Hei, ylläpitäjä!
Tämä artikkeli toimii oppaana Back To School -jaksoa (lukuvuoden loppua) varten ja siinä kuvataan yksityiskohtaisesti keskeiset vaiheet sujuvan integraatioprosessin varmistamiseksi.
Oppaassa katamme tärkeät toimet, joilla varmistetaan että oppimisympäristösi on valmis sekä kesälomaa että tulevaa lukukautta varten - aina palveluiden viennistä ja arkistoinnista uuteen lukuvuoteen valmistautumiseen. Olipa kyse sitten käyttäjätilien hallinnasta, kurssimallien päivittämisestä tai muutosten käsittelystä hallintatietojärjestelmässä (MIS) tai opiskelijahallintojärjestelmässä (SAS), tämä opas tarjoaa tarvittavat tiedot, joiden avulla voit navigoida loppuvuonna ja luoda pohjan uudelle onnistuneelle lukuvuodelle.
Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä tukitiimiin -tukiportaalin kautta.
TABLE OF CONTENTS
- Lukuvuoden lopun valmistelut
- Valmistelut uutta lukuvuotta/lukukautta varten
- Yleistä tietoa kaikista integraatioista
- Miten käsitellä kursseja?
Lukuvuoden lopun valmistelut
Vienti- / arkistointipalvelut
itslearning tarjoaa erilaisia vienti- ja arkistointipalveluja. Seuraavassa luetellaan itslearningin tarjoamat vienti- ja arkistointipalvelut.
- Ohjeet loppukäyttäjien vientiä varten
- "Arkisto"-sivusto
- Data Warehouse API ja mahdollinen konsultointi tuen saamiseksi
- IMS Common Cartridge -vienti
- Koulutustietojen automaattinen vienti arkistointijärjestelmiin (kurssisuunnitelmat, arvosanat jne.).
Lisätietoja saat avainasiakaspäälliköltäsi.
Valmistelut uutta lukuvuotta/lukukautta varten
Integraatiot tauolle kesän/koululoman ajaksi
Jos haluat jäädyttää itslearning-sivuston sisällön sellaisenaan "vuoden lopussa" muuttamatta käyttäjien käyttöoikeuksia tai sisältöä, voit tehdä sen kahdella tavalla:
- Pysäytä integrointi viimeisen opetuspäivän jälkeen.
- Ota käyttöön erityinen toiminto nimeltä "Delay Delete", jolla voit lykätä poistoja myöhempään päivään.
Pysäytä integraatio kesän/koululoman ajaksi.
Jos haluat säilyttää itslearningin "sellaisenaan" esimerkiksi kesälomien ajan ja sinulla on aktiivinen integraatio, voimme pysäyttää integraation, jolloin integraatio ei voi tuoda uusia tietoja. Näin voitte tehdä tarvittavat muutokset MIS/SAS-järjestelmäänne siirtämättä niitä itslearningiin.
itslearning sisältää kaiken sisällön ja käyttäjät sellaisina kuin ne ovat integraation pysäytyshetkellä. Integrointi alkaa toimimaan jälleen, kun päätät käynnistää sen uudelleen syksyllä.
Näin kaikki oppijat ja opettajat sekä henkilökunta pääsevät kurssilleen jne. kesäloman aikana. Samalla ei kuitenkaan lisätä uusia käyttäjiä, ryhmiä, hierarkioita, kursseja jne., vaikka tekisitkin muutoksia MIS/SAS-järjestelmässänne.
Huom! Jos et ole varma, kysy MIS/SAS-toimittajaltasi, miten EOY/BTS-järjestelmää käsitellään ja onko olemassa erityinen päivämäärä, jolloin siirrytään "tästä vuodesta" "uuteen lukuvuoteen".
Ota käyttöön "Delay Delete" (viivästetty poisto)
IMS Enterprise XML -pohjaisissa integraatioissa toinen vaihtoehto on käyttää IMSE-integraatiossamme "Delay Delete" -toimintoa.
Lisäämällä "viivästettyjen poistojen" jakson kaikki poistot, jotka olisi pitänyt tehdä MIS/SAS-järjestelmän muutosten vuoksi, eivät siirry itslearning-sivustolle, vaan ne tapahtuvat IMSE-tuontitietokannassa.
Ottamalla käyttöön "Delay delete" -toiminnon voit valmistautua uuteen lukuvuoteen kauan ennen lukuvuoden alkua, ja kaikki käyttäjät, ryhmät/hierarkiat, kurssit jne. pysyvät itslearningissä,, kunnes "delay delete" -jakso on päättynyt. Samalla kaikki uudet käyttäjät, ryhmät jne. lisätään, kun integraatio käynnistyy.
Kaikki lykätyt poistot tehdään, kun "Delay delete" -jakso päättyy.
"Delay Delete" (viivästetty poisto) määritetään alku- ja loppupäivämäärällä, jolloin toiminto on aktiivinen integraatiossa. Toiminto kytkeytyy automaattisesti pois päältä, kun päättymispäivä on saavutettu.
Haittapuolena on se, että opettajat saattavat odottaa luokkien jne. muuttuvan, mitä ei tapahdu ennen kuin viivästyspoistojakso on päättynyt.
Etuna on, että kaikki käyttäjät, ryhmät, hierarkiat, kurssit jne. säilyvät ennallaan, kun poistoviive on aktiivinen ja uusia tietoja lisätään.
Ota yhteyttä tukitiimiin ja pyydä, että integraatio lopetetaan kesäksi tai että otat käyttöön "Delay delete" -jakson. Jos haluat viivyttää poistamista, sinun on määritettävä alku- ja loppupäivä.
Miten käyttäjiä/henkilöitä käsitellään
Käyttäjien luominen manuaalisesti, kun sinulla on integraatio
Emme koskaan suosittele käyttäjien lisäämistä manuaalisesti sellaisille käyttäjäryhmille, joita tuodaan aktiivisen integraatio kautta. Näin vältetään päällekkäiset käyttäjätilit. Jos huomaat, että sinulla on päällekkäisiä käyttäjätilejä, on tärkeää käsitellä niitä oikein ja korjata ne mahdollisimman nopeasti, jotta vältät ongelmat, joissa käyttäjä voi kirjautua sisään ja käyttää kahta eri tiliä.
Ota yhteyttä -tukitiimiin mahdollisimman pian. He opastavat sinua, mitä on tehtävä ongelman korjaamiseksi.
Huom! Poikkeukset: JÄRJESTELMÄNVALVOJAT/JÄRJESTELMÄVASTAAVAT
Jos haluat luoda uusia järjestelmänvalvojia/järjestelmävastaavia, nämä käyttäjät voidaan luoda manuaalisesti.
On erittäin suositeltavaa, että käyttäjille ei koskaan lisätä synkronointiavainta, jotta integraatio ei voi muuttaa näitä käyttäjiä. Ei myöskään ole suositeltavaa, että integraatiolla luotuja käyttäjätunnuksia korotetaan Admin-tason käyttäjiksi.
Yleistä tietoa kaikista integraatioista
Siirtyminen uuteen lukuvuoteen voi aiheuttaa monia muutoksia tietoihin, joika lähetetään itslearningiin integraation kautta. Tärkeimmät osat ovat:
- Oppijat vaihtavat luokkaa/tasoa
- Jäsenyyden muutokset
- Uusia oppijoita/henkilökuntaa lisätään
- Uusia luokkia/oppijaryhmiä perustetaan
- Oppijat/henkilökunta, jotka ovat lähteneet ja jotka on poistettava.
- Jos integraatio luo kursseja
- huomioi integraation kyky arkistoida automaattisesti vanhat kurssit
- huolehdithan, että uusia kursseja syntyy
Huom! Tarkista, miten MIS/SAS-järjestelmäsi käsittelee "Vuoden lukuvuoden loppua" sekä "uutta lukuvuotta".
