Automatisierte Integration mit einem Schülerinformationssystem

Die meisten itslearning-Kunden nutzen ein Schülerinformationssystem (SIS), das Nutzerdaten sowie Gruppen und Kurse automatisch mit itslearning synchronisieren kann. Dieser Artikel beschreibt die grundlegenden Elemente dieser Synchronisation. Insbesondere neue itslearning-Administratoren sollten die hier beschriebenen Punkte kennen. 

Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel die grundlegenden Elemente kurz vorstellen soll und keine vollständige Dokumentation aller Funktionen und Einstellungen darstellt. Bitte wenden Sie sich bei Fragen an Ihren itslearning-Ansprechpartner.

Einführung in die Benutzerintegration mit itslearning

Die beiden gängigsten Methoden zur Synchronisierung von Daten aus einem SIS mit itslearning sind folgende

  • XML-Dateien, die als Batch-Jobs in einem vereinbarten Rhythmus, in der Regel nachts, an itslearning gesendet werden
  • IMS Enterprise Services API, das die Synchronisierung mit itslearning im laufenden Betrieb vornimmt

Bei beiden Methoden werden die ausgewählten Elemente mit itslearning synchronisiert, in der Regel Personen (in verschiedenen Rollen), Gruppen (verschiedener Typen) und Mitgliedschaften der Personen in den Gruppen. Einige SIS unterstützen auch die Synchronisierung von Erziehern und Mentoren (Lernbegleiter).

Hinweis: Es ist wichtig, daran zu denken, dass das SIS das Master-System ist. Wir raten dringend davon ab, die synchronisierten Daten in irgendeiner Weise manuell zu ändern. Am besten überlassen Sie die Pflege der Daten dem automatischen Synchronisationsprozess.

Synchronisationsschlüssel

Ein Schlüsselelement im Synchronisierungsprozess sind die so genannten Synchronisierungsschlüssel. Dabei handelt es sich um die eindeutigen Kennungen jeder Person und Gruppe. Was genau als Synchronisationsschlüssel verwendet wird, ist von SIS zu SIS unterschiedlich, aber es ist wichtig, dass sie eindeutig und unveränderbar sind. 

Wenn sich der Synchronisationsschlüssel einer Person oder einer Gruppe ändert, ist sie für das SIS eine ganz neue Person oder Gruppe.

Synchronisation und Sicherheitsfilter

Bei der Batch-XML-Synchronisationsmethode werden die Daten in der/den Datei(en) mit itslearning so synchronisiert, dass itslearning die Daten löscht, die in der Datei im Vergleich zum vorherigen Import fehlen. Bei Personen handelt es sich jedoch um ein sogenanntes soft delete, d.h. sie werden beim Löschen deaktiviert und in einen für Systemadministratoren zugänglichen Mülleimer verschoben. Wenn die Person in den Synchronisierungsdaten wieder auftaucht, wird sie aus dem Papierkorb wiederhergestellt. Bei Kursen lesen Sie bitte den Abschnitt Kursarchivierung weiter unten.

Um unbeabsichtigte Löschungen oder andere Änderungen zu verhindern, gibt es einen Sicherheitsfilter, der den Import stoppt, wenn der Prozentsatz der Änderungen zu hoch ist. Die Filterwerte sind pro Kunde editierbar und bieten ein gewisses Maß an Anpassungsmöglichkeiten. Abhängig von den Filtereinstellungen wird der Import gestoppt, wenn die Anzahl der Änderungen (Löschungen, Einfügungen oder Aktualisierungen) im Vergleich zu den Filtereinstellungen für Personen, Gruppen bzw. Mitgliedschaften zu hoch ist.

In der IMS Enterprise Services -Webdienst-API werden Löschvorgänge als explizite Löschanfragen behandelt. Einzelheiten hierzu finden Sie in der technischen Dokumentation.

Archivierung von Kursen

Für Kurse gibt es eine spezielle Einstellung, die die Kurse beim Löschvorgang archiviert. Wir empfehlen dringend, diese Einstellung zu aktivieren. 

Beim Archivieren eines Kurses wird die entsprechende Kurshierarchie gelöscht, alle aktuell synchronisierten Mitglieder werden zu manuellen Mitgliedern und der Kursstatus wird von aktiv auf archiviert geändert. Das bedeutet, dass alle Mitglieder auch später noch auf den Kurs zugreifen können, und zwar über die Liste der archivierten Kurse. 

Wenn derselbe Kurs in den Synchronisationsdaten wieder auftaucht, wird er nicht automatisch aus dem Archiv zurückgeholt.

Neues Schuljahr

Zu Beginn eines neuen Schuljahres können sich die synchronisierten Daten stark verändern, und das ist auch zu erwarten. Die meisten Kurse werden in der Regel auch archiviert. Bei der Umstellung auf ein neues Schuljahr ist es außerdem wichtig, dass die Synchronisationsschlüssel für die Kurse eindeutig sind oder durch die Synchronisation unter einer speziellen schuljahresspezifischen Hierarchie eindeutig gemacht werden, die beim Wechsel des Schuljahres gelöscht wird.

Es kann lokale " Schuljahreswechsel"-Prozesse geben, und wir empfehlen Ihnen, sich bei Fragen an Ihr lokales itslearning-Team zu wenden. itslearning kann auch die Synchronisation z.B. für die Sommerferien unterbrechen. 

Übertragen der Daten zu itslearning

Im Falle der XML-Synchronisierung hat Ihre IT-Abteilung oder Ihr SIS-Anbieter in der Regel eine automatische Aktion eingerichtet, um den Export durchzuführen und die Datei jede Nacht an itslearning sftp zu senden. Wenn die Synchronisierung nicht stattgefunden hat, sollte diese Abteilung oder dieser Anbieter zuerst konsultiert werden.

In einigen Fällen verfügt itslearning über eine Middleware, die den Datentransfer von Ihrem Anbieter zu den itslearning-Integrationsservern übernimmt. Bitte fragen Sie Ihr lokales itslearning-Team, wenn Sie mehr über Beispiele aus der Praxis erfahren möchten. 


Wie kann ich die Integration überwachen?

Bei der Batch-XML-Synchronisierung können Vertreter Ihrer Organisation eine Protokoll-E-Mail abonnieren, die jedes Mal versandt wird, wenn die Synchronisierung durchgeführt oder versucht wird, sie durchzuführen. Diese Protokoll-E-Mail informiert Sie über den Status der Synchronisierung (abgeschlossen oder fehlgeschlagen) sowie über eine Zusammenfassung aller Änderungen für jeden Datentyp. 

Im Falle einer fehlgeschlagenen Synchronisierung wird Ihnen in der E-Mail der Grund mitgeteilt. Der häufigste Grund ist, dass die Anzahl der Änderungen in der Datei den Sicherheitsfilter überschreitet. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an Ihr SIS-Team und, falls die Änderungen erwartet werden, an den lokalen itslearning Support, damit die Änderungen synchronisiert werden können.

Single Sign-On

Wir empfehlen die Verwendung von Single Sign-On mit itslearning. Auf diese Weise müssen sich die Benutzer nur ein Set an Anmeldedaten merken und verwenden. Die Daten, die im SSO-Prozess verwendet werden, müssen in die SIS-Synchronisierung einbezogen werden, z. B. ein Benutzername, eine E-Mail-Adresse oder eine andere Kennung wie eine nationale Kennnummer.

itslearning unterstützt eine Reihe von SSO-Methoden, wie Office 365, ADFS und eine Reihe von nationalen Identity-Vereinigungen.


Wie wird bei einer neuen oder geänderten Integration die Qualitätssicherung unterstützt?

Im Rahmen des Integrationsprojekts wird für die Dauer des Projekts eine Testseite zur Verfügung gestellt. Bei dieser Testseite kann es sich um eine leere Site oder um eine Kopie der Betriebsumgebung handeln, damit wir alle Änderungen sorgfältig testen können. Wir werden die Änderungen erst dann in Ihrer Betriebsumgebung einführen, wenn Sie die Änderungen überprüft haben und uns mitteilen, dass Sie damit einverstanden sind.

Die entsprechenden Endpunkte für itslearning APIs und SAML Service Provider sind über die unten stehenden Links zur itslearning-Entwicklerseite verfügbar. 

Die Service Level und andere vertragliche Details entnehmen Sie bitte den Allgemeinen Geschäftsbedingungen für die Servicebereitstellung.


Checkliste für neue oder geänderte Integrationen

Die unten angehängte Datei kann als Checkliste für eine neue oder eine geänderte Integration verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle relevanten Punkte abgedeckt sind.


Mehr Informationen

Detaillierte technische Informationen darüber, wie Daten mit itslearning synchronisiert werden können, finden Sie auf unserer Entwicklerseite.

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