Hei, ylläpitäjä!
Oppilaitosten valmistautuessa siirtymään lukuvuodesta toiseen, on tärkeää, että ylläpitäjillä on selkeä ja kattava opas. Tämä artikkeli toimii oppaana koulunaloitukseen ja siinä kuvataan sujuvan integraatioprosessin olennaiset vaiheet.
Tietojen viennistä ja arkistoinnista uuden lukuvuoden valmisteluun, käsittelemme kriittisiä toimia, joita tarvitaan oppimisympäristön valmiuden varmistamiseksi sekä kesälomaa että tulevaa lukukautta varten. Olipa kyse sitten käyttäjätilien hallinnasta, kurssimallien päivittämisestä tai muutosten käsittelystä tietojärjestelmässä (MIS) tai oppilashallintojärjestelmässä (SAS), tämä opas tarjoaa tarvittavat tiedot lukuvuoden päättymismenettelyjen läpikäymiseen ja onnistuneen uuden lukuvuoden valmisteluun.
Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä tukitiimiin Tukiportaalin kautta.
SISÄLLYSLUETTELO
- Valmistelut lukuvuoden päättyessä
- Valmistelut uutta lukuvuotta / lukukautta varten
- Yleistä tietoa kaikille integraatioille
- Kurssien käsittely?
- Tietosuojavastaavan (DPO) vastuu ja GDPR yleisesti
Valmistelut lukuvuoden päättyessä
Vienti‑ ja arkistointipalveluts
itslearning tarjoaa useita vienti‑ ja arkistointipalveluja. Alla on lueteltu itslearningin tarjoamat vientiin ja arkistointiin liittyvät palvelut.
- Ohjeet loppukäyttäjien tekemiin vientitoimintoihin
- “Archive”‑sivusto
- Datawarehouse API sekä tarvittaessa konsultointituki
- IMS Common Cartridge ‑viennit
- Automaattiset opetuksellisten tietojen viennit arkistointijärjestelmiin (esim. kurssisuunnitelmat, arvosanat)
Lisätietoja saat ottamalla yhteyttä omaan asiakkuuspäällikköösi.
Valmistelut uutta lukuvuotta / lukukautta varten
Huomioithan, että itslearning tarjoaa kahta erilaista IMS‑integraatiotyyppiä:
- IMS-E (IMS Enteprise)
- IMS-ES (IMS Enterprise Service)
IMS‑E on tiedostopohjainen integraatio, ja molempia alla mainittuja vaihtoehtoja voidaan käyttää.
IMS‑ES on tapahtumapohjainen integraatio (tapahtumat siirtyvät suoraan opiskelijahallintajärjestelmästä / hallintojärjestelmästä). Tässä integraatiotyypissä voidaan käyttää vain vaihtoehtoa, jossa uuden datan lähetys keskeytetään (tapahtumien lähettäminen pysäytetään) koulun kesäloman ajaksi. Datan lähettämisen pysäyttäminen on tällöin oppilaitoksen omalla vastuulla.
Jos et ole varma, minkä tyyppinen integraatio teillä on käytössä tai mitkä vaihtoehdot ovat käytettävissä, tarkista asia omalta itslearning‑yhteyshenkilöltäsi tai asiakkuuspäälliköltäsi.
Integraation keskeyttäminen kesän / koulutauon ajaksi
Jos haluat säilyttää itslearningin sisällön sellaisena kuin se on lukuvuoden päättyessä ilman, että käyttäjien käyttöoikeuksia tai sisältöjä muutetaan, tähän on käytettävissä kaksi vaihtoehtoa:
- Integraation suorittamisen keskeyttäminen opetuksen viimeisen päivän jälkeen
- Erityistoiminnon “Delay Delete” käyttöönotto, jolla poistotoimenpiteet voidaan siirtää myöhempään ajankohtaan
Integraation keskeyttäminen kesän / koulutauon ajaksi
Jos haluat säilyttää itslearningin tilanteen sellaisena kuin se on koulun viimeisenä päivänä ja teillä on käytössä aktiivinen integraatio, integraatio voidaan poistaa väliaikaisesti käytöstä. Tämä estää uuden datan tuonnin integraation kautta.