Suuret päivitykset/muutokset tiedostoissa: Turvallisuussuodatin ON/OFF?
IMS Enterprise XML-pohjaisia integraatioita varten tuontimoottorissamme on turvamekanismi, jota kutsumme "suodattimeksi". Suodattimessa on joukko parametreja, jotka varmistavat, että integraatioon lähetetyt tiedot eivät sisällä liikaa muutoksia/poikkeamia aiemmista tuoduista tiedoista, ja estävät näiden muutosten automaattisen päivittämisen. Näin vältetään ei-toivottujen muutosten aiheuttamat ongelmat itslearning-sivustollasi.
Jos integraatiostasi saamissamme tiedoissa on liikaa muutoksia/poikkeamia verrattuna viimeisimpään tuontiin, tuontiprosessi keskeytetään, ja sinulle ilmoitetaan siitä Status-sähköpostilla , jossa kerrotaan, miksi tuontiprosessi on keskeytetty. Suosittelemme, että sinulla on vastaanottaja tälle sähköpostille lomien aikana.
Huom! itslearning suosittelee, että suodatin on aina kytketty päälle, jolloin turvamekanismi on aina käytössä. Muutamme suodattimen asetuksia tai kytkemme suodattimen pois päältä vasta, kun olemme keskustelleet kanssasi ja jos olet päättänyt, että tämä on asia, jonka haluat suorittaa.
Tarkista aina tilasähköposti, joka lähetetään jokaisen integraatioajon jälkeen. Jos ongelmia ilmenee, sinun ja integraation tukitiimin on tarkasteltava niitä tarkemmin. Saattaa olla, että tuontiprosessi on keskeytetty liian monen muutoksen/päivityksen tai liian monen poiston vuoksi verrattuna suodatinasetuksissa asetettuihin enimmäisrajoihin.
Kaikissa integraatioissa vastuu on kaksisuuntainen:
- Sinun on tarkistettava, että integrointiin lähetetyt tiedot ovat aina oikein;
- itslearning tarjoaa tekniset palvelut, joilla varmistetaan, että ne toimivat odotetulla tavalla.
Tietolähde eli tiedot, jotka lähetetään MIS/SAS-järjestelmästäsi itslearningiin, ovat sinun vastuullasi. Vain te voitte määrittää, ovatko integrointiin saamamme muutokset oikeita vai eivät. itslearning "vain" tuo lähetetyt tiedot. Emme voi määrittää, ovatko saamamme tiedot oikein, mutta voimme auttaa sinua tietojen tarkistamisessa ennen kuin päätät, ajetaanko tuonti.
Ota yhteyttä tukitiimiimme -tukiportaalin kautta, jos sinulla on kysyttävää siitä, miksi integrointi on epäonnistunut, tai jos sinulla on muita integrointiin liittyviä kysymyksiä.
Uudet lukukaudet ensi lukuvuodeksi
- Uudet lukukaudet on määriteltävä ennen uuden lukuvuoden alkua, jos poissaoloja käytetään
- Väli- ja loppuarviointeja koskevat arvioinnit on lisättävä ehtoihin, jos niitä on käytettävä.
- Lukukausittain tapahtuvaa käyttäytymistä koskevat arvioinnit on lisättävä ehtoihin, jos niitä on käytettävä.
- Kaiken arviointikirjeeseen lisättävän on liityttävä ehtoihin.
Suosittelemme, että lukukaudet ja arvioinnit lisätään malliin ja lisätään sitten kaikille kursseille, joilla niitä tulisi käyttää. Tällöin opettajan ei tarvitse lisätä niitä itse, ja prosessi on oikea.
Vanhojen lukukausien arkistointi?
Viime vuoden lukukaudet voidaan arkistoida, jotta ne eivät ole saatavilla, jolloin ne eivät aiheuta väärinkäsityksiä. Tämä voidaan tehdä "Loppuvuoden" valmistelujen yhteydessä ja ennen kesälomaa. Usein lukukausina saatetaan käyttää kalenterivuotta, jolloin näitä asioita on hyvä huomioita vasta kalenterivuoden lopussa.
Järjestelmänvalvojana sinun on mentävä kohtaan Järjestelmänvalvoja > Lukukaudet ja valittava arkistoitavat jaksot. Näin se tehdään:
Lukukausien hallintanäkymässä voit valita lukukauden ja valita sitten Arkistoi-toiminnon. Voit valita ja arkistoida useita lukukausia yhdellä kertaa. Jos sinulla on integraatiolla luotuja lukukausia (tätä lukukausien luontitapaa emme yleensä suosittele), integraatio arkistoi vanhentuneet lukukaudet, kun vaihdat lukuvuotta MIS/SAS-järjestelmässäsi, eikä vanhoja lukukausia enää ole datatiedostossa.
Miten käsitellä kursseja?
Kurssimallit on päivitettävä
- Kaikki standardoidut kurssimallit, jotka sisältävät lukukausia ja joita muut kurssit käyttävät, on päivitettävä uusilla lukukausilla. Kaikki vanhat lukukaudet on poistettava malleista.
- Jos mallissa on arviointeja koskeva asetuksia, on hyvä harkittava, pitäisikö näille asetuksille tehdä päivityksiä ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä. Jos tässä ei ole muutoksia - sinun ei tarvitse tehdä mitään.
- Jos malli sisältää Suunnitelmat-työkalussa olevia asetuksia tai määrityksiä, on hyvä harkittava, pitäisikö asetuksia tai määrityksiä päivittää.
- Jos sinulla on pyyntöjä uusista malleista, jotka sisältävät kurssisisältöä ja jotka pitäisi yhdistää integraatioon, otathan yhteyttä meihin, niin uudet mallit voidaan yhdistää integraatioon ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä.
- Jos sinun on vaihdettava, millä tasolla eri kurssimalleja käytetään, nämä muutokset on tehtävä ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä. Otathan meihin yhteyttä hyvissä ajoin ennen kuin aiot vaihtaa uuteen lukuvuoteen, sillä mallien päivittäminen toiveidesi mukaisesti voi kestää jonkin aikaa.
Jos sinulla ei ole standardoituja kurssimalleja, mutta haluat niitä - otathan yhteyttä yhteyshenkilöösi, niin autamme sinua niiden luomisessa.
Kurssin arkistointi
itslearningissä on toiminto, jolla integraatio voi automaattisesti arkistoida kurssin. Kun kurssin arkistointi on päällä sivustossasi, kaikki integraation luomat kurssit arkistoidaan automaattisesti, kun kurssin perustana oleva hierarkiaryhmä poistetaan integraatioon lähetetystä datatiedostosta.
- Voit tarkistaa sivustosi Kurssin arkistointi -asetuksen tilanteen kohdasta Järjestelmänvalvoja > Muokkaa yleisiä asetuksia > Toiminnot ja turvallisuus -näkymän Synkronointi-osiossa, kuten alla olevassa kuvassa näkyy:
Tämän asetuksen pitäisi olla oletusarvoisesti päällä. Jos et näe edellä mainittua asetusta, otathan yhteyttä itslearning tukeen , niin autamme sinua ottamaan sen käyttöön. Kyseessä on yhdistelmä "sivuston asetuksia", joka on vain asiakaspalvelun käytettävissä, ja asetusta, joka on otettava käyttöön sivustosi hallintakäyttöliittymän kautta. Suosittelemme, että kaikki asiakkaat, joilla on integraation kautta luotuja kursseja, pitävät kurssin arkistointiominaisuuden päällä.
Kun kurssin arkistointi on käytössä ja kurssi arkistoidaan integraation avulla, tapahtuu seuraavaa:
- Kurssit, joiden hierarkiaryhmä on poistettu datatiedostosta, irrotetaan hierarkiasta, ja itse kurssi siirretään kurssiarkistoon (kurssi ei ole enää aktiivinen). Löydät arkistoidut kurssit järjestelmänvalvojana kohdasta Järjestelmänvalvoja > Kurssit ja voit hakea kursseja tavalliseen tapaan, mutta sinun on valittava "Arkistoidut kurssit" suodatusasetus saadaksesi toivomasi hakutuloksen. Opettajat/kouluttajat ja oppijat löytävät arkistoidut kurssit Kaikki kurssit -näkymästä Arkistoidut kurssit -valinnalla
- Hierarkian synkronointi on poistettu kurssista. Kaikki aiemmin synkronoidut osallistujat muutetaan kurssille manuaalisesti lisätyiksi osallistujiksi.
- Opettajat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia ja kopioida kurssin sisältöä.
- Oppijat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia nähdäkseen, mitä he ovat tehneet, tai kopioida tarvitsemaansa sisältöä muilta kursseilta. Tai jopa jatkaa normaaliin tapaan työskentelyä, mikä ei tosin usein ole tarkoitus.
- Arkistoidut kurssit voidaan poistaa kurssiarkistosta.
Hierarkian synkronointia ei palauteta tällä tavalla.
- Arkistoitu kurssi on edelleen arkistoitu, vaikka hierarkiaryhmä, josta kurssi alun perin luotiin, sisältyisi jälleen kerran integraatioon lähetettävään datatiedostoon. Jos näin tapahtuu, kurssi liitetään uudelleen uuteen hierarkiaan ja synkronoidaan uusilla osallistujilla (myös vanhat osallistujat ovat mukana). Itse kurssia EI siirretä pois kurssiarkistosta, vaan se on poistettava arkistosta manuaalisesti. IMSE-integraatiolla ei ole keinoja tehdä tätä automaattisesti.
- Arkistoitu kurssi, joka palautetaan manuaalisesti (siirretään pois kurssiarkistosta) ilman, että hierarkiaryhmää lähetetään uudelleen integrointiin, palautetaan ilman hierarkian synkronointia. Ja koska integraatio "ei tiedä siitä mitään", kurssi on arkistoitava uudelleen manuaalisesti, jos haluat sen arkistoitavan.
MIS/SAS-järjestelmiä koskevat erityiset näkökohdat
Joihinkin MIS/SAS-järjestelmiin liittyy joitakin erityisiä näkökohtia, jotka koskevat asetusten muuttamista oikean lukuvuoden tietojen "käynnistämiseksi".
Tarkista ko. järjestelmätoimittajaltasi, onko IMSE-integraatioon tehtävä joitakin muutoksia, ja ilmoita asiakastukeemme, jos heidän on tehtävä jotain integraatioon itslearningin puolella.
Jos integraatiosi tarvitsee erityistä huolenpitoa ennen lukuvuoden vaihtumista, ilmoita siitä meille, niin lisäämme integraatioasetuksesi sisäiseen aikataulutettuun tehtäväluetteloon, jotta tarvittavat muutokset voidaan tehdä oikeana ajankohtana.
MIS/SAS-järjestelmän muutos?
Huom! MIS/SAS:n muuttaminen edellyttää muutoksia IMSE-konfiguraatioon.
Ilmoita MIS/SAS-järjestelmään tehtävistä muutoksista hyvissä ajoin etukäteen. Tämä ennakkoilmoitus on ratkaisevan tärkeää, jotta voimme toteuttaa tarvittavat muutokset integraatioon sivustollamme, jotta tietolähteiden ja tunnusten muutokset jne. ovat helpompia.
Muutostilanteita varten tehtävää testaamista varten on usein järkevää perustaa testiympäristö, johon testi-integraatio ajetaan. Näin saadaan ennalta testattua aiheuttavatko uudet tiedot toivottuja muutoksia.
MIS/SAS-järjestelmän muutokset, jotka edellyttävät muutoksia IMSE-integraatioon, ovat maksullisia muutoksia, ja niistä on sovittava asiakasvastaavan kanssa.
Varmista, että ilmoitat meille kaikista MIS/SAS-integraatioon liittyvistä muutoksista hyvissä ajoin ennen uutta lukuvuotta.