muss mit den Semestern verknüpft sein
Wir empfehlen, die Semester und Bewertungen zu einer Vorlage hinzuzufügen und diese anschließend an alle Kurse zu verteilen, in denen sie verwendet werden sollen. Dadurch müssen Lehrkräfte dies nicht selbst hinzufügen und der Prozess wird korrekt durchgeführt.
Alte Semester archivieren?
Semester aus dem vergangenen Jahr können archiviert werden, damit sie nicht mehr verfügbar sind und keine Missverständnisse verursachen. Dies kann während der Vorbereitung auf das „Schuljahresende“ und vor der Sommerpause erfolgen.
Als Systemadministration müssen Sie zu Admin > Semester gehen und auswählen, welche Semester archiviert werden sollen. So funktioniert es:
In dieser Ansicht können Sie ein Semester auswählen und anschließend „Archivieren“ wählen. Sie können mehrere Semester gleichzeitig auswählen und archivieren.
Wenn Sie „Semester“ verwenden, die durch die Integration erstellt wurden, archiviert die Integration „alte“ Semester automatisch, sobald Sie das Schuljahr in Ihrem MIS/SAS ändern und die alten Semester nicht mehr in der Datendatei vorhanden sind.
Umgang mit Kursen?
Kursvorlagen müssen aktualisiert werden
- Alle standardisierten Kursvorlagen, die Semester enthalten und von anderen Kursen verwendet werden, müssen mit den neuen Semestern aktualisiert und alte Semester entfernt werden.
- Wenn die Vorlage eine Konfiguration für Bewertungen enthält, müssen Sie prüfen, ob dieselbe Konfiguration weiterhin verwendet werden soll, bevor Sie in ein neues Schuljahr wechseln. Wenn sich hier nichts ändert, müssen Sie nichts tun.
- Wenn die Vorlage eine Konfiguration im Planer enthält, müssen Sie prüfen, ob dieselbe Konfiguration verwendet werden soll oder ob notwendige Änderungen vorgenommen werden müssen, bevor Sie in ein neues Schuljahr wechseln.
- Wenn Sie Anforderungen für neue Vorlagen haben, die Kursinhalte enthalten und über die Integration ausgeführt werden sollen, kontaktieren Sie uns bitte. Dies kann vor dem Wechsel in ein neues Schuljahr eingerichtet werden.
- Wenn Sie ändern möchten, welche Stufe unterschiedliche Kursvorlagen verwendet, müssen diese Änderungen vorgenommen werden, bevor Sie in ein neues Schuljahr wechseln. Bitte kontaktieren Sie uns rechtzeitig vor dem geplanten Wechsel in ein neues Schuljahr, da die Aktualisierung der Vorlagen entsprechend Ihrer Anforderungen einige Zeit in Anspruch nehmen kann.
Wenn Sie keine standardisierten Kursvorlagen haben, diese aber verwenden möchten, kontaktieren Sie bitte Ihre Ansprechperson bei itslearning und wir unterstützen Sie bei der Erstellung.
Kursarchivierung
itslearning verfügt über eine Funktion namens Kursarchivierung. Wenn „Kursarchivierung“ für Ihre Website aktiviert ist, werden alle durch die Integration erstellten Kurse automatisch archiviert, sobald die Hierarchiegruppe, auf der der Kurs basiert, aus der an die Integration gesendeten Datendatei entfernt wird.
