De flesta itslearningkunder använder ett administrativt system (SIS) som automatiskt synkroniserar användardata och grupper med itslearning. Denna artikel beskriver statusmail vid IMS E (XML-baserad) import.
Vad gäller IMS ES API-baserade integrationer finns det loggar tillgängliga för systemadministratörer i siten.
Artikel med mer information om tillgängliga integrationer
Vem får dessa mail och när?
Mailen sänds till mottagare registrerade av itslearning som är ansvariga för integrationen. Detta ska alltid inkludera systemadministratör för itslearningsiten så att de kan se vad som händer med integrationen. Det är också systemadministratören som kontaktar support vid behov. Även tekniska kontakter kan inkluderas som mottagare. Vi rekommenderar att man ser över vilka som ska ta emot statusmail årligen tillsammans med kundansvarig eftersom det är viktigt att rätt personer får dessa.
Statusmailet skickas vid varje importförsök, både lyckade och ej genomförda försök. Om det inte kommit statusmail har inte importförsök gjorts. Vanligtvis beror detta på att data inte skickats till itslearnings servrar av någon anledning. Om detta inte är väntat, kontrollera integrationen på er sida och kontakta sedan itslearning support.
Innehåll i statusmail
Den viktigaste informationen finns redan i titeln på mailet: om importen genomförts eller ej.
- Import finished with status Failed: av någon anledning har inte importen genomförts
- Import finished with status Completed: importen har genomförts
I båda fallen ser ni en sammanfattning och mer information om importen.
Mailet ger er också värden för olika typer av dataelement, både före och efter importen:
- persons: användare med olika profiler, elever, lärare och vårdnadshavare
- groups: groups av olika typ, kurser och andra
- memberships: medlemskap för personer i grupper. Dessa värden är vanligen stora och svårare att värdera
- relationships: koppling mellan vårdnadshavare och och barn i data. Om inga vårdnadshavare importeras blir värdet 0.
Vi lagrar dessa statusmail ett begränsat antal dagar så det är viktigt att reagera på ej lyckade importer eller oväntade resultat så fort som möjligt.
Varför blir en import inte genomförd (failed)?
Den vanligaste anledningen är att filen innehåller för många ändringar jämfört med tidigare import, i förhållande till definierade säkerhetsfilter. I detta fall kan det se ut så här i slutet på meddelandet:
I början av skolåret eller terminen, är detta normalt eftersom grupper från föregående skolår ska raderas och nya skapas.
Väntade förändringar av detta slag är i vissa verksamheter även möjliga i mitten av skolår eller termin. Den exakta gränsen vilka nivåer av ändringar som släpps igenom är möjliga att ändra och bör justeras till lämpliga nivåer. Men det är viktigt att det finns en nivå, för att hindra oväntade eller felaktiga ändringar och raderingar.
När en import får status failed, analysera statusmail och försäkra er om att ändringarna är väntade utifrån vad som gjorts i administrativt system. Sedan kan du som supportkontakt skapa ett supportärende för att be om att import utan säkerhetsfilter ska genomföras.
Utöver raderingar, kan importen få status failed pga stora uppdateringar vad gäller grupper eller användare. T. ex. kan det vara att många användare får nya mailadresser, eller att gruppnamn har ändrats i administrativt system.
Andra möjliga anledningar kan vara att XML-filen inte är korrekt av någon anledning. Om ni eller er IT-avdelning har tillgång till filen, kan ni öppna filen i en webbläsare. Då får ni ett felmeddelande om filen är felaktig på något sätt. I Linux-miljö kan ni verifiera filen med xmllint-program.
För övriga anledningar kontakta itslearning support.
Detaljer i statusmmeddelandet
Vid en lyckad import (completed) beskriver statusmailet först de olika stegen i importen samt antal filer som importeras och deras namn. (Se här för en mer detaljerad teknisk beskrivning av processen). Mailet ger också information om hur många dubletter (duplicates) som finns.
Efter det finns en sammanfattning av innerhållet i importen, t. ex. :
Här kan ni också se numerisk och procentuell ändring jämfört med föregående import.
Efter det kommer mer detaljerad information vilka operationer som genomförts.
tid - om det är mycket data som ska importeras kan importen ta lite tid.
I det sista avsnittet kan ni se antal fel i importen. I exemplet ovan visas det fel för en användare, 2 grupper och 7 medlemskap. (Fel vad gäller medlemskap orsakas oftast av fel för användare och grupper.)
För en mer detaljerad fellogg, kontakta supporten i ärende.