Tällöin voit tehdä tarvittavia muutoksia opiskelijahallintajärjestelmässäsi (MIS/SAS) ilman, että muutokset siirtyvät itslearningiin.
itslearning säilyttää kaikki sisällöt ja käyttäjät siinä tilassa, jossa ne ovat integraation keskeytyshetkellä. Integraatio pidetään tällöin tauolla, kunnes päätät käynnistää sen uudelleen syksyllä.
Tämä mahdollistaa sen, että opiskelijat ja opettajat voivat käyttää kursseja ja sisältöjä normaalisti kesäloman aikana. Samalla uusia käyttäjiä, ryhmiä, hierarkioita, kursseja tai muita rakenteita ei lisätä itslearningiin, vaikka muutoksia tehtäisiin MIS/SAS‑järjestelmässä.
Huomio! Jos et ole varma menettelystä, varmista asia omalta MIS/SAS‑toimittajaltasi (opiskelija‑ tai hallintojärjestelmän toimittaja), miten lukuvuoden päättyminen (EOY) ja lukuvuoden vaihto (BTS) tulee käsitellä. Selvitä samalla, onko käytössä erillinen päivämäärä, jolloin siirrytään kuluvasta lukuvuodesta uuteen lukuvuoteen.
“Delay Delete” ‑toiminnon käyttöönotto
IMS Enterprise XML ‑pohjaisissa integraatioissa on käytettävissä toinen vaihtoehto, nimeltään “Delay Delete”, IMSE‑integraatiossa.
Kun käyttöön otetaan viivästetty poistokausi (“delayed deletes”), kaikki ne poistot, jotka normaalisti tehtäisiin MIS/SAS‑järjestelmässä tehtyjen muutosten perusteella, eivät siirry itslearning‑ympäristöön, vaan poistot kirjautuvat ainoastaan IMSE‑tuontitietokantaan.
Ottamalla “Delay Delete” ‑toiminnon käyttöön voit valmistautua uuteen lukuvuoteen jo hyvissä ajoin ennen lukuvuoden alkua. Tällöin kaikki käyttäjät, ryhmät/hierarkiat, kurssit jne. säilyvät itslearningissa viivästettyjen poistojen jakson ajan. Samanaikaisesti kaikki uudet käyttäjät, ryhmät ja muut rakenteet lisätään normaalisti, kun integraatio on käynnissä.
Kun “Delay Delete” ‑jakso päättyy, kaikki aiemmin viivästetyt poistot toteutetaan itslearningissa.
“Delay Delete” määritetään aloitus‑ ja päättymispäivän avulla, joilla rajataan ajanjakso, jonka ajan toiminto on aktiivinen integraatiossa. Toiminto poistuu automaattisesti käytöstä päättymispäivän saavuttua.
Haittapuoli
Opettajat saattavat odottaa, että luokat, kurssit tai muut rakenteet päivittyvät normaalisti, mutta muutokset eivät näy itslearningissa ennen kuin viivästettyjen poistojen jakso on päättynyt.
Etu
Kaikki käyttäjät, ryhmät, hierarkiat, kurssit ja muut rakenteet säilyvät muuttumattomina itslearningissa viivästettyjen poistojen aikana, samalla kun uutta dataa lisätään normaalisti.
Otathan yhteyttä tukitiimiin, jos haluat pyytää integraation keskeyttämistä kesän ajaksi tai ottaa käyttöön “Delay Delete” ‑jakson.
Jos haluat käyttää viivästettyä poistoa, sinun tulee määrittää aloitus‑ ja päättymispäivä.
Käyttäjien / henkilöiden käsittely
Käyttäjien luominen manuaalisesti, kun integraatio on käytössä
Emme suosittele käyttäjien lisäämistä manuaalisesti, jos teillä on käytössä aktiivinen integraatio. Tämä on tärkeää, jotta vältetään päällekkäisten käyttäjätilien syntyminen.
Jos havaitset, että järjestelmässä on päällekkäisiä käyttäjätiloja, on erittäin tärkeää käsitellä tilanne oikein ja korjata se mahdollisimman nopeasti. Muuten voi syntyä tilanteita, joissa opiskelija kirjautuu järjestelmään ja käyttää kahta eri käyttäjätiliä, mikä voi aiheuttaa ongelmia jatkossa.
Ota mahdollisimman pian yhteyttä tukitiimiin, joka auttaa ja ohjeistaa, mitä toimenpiteitä tarvitaan tilanteen korjaamiseksi.
Huomio! Poikkeus: HALLINNOIJAT/JÄRJESTELMÄNVALVOJAT
Jos haluat luoda uusia hallinnoijia (Administrators) tai järjestelmänvalvojia (System Administrators), nämä käyttäjät kannattaa luoda manuaalisesti.
On erittäin suositeltavaa, että näille käyttäjille ei lisätä synkronointiavainta ilman todellista syytä (synchronisation key). Näin varmistetaan, etteivät integraatiot pääse muuttamaan näiden käyttäjien tietoja tai käyttöoikeuksia.
Yleistä tietoa kaikille integraatioille
Uuteen lukuvuoteen siirtyminen voi aiheuttaa useita muutoksia integraation kautta itslearningiin siirrettävään dataan. Tärkeimmät muutokset ovat seuraavat
- Oppijat vaihtavat luokkia / opintotasoja
- Jäsenyydet muuttuvat
- Uusia oppijoita ja henkilöstöä lisätään
- Uusia luokkia ja oppijaryhmiä luodaan
- Oppijat ja henkilöstö, jotka ovat poistuneet, tulee poistaa järjestelmästä
- Jos käytössä on kurssi‑tuonti:
- Vanhat kurssit tulee arkistoida
- Uudet kurssit tulee luoda
Huomio! Tarkistathan, miten oma MIS/SAS‑järjestelmäsi käsittelee lukuvuoden päättymisen «End-of-year» ja lukuvuoden alun «Back to school” (uusi lukuvuosi).
Suuret päivitykset tai muutokset datatiedostoissa: Safety Filter PÄÄLLÄ / POIS?
IMS Enterprise XML ‑pohjaisissa integraatioissa tuontimoottorissamme on käytössä turvamekanismi, jota kutsumme nimellä “Filter” (suodatin). Suodattimessa on joukko parametreja, joiden avulla varmistetaan, ettei integraation kautta siirrettävä data sisällä liian suuria muutoksia tai poikkeamia verrattuna aiempiin tuonteihin. Näin estetään se, etteivät ei‑toivotut muutokset päivity automaattisesti itslearningiin ja aiheuta ongelmia ympäristössä.
Jos integraation kautta vastaanotettavassa datassa on liikaa muutoksia tai poikkeamia verrattuna edelliseen tuontiin, tuontiprosessi keskeytetään. Tästä lähetetään ilmoitus Status‑sähköpostilla, jossa kerrotaan syy, miksi tuonti on keskeytetty. Suosittelemme, että tämän sähköpostin vastaanottaja on määritelty myös lomakausien ajaksi.
Huom! itslearning suosittelee, että suodatin on aina päällä, jotta turvamekanismi on jatkuvasti käytössä. Suodattimen asetuksia muutetaan tai suodatin kytketään pois päältä ainoastaan keskustelun jälkeen kanssanne, ja vain siinä tapauksessa, että olette tietoisesti päättäneet edetä näin.
Tarkistathan aina integraation suorittamisen jälkeen lähetettävän status‑sähköpostin.
Jos ongelmia ilmenee, sinun ja integraatiotukitiimin tulee tarkastella niitä tarkemmin. Tuontiprosessi on voitu keskeyttää esimerkiksi siksi, että muutoksia tai päivityksiä on ollut liian paljon, tai poistojen määrä on ylittänyt suodattimen asetuksiin määritellyt enimmäisrajat.
Kaikissa integraatioissa vastuu jakautuu kahteen osaan:
- Teidän vastuullanne on varmistaa, että integraatioon lähetettävä data on aina oikein.
- itslearningin vastuulla on tarjota tekniset palvelut ja varmistaa, että ne toimivat odotetulla tavalla.
Datalähde, eli MIS/SAS‑järjestelmästä itslearningiin siirrettävä tieto, on teidän vastuullanne. Vain te voitte arvioida, ovatko integraation kautta vastaanotettavat muutokset oikeita vai eivät.
itslearning "ainoastaan" tuo sille toimitetun datan. Emme voi määritellä, onko vastaanottamamme data sisällöllisesti oikein, mutta voimme auttaa teitä datantarkistuksissa ennen päätöstä tuonnin suorittamisesta.
Jos teillä on kysyttävää siitä, miksi integraatio on epäonnistunut, tai muita integraatioon liittyviä kysymyksiä, ottakaa yhteyttä tukitiimiimme tukipalveluportaalin kautta.
Uudet jaksot seuraavaa lukuvuotta varten
- Uudet jaksot tulee määritellä ennen uuden lukuvuoden alkua, jos poissaolojen seurantaa halutaan käyttää.
- Väliarviointien ja päättöarviointien arvioinnit tulee liittää jaksoihin, jos niitä halutaan käyttää
- Jaksokohtaiset käyttäytymisen arvioinnit tulee liittää jaksoihin, jos niitä halutaan käyttää
- Kaikki arviointitodistukseen lisättävät tiedot tulee olla yhdistettyinä jaksoihin
Suosittelemme, että jaksot ja niihin liittyvät arvioinnit lisätään mallipohjaan (template) ja jaetaan sen jälkeen kaikkiin kursseihin, joissa niitä tulee käyttää. Näin opettajien ei tarvitse lisätä tietoja itse, ja prosessi toteutuu oikein ja yhdenmukaisesti.
Vanhojen jaksojen arkistointi
Edellisen lukuvuoden Lukukaudet/jaksot voidaan arkistoida, jotta ne eivät ole enää käytettävissä ja aiheuta sekaannuksia. Tämä voidaan tehdä lukuvuoden päättymisen valmistelujen (“End of Year”) yhteydessä ja ennen kesälomaa.
Järjestelmänvalvojana (System Admin) sinun tulee siirtyä kohtaan Järjestelmänvalvoja / Lukukaudet ja valita ne lukukaudet/jaksot, jotka haluat arkistoida. Näin tämä tehdään:
Tästä näkymästä voit valita jakson ja sen jälkeen valita “Arkistoi”. Voit valita ja arkistoida useita jaksoja kerralla.
Jos lukukaudet/jaksot on luotu integraation kautta, integraatio arkistoi vanhat lukukaudet/jaksot automaattisesti, kun vaihdat lukuvuoden MIS/SAS‑järjestelmässäsi eikä vanhoja lukukausia/jaksoja enää ole mukana tiedonsiirrossa.
Kurssien käsittely?
Kurssimallit (Course templates) tulee päivittää
- Kaikki standardoidut kurssimallit, jotka sisältävät jaksoja ja joita käytetään muissa kursseissa, tulee päivittää uusilla jaksoilla. Samalla kaikki vanhat jaksot tulee poistaa kurssimalleista.
- Jos kurssimalli sisältää arviointien määrityksiä, arvioi, tuleeko samaa asetusta käyttää myös seuraavana lukuvuonna.
- Jos kurssimalli sisältää Suunnitelmat‑rakenteen, arvioi, tuleeko samaa rakennetta käyttää sellaisenaan vai onko siihen tehtävä muutoksia ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä.
- Jos teillä on tarve uusille kurssimalleille, jotka sisältävät kurssisisältöä ja jotka halutaan ottaa käyttöön integraation kautta, ottakaa meihin yhteyttä. Nämä voidaan määrittää valmiiksi ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä.
- Jos haluatte muuttaa, mille tasoille eri kurssimallit on liitetty, nämä muutokset tulee tehdä ennen lukuvuoden vaihtoa. Ottakaa yhteyttä hyvissä ajoin ennen suunniteltua lukuvuoden vaihtoa, sillä mallien päivittäminen toiveidenne mukaisesti voi viedä aikaa.
Jos teillä ei vielä ole standardoituja kurssimalleja, mutta haluaisitte ottaa ne käyttöön, ottakaa yhteyttä omaan itslearning‑yhteyshenkilöönne – autamme teitä mallien luomisessa.
Kurssien arkistointi
itslearningissa on käytössä kurssien arkistointitoiminto (Course archiving). Kun tämä toiminto on päällä sivustollanne, kaikki integraation kautta luodut kurssit arkistoidaan automaattisesti, kun se hierarkiaryhmä, johon kurssi perustuu, poistuu integraatioon lähetettävästä datatiedostosta.
- Voit tarkistaa, että “Course archiving” ‑toiminto on käytössä ja aktiivinen sivustollasi. Löydät sen polusta:
Järjestelmänvalvoja / Muokkaa yleisiä asetuksia / toiminnot ja suojaus / Synkronointi, kuten alla olevassa kuvassa on esitetty.
Tämä on asetus, jonka tulisi olla käytössä oletusarvoisesti. Jos et näe edellä mainittua asetusta, ota yhteyttä itslearning‑tukeen, niin autamme sen käyttöönotossa. Kyseessä on yhdistelmä sivustokohtaista asetusta, joka on vain tukitiimin käytettävissä, sekä asetusta, joka tulee ottaa käyttöön sivustosi omassa hallintakäyttöliittymässä. Suosittelemme, että kaikki asiakkaat, joilla kurssit luodaan integraation kautta, pitävät kurssien arkistointitoiminnon käytössä.Seuraavaa tapahtuu, kun kurssien arkistointi on käytössä ja kurssi arkistoidaan integraation kautta:
- Kurssit, joiden hierarkiaryhmä on poistettu integraatioon lähetettävästä datatiedostosta, irrotetaan hierarkiasta ja itse kurssi siirretään “Kurssi arkistoitu” ‑tilaan (kurssi ei ole enää aktiivinen). Arkistoidut kurssit löytyvät kohdasta “Järjestelmanvalvoja/Kurssit”, ja kursseja voi hakea normaalisti, mutta hakutuloksen saamiseksi tulee valita “Arkistoidut kurssit”.
- Kurssin hierarkiasynkronointi poistetaan. Kaikki aiemmin synkronoidut osallistujat muunnetaan kurssilla manuaalisesti lisätyiksi osallistujiksi.
- Opettajat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia ja kopioida sisältöjä kurssilta.
- Oppijat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia nähdäkseen tekemänsä suoritukset tai kopioidakseen tarvitsemansa sisällöt muille kursseille.
- Arkistoidut kurssit voidaan poistaa arkistosta kurssiarkiston kautta.
Hierarkiasynkronointia ei kuitenkaan palauteta tällä tavalla.
- Arkistoitu kurssi pysyy arkistoituna, vaikka se hierarkiaryhmä, jonka perusteella kurssi alun perin luotiin, lisätään uudelleen integraatioon lähetettävään datatiedostoon. Tällöin kurssi liitetään uuteen hierarkiaan ja synkronoidaan uusien osallistujien kanssa (myös aiemmat osallistujat säilyvät). Itse kurssia EI siirretä pois Arkistoidut kurssit ‑tilasta, vaan se täytyy poistaa arkistosta manuaalisesti. IMSE‑integraatiossa ei ole mahdollisuutta tehdä tätä automaattisesti.
- Arkistoitu kurssi, joka palautetaan manuaalisesti (siirretään pois Arkistoidut kurssit ‑tilasta) ilman, että hierarkiaryhmä lähetetään uudelleen integraation kautta, palautetaan ilman hierarkiasynkronointia. Koska integraatio ei “tiedä” tästä muutoksesta, kurssi täytyy arkistoida uudelleen manuaalisesti, jos se halutaan arkistoiduksi.
Erityishuomiot MIS/SAS‑järjestelmiin liittyen
Joihinkin MIS/SAS‑järjestelmiin liittyy erityishuomioita asetusten muuttamisessa, jotta data kohdistuu oikeaan lukuvuoteen.
Tarkistathan oman toimittajasi kanssa, edellyttääkö IMSE‑integraatio muutoksia, ja ilmoita tukitiimille, jos itslearning‑puolella on tarpeen tehdä toimenpiteitä.
Jos integraatiosi vaatii erityistoimenpiteitä ennen lukuvuoden vaihtoa, ilmoita asiasta itslearning‑tukeen, niin lisäämme integraatiosi määritykset sisäiseen “Scheduled task list” ‑listaan, jotta tarvittavat muutokset voidaan tehdä oikeaan aikaan.
MIS/SAS‑järjestelmän vaihto?
Huomio! MIS/SAS‑järjestelmän vaihtaminen edellyttää muutoksia IMSE‑määrityksiin.
Varmistathan, että ilmoitat itslearningille hyvissä ajoin kaikista MIS/SAS‑järjestelmään liittyvistä muutoksista. Ennakkotieto on tärkeää, jotta voimme toteuttaa tarvittavat muutokset integraatioon, esimerkiksi datalähteen tai tunnisteiden (ID) muutokset.
Tämä sisältää myös testiympäristöjen perustamisen ja testiin tarkoitetun integraation määrittämisen, jotta voidaan tarkistaa aiheuttaako uusi data suuria muutoksia vai ei.
MIS/SAS‑järjestelmään tehtävät muutokset, jotka edellyttävät IMSE‑integraation muutoksia, ovat maksullisia muutoksia, joista tulee sopia asiakkuuspäällikkönne (KAM) kanssa, ja tarvittava työ tehdään integraatiokonsulttien toimesta.
Varmistathan, että ilmoitatte meille kaikista MIS/SAS‑integraatioonne liittyvistä muutoksista hyvissä ajoin ennen uuden lukuvuoden alkua.Tietosuojavastaavan (DPO) vastuu ja GDPR yleisesti
Tietojenkäsittelysopimuksen (Data Processing Agreement) mukaisesti rekisterinpitäjällä (Data Controller) on ensisijainen vastuu tällaisten pyyntöjen käsittelystä. Tämä tarkoittaa, että:
- Pyyntöjen, jotka koskevat henkilötietojen tarkastamista, oikaisua tai poistamista, tulee olla rekisterinpitäjän käynnistämiä ja hyväksymiä.
- Pääsääntöisesti tällaiset pyynnöt tulee toimittaa asiakkaan tietosuojavastaavan (DPO) tai henkilön, jolla on DPO:n antama virallinen valtuutus toimia rekisterinpitäjän puolesta näissä asioissa. Valtuutuksen tulee olla selkeä ja todennettavissa.
- Mikäli tietojen käsittelijä (Data Processor) vastaanottaa pyynnön suoraan rekisteröidyltä, pyyntö välitetään rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä.
Näiden pyyntöjen tehokkaan käsittelyn varmistamiseksi pyydämme, että pidätte meidät jatkuvasti ajan tasalla seuraavista tiedoista:
- Kuka toimii tietosuojavastaavananne (DPO)
- Ketkä henkilöt tietosuojavastaava on valtuuttanut toimimaan rekisterinpitäjän puolesta näissä asioissa
Mikäli näitä tietoja ei pidetä ajan tasalla, käsittely voi viivästyä, sillä pyyntöjä ei voida käsitellä ilman asianmukaista valtuutusta.
Lisätietoja löydätte artikkelistamme: “The Role of the Data Protection Officer”:
https://itslearning.com/blog/gdpr-and-the-role-of-the-data-protection-officer-at-itslearning
Lisäohjeistusta on saatavilla myös tietoturvaa ja GDPR:ää käsittelevässä artikkelikokoelmassamme: