Hallo, beheerder!
Nu onderwijsinstellingen zich voorbereiden op de overgang van het ene naar het andere academische jaar, is het belangrijk om een duidelijke en uitgebreide handleiding te hebben voor beheerders. Dit artikel dient als handleiding voor de Back To School-periode en beschrijft de essentiële stappen voor een soepel integratieproces.
Van het exporteren en archiveren van services tot het voorbereiden op een nieuw schooljaar, we behandelen de kritieke acties die nodig zijn om ervoor te zorgen dat je leeromgeving klaar is voor zowel de zomervakantie als het komende schooljaar. Of het nu gaat om het beheren van gebruikersaccounts, het bijwerken van vaksjablonen of het afhandelen van wijzigingen in je Management Information System (MIS) of Student Administration System (SAS), deze handleiding biedt de nodige inzichten om door de eindejaarsprocedures te navigeren en de weg te banen voor een succesvol nieuw schooljaar.
Als je vragen hebt, neem dan contact op met het ondersteuningsteam via de Support Portal.
Inhoudsopgave
- Voorbereidingen voor het einde van het jaar
- Voorbereidingen voor een nieuw schooljaar
- Algemene informatie voor alle integraties
- Hoe ga je om met vakken?
Voorbereidingen voor het einde van het jaar
Exporteren / Archiveren
itslearning biedt verschillende diensten op het gebied van exporteren en archiveren. De diensten met betrekking tot exporteren en archiveren die itslearning aanbiedt, staan hieronder vermeld.
- Instructies voor export eindgebruikers
- “Archief”-site
- Datawarehouse API met mogelijke consultancy ter ondersteuning
- IMS Common Cartridge exporteren
- Geautomatiseerde export van onderwijsgegevens naar archiefsystemen (vakplannen, cijfers, etc.)
Neem contact op met je Key-accountmanager voor meer informatie.
Voorbereidingen voor een nieuw schooljaar
De integratie pauzeren tijdens de zomervakantie
Als je de inhoud in itslearning wilt bevriezen zoals deze is aan het «inde van het schooljaar», zonder de gebruikerstoegang of inhoud te wijzigen, zijn er twee manieren om dit te doen:
- De integratie stoppen na de laatste lesdag.
- Schakel een speciale functie genaamd «Verwijderen uitstellen» in om verwijderingen uit te stellen tot een latere dag.
De integratie pauzeren tijdens de zomervakantie
Als je itslearning “as is” wilt houden op de laatste schooldag, en je hebt een actieve integratie, kunnen wij de integratie deactiveren, waardoor de integratie geen nieuwe gegevens kan importeren. Hierdoor kan je noodzakelijke wijzigingen aanbrengen in jouw MIS/SAS zonder deze over te brengen naar itslearning.
itslearning zal alle content en gebruikers bevatten zoals ze zijn wanneer we de integratie stoppen. De integratie wordt dan stopgezet totdat je besluit om deze na de zomervakantie weer te starten.
Hierdoor hebben alle studenten en docenten toegang tot hun vakken, enz. tijdens de zomervakantie. Maar tegelijkertijd worden er geen nieuwe gebruikers, groepen, hiërarchieën, vakken enz. toegevoegd, zelfs niet als je wijzigingen aanbrengt in je MIS/SAS.
Let op! Als je het niet zeker weet, neem dan contact op met je MIS/SAS-leverancier over hoe om te gaan met EOY/BTS en of er een speciale datum is voor de overgang van “dit schooljaar” naar een “nieuw schooljaar.”
Schakel «Verwijderen uitstellen» in
Voor integraties op basis van IMS Enterprise XML is een tweede optie het gebruik van “Verwijderen uitstellen” in onze IMSE-integratie.
Door een periode van “uitgestelde verwijderingen," toe te voegen, worden alle verwijderingen die gedaan hadden moeten worden als gevolg van wijzigingen in je MIS/SAS niet overgezet naar je itslearning-site, maar gebeuren ze in de IMSE-importdatabase.
Door «Verwijderen uitstellen”, in te schakelen, kun je je voorbereiden op een nieuw schooljaar lang voordat het schooljaar begint, en alle gebruikers, groepen/hiërarchieën, vakken, enz. blijven in itslearning totdat de periode van “uitgesteld verwijderen” voorbij is. Tegelijkertijd worden alle nieuwe gebruikers, groepen, enz. toegevoegd wanneer de integratie wordt uitgevoerd.
Wanneer de “Verwijderen uitstellen» periode is afgelopen, zullen alle verwijderingen die zijn uitgesteld in itslearning plaatsvinden.
«Verwijderen uitstellen» wordt ingesteld met een begindatum en een einddatum om de periode te specificeren waarin de functie actief moet zijn op de integratie. De functie wordt automatisch uitgeschakeld wanneer de einddatum is bereikt.
Het nadeel is dat docenten kunnen verwachten dat lessen, enz. veranderen, wat pas gebeurt als de periode van uitgesteld verwijderen voorbij is.
Het voordeel is dat alle gebruikers, groepen, hiërarchieën, vakken, enz. intact blijven in itslearning terwijl de uitgestelde verwijderperiode actief is en nieuwe gegevens worden toegevoegd.
Neem contact op met het supportteam om een verzoek in te dienen om de integratie voor de zomerstop te zetten of om een periode voor “Verwijderen uitstellen” in te schakelen. Als je het verwijderen wilt uitstellen, moet je een begin- en einddatum opgeven.
Hoe om te gaan met gebruikers/personen
Handmatig gebruikers aanmaken bij een integratie
We raden nooit aan om gebruikers handmatig toe te voegen als je een actieve integratie hebt. Dit is om dubbele gebruikersaccounts te voorkomen. Als je ontdekt dat je dubbele accounts hebt, is het belangrijk om deze correct te behandelen en zo snel mogelijk te corrigeren om problemen in de toekomst te voorkomen waarbij een leerling kan inloggen en 2 verschillende accounts kan gebruiken.
Neem zo snel mogelijk contact op met het Supportteam en zij zullen je helpen/begeleiden met wat er moet gebeuren om het probleem op te lossen.
Let op! Uitzonderingen: BEHEERDERS/SYSTEEMBEHEERDERS
Als je nieuwe Beheerders/Systeembeheerders wilt aanmaken, kunnen deze gebruikers handmatig worden aangemaakt.
Het wordt sterk aangeraden om nooit een synchronisatiesleutel toe te voegen aan hun gebruikers om te voorkomen dat deze gebruikers worden gewijzigd door de integratie.
Algemene informatie voor alle integraties
De overgang naar een nieuw schooljaar kan leiden tot veel veranderingen in de gegevens die via integratie naar itslearning worden gestuurd. De belangrijkste onderdelen zijn:
- Studenten veranderen van klas/niveau
- Lidmaatschapswijzigingen
- Nieuwe studenten/medewerkers worden toegevoegd
- Nieuwe klassen/studentengroepen worden aangemaakt
- Studenten/medewerkers die vertrokken zijn en verwijderd moeten worden
- Als je een vakimport gebruikt:
- Oude vakken moeten worden gearchiveerd
- Nieuwe vakken moeten worden aangemaakt
Let op! Controleer hoe je MIS/SAS omgaat met «Einde van het jaar» en «Terug naar school” (nieuw jaar).
Grote updates/wijzigingen in gegevensbestanden: Veiligheidsfilter AAN/UIT?
Voor IMS Enterprise XML-gebaseerde integraties heeft onze import engine een veiligheidsmechanisme dat we “Filter” noemen. Filter heeft een reeks parameters die ervoor zorgen dat de gegevens die naar je integratie worden verzonden niet te veel wijzigingen/afwijkingen ten opzichte van eerdere importen bevatten en voorkomen dat deze wijzigingen automatisch worden bijgewerkt in itslearning. Zo voorkom je dat ongewenste wijzigingen problemen veroorzaken op jouw itslearning-site.
Als er te veel wijzigingen/afwijkingen zijn in de gegevens die we van je integratie ontvangen – vergeleken met de laatste import – wordt het importproces afgebroken en ontvang je een Status-email met details over waarom het importproces is afgebroken. We raden je aan om tijdens vakanties een ontvanger te hebben voor deze email.
Let op! itslearning raadt je aan om het filter altijd AAN te zetten, zodat het veiligheidsmechanisme te allen tijde is ingeschakeld. Wij wijzigen de filterinstellingen/zetten het filter alleen UIT na een gesprek met jou en als je hebt besloten dat dit iets is dat je wilt doorlopen.
Je moet altijd de status email controleren die na elke integratierun wordt verzonden. Als er problemen zijn, moeten jij en het ondersteuningsteam voor integratie deze nader bekijken. Het kan zijn dat het importproces is afgebroken vanwege te veel wijzigingen/updates of te veel verwijderingen in vergelijking met de maximale limieten die zijn ingesteld in de filterinstellingen.
Voor alle integraties geldt een verantwoordelijkheid in twee richtingen:
- Je moet controleren of de gegevens die naar je integratie worden gestuurd altijd correct zijn;
- itslearning moet de technische services leveren en ervoor zorgen dat ze werken zoals verwacht.
De gegevensbron, dat wil zeggen de gegevens die vanuit jouw MIS/SAS naar itslearning worden verzonden, is jouw verantwoordelijkheid. Alleen jij kunt bepalen of de wijzigingen die wij ontvangen in jouw integratie correct zijn of niet. itslearning importeert "alleen" de gegevens die worden verzonden. Wij kunnen niet bepalen of de gegevens die wij ontvangen correct zijn, maar wij kunnen je wel helpen met het controleren van de gegevens voordat je besluit of je de import uitvoert.
Neem contact op met ons supportteam via de support portal als je vragen hebt over waarom je integratie is mislukt of als je andere vragen hebt met betrekking tot je integratie.
Nieuwe periodes voor volgend schooljaar
- Nieuwe periodes moeten worden gedefinieerd voor het begin van het nieuwe schooljaar als afwezigheid moet worden gebruikt
- Beoordelingen voor tussentijdse- en eindbeoordelingen moeten worden toegevoegd aan de voorwaarden als ze moeten worden gebruikt
- Beoordelingen voor periodiekgedrag moeten worden toegevoegd aan de voorwaarden als ze moeten worden gebruikt
- Alles wat moet worden toegevoegd aan de beoordelingsbrief moet verband houden met de voorwaarden
We raden aan om de term en de beoordelingen toe te voegen aan een sjabloon en dan te pushen naar alle vakken waar ze gebruikt moeten worden. De docent hoeft dit dan niet zelf toe te voegen en het proces zal correct verlopen.
Oude periodes archiveren?
Periodes van vorig jaar kunnen worden gearchiveerd om te voorkomen dat ze beschikbaar zijn en misverstanden veroorzaken. Dit kan gedaan worden bij de voorbereiding van «Eindejaar» en voor de zomervakantie.
Als systeembeheerder moet je naar Beheerder/Periodes gaan en kiezen welke periodes je wilt archiveren. Zo doe je dat:
Vanuit dit overzicht kunt je een term selecteren en vervolgens «Archiveren» selecteren. Je kunt meerdere termijnen in één keer selecteren en archiveren.
Als je door de integratie “periodes” hebt aangemaakt, archiveert de integratie “oude” periodes wanneer je het schooljaar in jouw MIS/SAS wijzigt, en zijn de oude periodes niet langer aanwezig in het gegevensbestand.
Hoe ga je om met vakken?
Vaksjablonen moeten worden bijgewerkt
- Alle gestandaardiseerde vaksjablonen die termen bevatten en die in andere vakken worden gebruikt, moeten worden bijgewerkt met de nieuwe periodes. Oude periodes moeten worden verwijderd.
- Als het sjabloon een set-up voor beoordelingen bevat, moet je overwegen of deze moet worden gebruikt voordat je overstapt naar een nieuw schooljaar. Als er hier geen wijzigingen zijn, hoef je niets te doen.
- Als de sjabloon een instelling in Planner bevat, moet je overwegen of dezelfde instelling moet worden gebruikt of dat je de nodige wijzigingen in de instelling moet aanbrengen voordat je overstapt naar een nieuw schooljaar.
- Als je verzoeken hebt voor nieuwe sjablonen die vakinhoud bevatten en dit via de integratie moet worden uitgevoerd, neem dan contact met ons op. Dit kan worden ingesteld voordat je overgaat naar een nieuw schooljaar.
- Als je wilt wijzigen welk niveau de verschillende vaksjablonen heeft, moeten deze wijzigingen worden doorgevoerd voordat je naar een nieuw schooljaar overstapt. Neem ruim voordat je van plan bent om naar een nieuw schooljaar over te stappen contact met ons op, omdat het enige tijd kan duren om de sjablonen volgens jouw verzoek bij te werken.
Als je geen gestandaardiseerde vaksjablonen hebt, maar deze wel wilt hebben, neem dan contact op met jouw contactpersoon bij itslearning en wij helpen je bij het maken ervan.
Vakarchivering
itslearning heeft een functie genaamd vakarchivering. Als “Vakarchivering” is ingeschakeld voor jouw site, worden alle vakken die door de integratie zijn gemaakt automatisch gearchiveerd wanneer de hiërarchiegroep waarop het vak is gebaseerd, wordt verwijderd uit het gegevensbestand dat naar de integratie is verzonden.
- Je kunt controleren of «Vakarchivering» is ingeschakeld en actief is op jouw site. Je vindt het onder “Globale instellingen bewerken/Functies en beveiliging/Synchronisatie», zoals weergegeven in de afbeelding hieronder:
Dit is een instelling die standaard ingeschakeld moet zijn. Als je de hierboven genoemde instelling niet kunt zien, neem dan contact op met itslearning support en wij helpen je deze in te schakelen. Het is een combinatie van een «site-instelling» odie alleen beschikbaar is voor Support en een instelling die via de beheerdersinterface voor jouw site zelf moet worden ingeschakeld. We raden alle klanten die vakken hebben die via de integratie zijn gemaakt aan om de functie voor het archiveren van vakken ingeschakeld te houden.
Het volgende gebeurt wanneer vakarchivering is ingeschakeld en het vak wordt gearchiveerd door de integratie:
- Vakken waarvan de hiërarchiegroep uit het gegevensbestand is verwijderd, worden losgekoppeld van de hiërarchie en het vak zelf wordt in het “Vakarchief" geplaatst (het vak is niet langer actief). Je kunt de gearchiveerde vakken vinden in “Beheer/Vakken” en je kunt zoals gewoonlijk naar vakken zoeken, maar je moet “Gearchiveerde vakken” aanvinken om een zoekresultaat te krijgen.
- Hiërarchiesynchronisatie wordt uit het vak verwijderd. Alle eerder gesynchroniseerde deelnemers worden omgezet in handmatig toegevoegde deelnemers in het vak.
- Docenten hebben nog steeds toegang tot het gearchiveerde vak en kunnen inhoud uit het vak kopiëren.
- Studenten kunnen nog steeds toegang krijgen tot het gearchiveerde vak om te zien wat ze hebben gedaan of de inhoud die ze nodig hebben uit andere vakken te kopiëren.
- Gearchiveerde vakken kunnen uit het vakarchief worden “gedearchiveerd”.
Op deze manier wordt geen hiërarchiesynchronisatie hersteld.
- Een gearchiveerd vak wordt nog steeds gearchiveerd, zelfs als de hiërarchiegroep waaruit het vak oorspronkelijk is gemaakt, opnieuw is opgenomen in het gegevensbestand dat naar de integratie is verzonden. Als dat gebeurt, wordt het vak opnieuw verbonden met een nieuwe hiërarchie en wordt deze gesynchroniseerd met nieuwe deelnemers (oude deelnemers zijn daar ook). Het vak zelf wordt NIET uit het vakarchief verplaatst en moet handmatig worden “gedearchiveerd”. De IMSE-integratie heeft geen manier om dat automatisch te doen.
- Een gearchiveerd vak dat handmatig wordt hersteld (verplaatst uit het vakarchief) zonder dat de hiërarchiegroep opnieuw naar de integratie wordt gestuurd, wordt hersteld zonder de hiërarchiesynchronisatie. En aangezien de integratie "er niets van weet", moet het vak handmatig opnieuw worden gearchiveerd als je wilt dat deze wordt gearchiveerd.
Speciale overwegingen met betrekking tot MIS/SAS
Er zijn enkele speciale overwegingen met betrekking tot sommige MIS/SAS over het wijzigen van instellingen voor het “triggeren” van gegevens voor het juiste schooljaar.
Neem contact op met jouw leverancier om te zien of er wijzigingen moeten worden aangebracht in je IMSE-integratie en informeer Support als zij iets moeten doen aan de itslearning-kant van de integratie.
Als jouw integratie speciale zorg nodig heeft voordat je het schooljaar verandert, informeer dan de itslearning-ondersteuning en wij zullen jouw integratie-instellingen toevoegen aan een interne “Geplande takenlijst” om de nodige wijzigingen op de juiste datum door te voeren.
Wijziging van MIS/SAS?
Let op! Het wijzigen van MIS/SAS vereist wijzigingen in jouw IMSE-configuratie.
Zorg ervoor dat je itslearning ruim van tevoren op de hoogte stelt van eventuele wijzigingen in de MIS/SAS. Deze voorafgaande kennisgeving is cruciaal om ons in staat te stellen de nodige wijzigingen in de integratie op onze site door te voeren, om wijzigingen in gegevensbron/id's etc. te vergemakkelijken.
Het omvat het opzetten van testomgevingen met een testintegratie om te testen of de nieuwe gegevens grote veranderingen zullen veroorzaken of niet.
Wijzigingen in MIS/SAS die wijzigingen in jouw IMSE-integratie vereisen, zijn een wijziging waarvoor kosten in rekening worden gebracht en die moet worden overeengekomen met jouw KAM. Het werk moet worden uitgevoerd door de integratieconsultants.
Zorg ervoor dat je ons ruim voor het begin van het nieuwe schooljaar op de hoogte stelt van eventuele wijzigingen in jouw MIS/SAS-integratie.