- Sie können prüfen, ob „Kursarchivierung“ auf Ihrer Website aktiviert ist. Sie finden diese Einstellung unter „Admin/Globale Einstellungen bearbeiten/Funktionen und Sicherheit/Synchronisierung“, wie im folgenden Bild dargestellt:
Dies ist eine Einstellung, die standardmäßig aktiviert sein sollte. Wenn Sie die oben genannte Einstellung nicht sehen können, kontaktieren Sie bitte den itslearning-Support und wir unterstützen Sie bei der Aktivierung. Es handelt sich um eine Kombination aus einer „Website-Einstellung“, die nur für den Support verfügbar ist, und einer Einstellung, die über die Administrationsoberfläche Ihrer Website aktiviert werden muss. Wir empfehlen allen Kund:innen, deren Kurse über die Integration erstellt werden, die Funktion zur Kursarchivierung aktiviert zu lassen.Folgendes geschieht, wenn die Kursarchivierung aktiviert ist und ein Kurs durch die Integration archiviert wird:
- Kurse, deren Hierarchiegruppe aus der Datendatei entfernt wurde, werden von der Hierarchie getrennt und der Kurs selbst wird in das „Kursarchiv“ verschoben (der Kurs ist nicht mehr aktiv). Sie finden archivierte Kurse unter „Admin/Kurse“ und können wie gewohnt nach Kursen suchen, müssen jedoch „Archivierte Kurse“ auswählen, um Ergebnisse zu erhalten.
- Die Hierarchiesynchronisierung wird aus dem Kurs entfernt. Alle zuvor synchronisierten Teilnehmenden werden in manuell hinzugefügte Teilnehmende umgewandelt.
- Lehrkräfte können weiterhin auf den archivierten Kurs zugreifen und Inhalte daraus kopieren.
- Lernende können weiterhin auf den archivierten Kurs zugreifen, um ihre bisherigen Arbeiten einzusehen oder Inhalte zu kopieren, die sie aus anderen Kursen benötigen.
- Archivierte Kurse können aus dem Kursarchiv „wiederhergestellt“ werden.
Eine Hierarchiesynchronisierung wird dadurch jedoch nicht wiederhergestellt.
- Ein archivierter Kurs bleibt archiviert, auch wenn die Hierarchiegruppe, aus der der Kurs ursprünglich erstellt wurde, erneut in die an die Integration gesendete Datendatei aufgenommen wird. In diesem Fall wird der Kurs mit einer neuen Hierarchie verbunden und mit neuen Teilnehmenden synchronisiert (alle bisherigen Teilnehmenden bleiben ebenfalls erhalten). Der Kurs selbst wird NICHT automatisch aus dem Kursarchiv verschoben und muss manuell „wiederhergestellt“ werden. Die IMSE-Integration kann dies nicht automatisch durchführen.
- Ein archivierter Kurs, der manuell wiederhergestellt wird (aus dem Kursarchiv verschoben), ohne dass die Hierarchiegruppe erneut an die Integration gesendet wird, wird ohne Hierarchiesynchronisierung wiederhergestellt. Da die Integration „nichts darüber weiß“, muss der Kurs erneut manuell archiviert werden, wenn er archiviert bleiben soll.
Besondere Hinweise bezüglich MIS/SAS
Es gibt einige besondere Hinweise zu bestimmten MIS/SAS im Zusammenhang mit Änderungen der Einstellungen für das „Auslösen“ von Daten für das richtige Schuljahr.
Bitte prüfen Sie mit Ihrem Anbieter, ob Änderungen an Ihrer IMSE-Integration vorgenommen werden müssen, und informieren Sie den Support, falls auf der itslearning-Seite der Integration Maßnahmen erforderlich sind.
Wenn Ihre Integration vor dem Wechsel des Schuljahres besondere Aufmerksamkeit erfordert, informieren Sie bitte den itslearning-Support. Wir werden Ihre Integrationskonfiguration dann zu einer internen „Liste geplanter Aufgaben“ hinzufügen, damit die notwendigen Änderungen zum richtigen Zeitpunkt vorgenommen werden können.
Wechsel des MIS/SAS?
Hinweis! Ein Wechsel des MIS/SAS erfordert Änderungen an Ihrer IMSE-Konfiguration.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie itslearning rechtzeitig über Änderungen am MIS/SAS informieren. Diese frühzeitige Information ist wichtig, damit wir die notwendigen Anpassungen an der Integration auf unserer Seite vornehmen können, um Änderungen an Datenquellen/IDs usw. zu ermöglichen.
Dies umfasst die Einrichtung von Testumgebungen mit einer Testintegration, um zu prüfen, ob die neuen Daten große Änderungen verursachen oder nicht.
Änderungen am MIS/SAS, die Anpassungen an Ihrer IMSE-Integration erfordern, sind kostenpflichtige Änderungen und müssen mit Ihrer zuständigen Account-Leitung abgestimmt werden. Die Arbeiten müssen durch die Integrationsberatung durchgeführt werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns rechtzeitig vor Beginn des neuen Schuljahres über Änderungen an Ihrer MIS/SAS-Integration informieren.Verantwortung der Datenschutzbeauftragten und DSGVO im Allgemeinen
Gemäß der Vereinbarung zur Datenverarbeitung trägt die verantwortliche Stelle die Hauptverantwortung für die Bearbeitung solcher Anfragen. Das bedeutet:
- Anfragen zu Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten müssen von der verantwortlichen Stelle initiiert und genehmigt werden.
- Grundsätzlich sollten solche Anfragen von der Datenschutzbeauftragten/dem Datenschutzbeauftragten der Kundschaft oder von einer durch die Datenschutzbeauftragten formell autorisierten Person eingereicht werden. Jede Autorisierung muss eindeutig und überprüfbar sein.
- Wenn die datenverarbeitende Stelle eine Anfrage direkt von einer betroffenen Person erhält, wird diese Anfrage unverzüglich an die verantwortliche Stelle weitergeleitet.
Um eine effiziente Bearbeitung dieser Anfragen sicherzustellen, bitten wir Sie, uns jederzeit darüber zu informieren:
- Wer Ihre Datenschutzbeauftragte/Ihr Datenschutzbeauftragter ist
- Welche Personen von den Datenschutzbeauftragten autorisiert wurden, im Namen der verantwortlichen Stelle in diesen Angelegenheiten zu handeln
Wenn diese Informationen nicht aktuell gehalten werden, kann sich die Bearbeitung verzögern, da Anfragen ohne ordnungsgemäße Autorisierung nicht bearbeitet werden können.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel „Die Rolle der Datenschutzbeauftragten“:
https://itslearning.com/blog/gdpr-and-the-role-of-the-data-protection-officer-at-itslearning
Zusätzliche Hinweise finden Sie in unserer Artikelsammlung zu Sicherheit und DSGVO:
https://itslearning.com/blog/tag/security-and-gdpr
Verantwortung des Datenschutzbeauftragten und GDPR allgemein
Gemäss der Auftragsverarbeitungsvereinbarung trägt der Verantwortliche die primäre Verantwortung für die Bearbeitung solcher Anfragen. Das bedeutet:
- Anfragen auf Auskunft, Berichtigung oder Löschung personenbezogener Daten müssen vom Verantwortlichen initiiert und genehmigt werden.
- Solche Anfragen sollten grundsätzlich vom Datenschutzbeauftragten (DPO) des Kunden oder von einer Person eingereicht werden, die vom Datenschutzbeauftragten formell autorisiert wurde. Jede Autorisierung muss eindeutig und überprüfbar sein.
- Erhält der Auftragsverarbeiter eine Anfrage direkt von einer betroffenen Person, wird die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weitergeleitet.
Um eine effiziente Bearbeitung dieser Anfragen sicherzustellen, bitten wir Sie, uns jederzeit über Folgendes zu informieren:
- Wer Ihr Datenschutzbeauftragter (DPO) ist
- Welche Personen vom Datenschutzbeauftragten autorisiert wurden, im Namen des Verantwortlichen in diesen Angelegenheiten zu handeln
Wenn diese Informationen nicht aktuell gehalten werden, kann sich die Bearbeitung verzögern, da Anfragen ohne ordnungsgemässe Autorisierung nicht bearbeitet werden können.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel „Die Rolle des Datenschutzbeauftragten“:
https://itslearning.com/blog/gdpr-and-the-role-of-the-data-protection-officer-at-itslearning
Zusätzliche Hinweise finden Sie in unserer Artikelsammlung zu Sicherheit und GDPR: