Integration med administrativt system

De flesta itslearningkunder använder ett skoladministrativt system som automatiskt kan synkronisera användardata samt grupper och kurser med itslearning. Denna artikel beskriver grunderna i den integrationen. Det är speciellt viktigt för nya administratörer att känna till det som står här.

Notera att målet med artikeln är att ge en övergripande beskrivning av integration, och inte en teknisk beskrivning av de möjligheter som finns.

INNEHÅLL

  • Introduktion till användarintegration med itslearning
  • Synkroniseringsnycklar
  • Synkronisering och säkerhetsfilter
  • Kursarkivering
  • Nytt läsår
  • Överföring av data till itslearning
  • Statusmail
  • Single Sign-On (SSO)
  • Checklista för ny eller förändrad integration
  • Mer information


Introduktion till användarintegration med itslearning

De två mest vanliga sätten att synkronisera data från administrativt system till itslearning är dessa:

  • IMS E - XML-filer skickas till itslearning med en överenskommen frekvens, vanligen på natten
  • IMS ES - Enterprise Services API som synkroniserar direkt via webanrop till itslearning

Båda metoderna synkroniserar de utvalda elementen med itslearning, vanligen personer (med olika roller), grupper (av olika typ) och medlemskap för personer i grupper. Vissa administrativa system stödjer också synkronisering av vårdnadshavare och mentorer.

Det är viktigt att komma ihåg att det administrativa systemet är källsystemet. Vi avråder bestämt från att manuellt ändra synkroniserad data, det är bäst att låta integrationen genomföra de ändringar som görs i det administrativa systemet.

Synkronisationsnycklar

Synkroniseringsnycklar är en unik identifierare för varje användare och grupp. Vad som används som synkroniseringsnyckel kan variera mellan olika administrativa system, men det är viktigt att hantera dem som unika och EJ ändringsbara. 

Kom ihåg att om synkroniseringsnyckel för en person eller en grupp ändras, skapas det en ny användare eller grupp/kurs.

Synkronisering och säkerhetsfilter

I XML-filimporten raderar itslearning data som inte finns i filen jämfört med gårdagens fil. Användare hamnar då i Administratörs-papperskorgen, och hämtas upp igen om användare senare kommer med i filen igen. För kurser, se nästa stycke.

För att förhindra felaktig radering, eller andra ändringar, finns det ett säkerhetsfilter som stoppar importen om de procentuella förändringarna är för höga. Filtervärdena är möjliga att ställa in per kund inom vissa gränser. Beroende på filterinställningar stoppas importen om förändringar (raderingar och ändringar) är för stora jämfört med filtervärdena.


I IMS ES hanteras varje anrop för sig, se teknisk dokumentation via länk nedan.

Kursarkivering

Om kurser skapas i er integration, vilket är vanligt, rekommenderar vi att ni har Kursarkivering aktiverat (Redigera globala inställningar - Funktioner och säkerhet).

När en grupp som också är en kurs inte längre skickas, tas hierarkin bort och med kursarkivering arkiveras kursen. Kursdeltagarna får manuellt medlemskap i kursen och kommer fortfarande åt kursen från Kurser - Alla kurser - Arkiverade.

(Om gruppen/kursen skulle börja skickas igen, kan inte integrationen ta upp kursen från arkivering.) 

Nytt läsår

Vid nytt läsår förändras ofta data mycket, vilket är förväntat. Vanligtvis arkiveras då också de flesta kurserna. Vid nytt läsår är det viktigt att kursernas synkroniseringsnycklar är unika, eller görs unika genom att de kopplas till en specifik läsårshierarki, vilken raderas vid läsårets slut. Det är rekommenderat att ha processer för byte av läsår, kontakta gärna support om ni har frågor. Det är t. ex. möjligt att pausa integrationen under sommaren eller avvakta att släppa igenom borttag och ändringar och bara släppa igenom ny data, sk delayed delete.

Överföring av data till itslearning

Er IT-enhet eller leverantör av administrativt system har konfigurerat så att fil exporteras från administrativt system och skickas till itslearnings sftp varje natt. Om ingen integration har genomförts, kontakta er IT eller leverantören av administrativt system.

I vissa fall har itslearning en mellanvara som hanterar dataöverföringen från leverantören till itslearnings servrar. Exempel på sådana integrationer inkluderar nedanstående, men det finns även andra. 

  • Alvis integration
  • Adela integration

De flesta integrationerna med IST använder en klient applikation från IST som kör på itslearnings servrar. Applikationen hämtar relevant data från IST till itslearning.

Statusmail

Vid XML synkronisering får representanter från er organisation mail som skickas varje gång importen genomförs eller påbörjas. Mailet beskriver statusen (completed eller failed), tillsammans med en summering av alla förändringar vad gäller användare, grupper och medlemskap. Om ni får status failed är det vanligtvis säkerhetsfilter som hindrat för stora borttag eller ändringar. Kontrollera med administrativt system att det verkar stämma och kontakta då supporten för att få en ny import med filter av.

Single Sign-On (SSO)

Vi rekommenderar att använda SSO med itslearning. På detta sätt behöver användare bara ha ett inloggningssätt att komma ihåg. Data som behövs för SSO behöver då inkluderas i integrationen av användardata, t ex användarnamn, epostadress eller personnummer. 

Itslearning stödjer flera olika metoder för SSO, såsom Office 365, ADFS och ett antal nationella identitets federationer såsom Skolfederationen.

Checklista för ny eller förändrad integration

Filen som är bifogad nedan kan användas som en checklista för en ny eller förändrad integration för att säkerställa att alla relevanta delar är täckta.

Mer information

På vår developer site finns mer ingående teknisk information om hur data kan synkroniseras med itslearning.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Synd att vi inte kunde vara till hjälp. Hjälp oss förbättra denna artikel med din feedback.