Learning Record Store (Systemadministration)

INHALTSVERZEICHNIS

• 1 Einführung
  • 1.1 Was der Learning Record Store speichert
• 2 Bevor Sie beginnen
• 3 Learning Record Store aktivieren und konfigurieren
  • 3.1 Auswählen, welche Profile eingeschlossen sind
  • 3.2 Datenerfassung starten
  • 3.3 Datenerfassung stoppen
• 4 Datenaufbewahrung verwalten
• 5 Zugriff von Drittanbietern verwalten
  • 5.1 Neuen Partner registrieren
  • 5.2 Partnerzugriff auf Daten gewähren
    • 5.2.1 Organisationszugriff verwalten
    • 5.2.2 Anmeldedaten des Kunden mit Partner teilen
  • 5.3 Partnerzugriff auf Daten widerrufen
• 6 Learning-Record-Store-Einträge anzeigen oder herunterladen
  • 6.1 Unterstützte Filter
  • 6.2 Einträge suchen und anzeigen
  • 6.3 Bericht herunterladen
  • 6.4 Berichtsmeldungen
• 7 Welche Daten im Bericht erscheinen
  • 7.1 Berichtsspalten
  • 7.2 Ereigniskategorien
• 8 Sicherheit, Audit-Protokollierung und faire Nutzung
• 9 Fehlerbehebung

1 Einführung

Der itslearning Learning Record Store ist ein sicheres System zum Erfassen, Speichern und Verwalten von Aktivitäts- und Ergebnisdaten von Lernenden. Er verwendet die xAPI-Struktur, um Lernereignisse als Statements zu erfassen, sodass ausgewählte Lerndaten zentral gespeichert und für genehmigte Berichte oder Analysen bereitgestellt werden können.

Systemadministrierende können den Learning Record Store aktivieren oder deaktivieren, festlegen, welche Nutzendenprofile einbezogen werden, die Datenaufbewahrung konfigurieren, den Zugriff von Drittanbietern verwalten sowie gefilterte Learning-Record-Store-Einträge anzeigen oder herunterladen.

Der Learning Record Store basiert auf dem offenen, standardbasierten xAPI-Datenformat und ermöglicht eine nahezu Echtzeit-Erfassung und Speicherung von Lernergebnisdaten. Der Zugriff externer Systeme, einschließlich KI-gestützter Werkzeuge, wird von Kunden über die in Abschnitt 5 beschriebenen Einstellungen für den Zugriff von Drittanbietern gesteuert.

Wenn eine Schule ein externes System mit dem Learning Record Store verbindet, können unter anderem folgende Analysen unterstützt werden:

• Häufig genutzte Kurse und Ressourcen identifizieren, um die Inhaltsentwicklung zu unterstützen.
• Adaptive Lernpfade erstellen.
• Muster erkennen, die auf mangelnde Beteiligung oder unzureichende Leistungen von Lernenden hinweisen könnten.
• Personalisierte Rückmeldungen basierend auf den Einreichungen und Interaktionen von Lernenden generieren.
• Die Nutzung von Ressourcen mit Lernergebnissen verknüpfen, um Inhalte weiterzuentwickeln.

1.1 Was der Learning Record Store speichert

Der Learning Record Store speichert Aktivitäts- und Ergebnisdaten aus unterstützten Lernereignissen. Die Daten werden in einem standardbasierten Format gespeichert und können für Berichte, Analysen und den kontrollierten Export an genehmigte Drittanbieter verwendet werden.

Jedes Learning-Record-Store-Statement folgt der xAPI-Struktur Actor > Verb > Object. Ein Statement enthält außerdem Kontextinformationen wie Schul- und Kursinformationen sowie einen Zeitstempel in UTC.

Der Learning Record Store folgt dem Prinzip der Datenminimierung. Es werden nur relevante Lerndaten gespeichert und die Aufbewahrungsdauer einzelner Statements ist auf maximal 5 Jahre begrenzt. Die Namen von Lernenden werden nicht im Learning Record Store gespeichert; das System arbeitet ausschließlich mit Kennungen. Falls Namen benötigt werden, sollten Sie Ihrem Partner erlauben, Daten aus anderen Quellen anzureichern und Nutzende über den Synchronisierungsschlüssel zuzuordnen.

2 Bevor Sie beginnen

3 Learning Record Store aktivieren und konfigurieren

Durch die Aktivierung des Learning Record Store wird die Datenerfassung für die ausgewählten Nutzendenprofile gestartet. Durch die Deaktivierung wird die Erfassung neuer Daten beendet und eine Karenzfrist für die Löschung gestartet.

3.1 Auswählen, welche Profile eingeschlossen sind

Administrierende legen mithilfe der Profil-Einstellungen der Website fest, welche Nutzendenprofile im Learning Record Store enthalten sind.

1. Gehen Sie zu Administration > Profile.
2. Öffnen Sie das Profil, das in die Datenerfassung des Learning Record Store aufgenommen werden soll.
3. Aktivieren Sie Learning-Record-Store-Daten erfassen.
   
4. Speichern Sie das Profil.
5. Wiederholen Sie die Schritte für jedes Profil, das eingeschlossen werden soll.

3.2 Datenerfassung starten

1. Gehen Sie zu Administration > Abschnitt: Protokolle und Services  > Learning Record Store verwalten.
2. Klicken Sie auf Datenerfassung starten.
3. Bestätigen Sie die Aktivierung.
   

Nach der Aktivierung beginnen die Aktivitätsdaten der Lernenden für die ausgewählten Profile in den Learning Record Store einzufließen. Die Richtlinien zur Datenaufbewahrung werden auf die gespeicherten Daten angewendet, und der Zugriff von Drittanbietern kann konfiguriert werden.

3.3 Datenerfassung stoppen

1. Gehen Sie zu Administration > Protokolle und Dienste > Learning Record Store verwalten.
2. Verwenden Sie die Aktivierungssteuerung des Learning Record Store, um diesen zu deaktivieren.
   
3. Lesen Sie den Bestätigungsdialog.
4. Geben Sie deaktivieren ein, um die Deaktivierung zu bestätigen, oder klicken Sie auf Abbrechen, um den Learning Record Store aktiv zu lassen.

Wenn der Learning Record Store deaktiviert ist:

• Es werden keine neuen Daten mehr erfasst.
• Eine 7-tägige Karenzfrist beginnt. Während dieser Zeit liefern Datenanfragen von Drittanbietern leere Antworten. Vorhandene Einträge bleiben erhalten, wenn der Learning Record Store erneut aktiviert wird, allerdings mit einer Datenlücke für den Zeitraum der Deaktivierung.
• Anmeldedaten von Drittanbietern werden nach einer Woche widerrufen.
  
• Wenn der Learning Record Store nicht innerhalb der Karenzfrist erneut aktiviert wird, werden alle Daten nach einer Woche dauerhaft gelöscht.

4 Datenaufbewahrung verwalten

Der Learning Record Store verwendet separate Aufbewahrungszeiträume für Bewertungsdaten und Interaktionsdaten. Standardmäßig verwendet itslearning die maximale Aufbewahrungsdauer. Die Aufbewahrungsdauer wird über eine Auswahlliste in Schritten von einem Jahr festgelegt: 1–5 Jahre für Bewertungsdaten und 1–2 Jahre für Interaktionsdaten.

Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsdauer werden die Daten sicher aus dem itslearning Learning Record Store gelöscht.

5 Zugriff von Drittanbietern verwalten

Kundenadministrierende steuern, welche genehmigten Drittanbieter auf Daten des Learning Record Store zugreifen dürfen. Der Zugriff kann auf alle Organisationen oder auf ausgewählte Organisationen beschränkt werden.

Partner haben schreibgeschützten Zugriff auf die Daten des Learning Record Store über die xAPI-konforme API. Sie verfügen nicht über eine Benutzungsoberfläche für den Learning Record Store. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation für Entwickler:innen.

5.1 Neuen Partner registrieren

1. Gehen Sie zu Administration > Abschnitt: Protokolle und Services > Learning Record Store verwalten.
2. Öffnen Sie im Abschnitt Verwalten Sie den Zugriff Dritter auf den Learning Record Store den Button Neuen Partner registrieren.
   
3. Fügen Sie die Drittanbieterorganisation hinzu oder registrieren Sie diese.
4. Geben Sie die Kontaktdaten der Ansprechperson ein, einschließlich Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sofern erforderlich.
5. Fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu.
6. Nach dem Speichern wird eine neue Seite mit den Partnerdetails geöffnet.
   

5.2 Partnerzugriff auf Daten gewähren

Bevor ein Partner auf Daten des Learning Record Store zugreifen kann, müssen Sie:

1. Festlegen, ob der Zugriff auf alle oder nur auf ausgewählte Organisationen Ihrer Site gewährt wird.
2. Die Client-ID mit dem Partner teilen.
3. Eine E-Mail an den Partner senden, damit dieser Client-Secret erstellen kann.

Partner und ihre aktuellen Zugriffsrechte werden in einer Tabelle auf der Seite der Learning-Record-Store verwalten zusammengefasst. Um Partnerdetails anzuzeigen und deren Client-Secret zu verwalten, klicken Sie auf den Namen des Partners in der Liste.

5.2.1 Organisationszugriff verwalten

Gehen Sie zu Organisationszugriff verwalten, um den Umfang des Datenzugriffs für den Partner festzulegen. Sie können auswählen, ob der Partner Zugriff auf alle Daten Ihrer Site oder nur auf ausgewählte Organisationen erhält.

Änderungen am Umfang des Datenzugriffs werden sofort wirksam.

5.2.2 Anmeldedaten des Kunden mit Partner teilen

Die Client-ID wird automatisch erstellt, wenn der Partner registriert wird. Kopieren Sie die Client-ID und teilen Sie sie separat mit Ihrem Partner.

Die Kundendaten wird vom Partner über einen per E-Mail versendeten Link zur einmaligen Passworterstellung erstellt. Der Link läuft nach 24 Stunden ab.

Client-Secret werden nicht in itslearning gespeichert. Falls Ihr Partner sein Client-Secret verloren hat, widerrufen Sie das alte Client-Secrets und senden Sie einen Link zur Erstellung eines neuen.

Jeder Partner kann gleichzeitig zwei Client-Secrets aktiv haben, um einen Austausch des Client-Secret zu ermöglichen. Wir empfehlen, alte Client-Secrets regelmäßig zu widerrufen, sodass nur ein Client-Secret aktiv bleibt.

5.3 Partnerzugriff auf Daten widerrufen

Administrierende können den Zugriff von Drittanbietern widerrufen, indem sie den Zugriff auf Organisationen entfernen, Client-Secret widerrufen oder den Partner löschen.

Änderungen am Zugriff von Drittanbietern werden sofort wirksam.

6 Learning-Record-Store-Einträge anzeigen oder herunterladen

Die Daten im Learning Record Store werden in itslearning nicht für Analysen oder Berichte verwendet. Der Hauptzweck besteht darin, Interaktionen von Lernenden nahezu in Echtzeit in einem international anerkannten Standardformat zu erfassen und für Analysen in externen Systemen bereitzustellen.

Damit Administrierende überprüfen können, ob der Learning Record Store wie erwartet funktioniert, steht eine vereinfachte Berichtsansicht der erfassten Statements zur Verfügung.

Der Learning-Record-Store-Bericht ermöglicht es Administrierenden, Einträge zu filtern, anzuzeigen und herunterzuladen. Ein Download kann als CSV-Datei exportiert werden, die in einer ZIP-Datei komprimiert ist.

6.1 Unterstützte Filter

6.2 Einträge suchen und anzeigen

1. Gehen Sie zu Administration >  Berichte > Berichte zum Learning Record Store
   
2. Öffnen Sie den Bericht zum Learning Record Store.
3. Wählen Sie das gewünschte Startdatum und Enddatum aus.
4. Fügen Sie bei Bedarf optionale Filter hinzu.
5. Klicken Sie auf Suchen.
6. Wenn die Ergebnisse innerhalb des unterstützten Limits liegen (max. 1 Million Zeilen), werden die ersten 100 angezeigt. Verwenden Sie 100 weitere Zeilen anzeigen, um zusätzliche Zeilen zu laden, wenn diese Option verfügbar ist.
7. Verwenden Sie die Download-Option, um alle Ergebnisse in einer Datei zu erhalten.

6.3 Bericht herunterladen

1. Wenden Sie die benötigten Filter an.
2. Klicken Sie auf Suchen.
3. Prüfen Sie, ob die Anzahl der übereinstimmenden Zeilen innerhalb des Limits von 1 Million Zeilen liegt.
4. Klicken Sie auf Herunterladen.
5. Warten Sie, bis die ZIP-Datei vorbereitet wurde. Sobald sie bereit ist, erscheint eine Benachrichtigung.

6.4 Berichtsmeldungen

7 Welche Daten im Bericht erscheinen

Der Bericht zeigt eine vereinfachte Ansicht der Learning-Record-Store-Statements. Die verfügbaren Daten hängen von den verwendeten Filtern und den für den ausgewählten Zeitraum erfassten Ereignissen ab.

7.1 Berichtsspalten

7.2 Ereigniskategorien

Die folgende Tabelle dient als Referenz aller erfassten Ereignistypen, gruppiert nach Kategorien.

8 Sicherheit, Audit-Protokollierung und faire Nutzung

Der Learning Record Store folgt dem nach ISO 27001 zertifizierten Sicherheitsrahmen von itslearning. Die Kommunikation wird während der Übertragung verschlüsselt, personenbezogene Daten werden im Ruhezustand verschlüsselt und jeder Zugriff auf Daten durch Drittanbieter wird von Kund:innen kontrolliert.

Nur Nutzende mit Berechtigung zur Verwaltung des Learning Record Store können Learning-Record-Store-Daten in itslearning anzeigen.

Die folgenden Aktionen werden intern zusammen mit der System-ID der nutzenden Person, die die Aktion ausgeführt hat, sowie einem Zeitstempel protokolliert:

• Aktivieren oder Deaktivieren der Datenerfassung des Learning Record Store.
• Ändern der Datenaufbewahrungsdauer.
• Gewähren oder Widerrufen von Drittanbieterzugriffen.
• Herunterladen von Learning-Record-Store-Daten.

Die Learning-Record-Store-API verwendet Schutzmechanismen für eine faire Nutzung, um Leistung und Systemstabilität aufrechtzuerhalten. Dazu werden klientenspezifische Ratenbegrenzungen durchgesetzt. API-Anfragen von Partnern, die diese Grenzen überschreiten, können Fehler zurückgeben, beispielsweise HTTP 429 (zu viele Anfragen innerhalb eines bestimmten Zeitraums). Ungewöhnliche Aktivitäten können zu einer vorübergehenden Sperrung führen.

9 Fehlerbehebung

Weitere Hilferessourcen
Haben Sie weitere Fragen? Wenden Sie sich zunächst an die Schuladministration.

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