Anwesenheitssystem (Site)

Das Anwesenheitssystem ist eine Zusatzfunktion und bedarf einer Aktivierung durch itslearning. Es erfüllt die grundlegenden Anforderungen an die Anwesenheitserfassung. Die Lehrkräfte erfassen die Anwesenheit (anwesend oder abwesend) über Kalenderereignisse, was sowohl für die Lehrkräfte als auch für die Schüler leicht nachvollziehbar ist. Anwesenheits-Manager haben Zugriff auf alle Anwesenheitsdaten und können die Abwesenheit einzelner Schüler schnell nachverfolgen. Der Anwesenheitsmanager kann auch Anwesenheitsdaten für Berichte, Archivierung oder weitere Analysen exportieren. (Einige Nutzer haben eine ältere Version des Anwesenheitssystems, die nicht mit Kalenderereignissen verbunden ist).

Aktivieren Sie das Anwesenheitssystem für Ihren Standort:

1. Melden Sie sich als Systemadministrator an
2. Gehen Sie zu Administrator > Globale Einstellungen bearbeiten > Funktionen und Sicherheit und aktivieren Sie das Anwesenheitssystem.

Lehrkräfte können nun die Anwesenheiten für ihre Kurse erfassen (Kurs > Einstellungen > Kurseigenschaften und - funktionen). 

Sofern das Erziehungsberechtigten-Portal aktiviert ist, können Sie unter "Funktionen und Sicherheit für Erziehungsberechtigte" einen detaillierten Anwesenheitsbericht freischalten.

Anwesenheits-Manager auswählen

Bestimmte Mitarbeiter*innen, die für die Anwesenheit zuständig sind (z.B. Schulleitung), haben Zugriff auf alle erfassten Anwesenheitsdaten und können die Abwesenheiten einzelner Schüler*innen nachverfolgen. Diese Anwesenheitsmanager können Anwesenheitsdaten für Berichte, Archivierung oder weitere Analysen exportieren.

Die Freigabe zum Anwesenheitsmanager kann für ganze Profile oder per Richtlinie für einzelne Personen oder Organisationseinheiten erfolgen.

1. Loggen Sie sich als Systemadministrator ein
2. Gehen Sie zu Administrator > Profile und klicken Sie auf das Stiftsymbol zum Bearbeiten des ausgewählten Profils.
3. Aktivieren Sie Anwesenheitsmanager, wählen Sie den Berechtigungsumfang (Site oder Schule) und klicken Sie auf Speichern.

So erstellen Sie eine Richtlinie (Eine Richtlinie hinzufügen, zuweisen oder löschen), wenn nur ausgewählte Benutzer*innen die Berechtigung zum Anwesenheitsmanager erhalten sollen:

1.) Melden Sie sich als Systemadministrator an.

2.) Gehen Sie zu Administrator> Richtlinien und klicken Sie auf Richtlinie hinzufügen.

3.) Benennen Sie die Richtlinie und wählen Sie Anwesenheitsmanager zulassen. Klicken Sie auf Speichern.

4.) Wählen Sie Einzelne Benutzer neben der neu erstellten Richtlinie und fügen Sie gewählte Benutzer*innen hinzu.

Benutzer*innen, die über die Berechtigung Anwesenheitsmanager verfügen, sehen nun das Menü Administrator> Anwesenheit und darin die für Ihren Verantwortungsbereich erhobenen Informationen.

Anwesenheitsbericht als Standard-Einstellung für neue Kurse festlegen

1.Gehen Sie zu Administrator > Globale Einstellungen bearbeiten > Standard Kurseinstellungen festlegen.

2. Haken setzen bei Anwesenheitsbericht.

Die Einstellung gilt nicht für bestehende Kurse. Die Kursleitung kann diese individuell im jeweiligen Kurs aktivieren (Kurseinstellungen).

Wenn Kurse mit deaktivierter Anwesenheit erstellt wurden, gibt es zwei Optionen für die Anwesenheitserfassung:

• Kursleiter können die Anwesenheitserfassung für ihre Kurse manuell aktivieren
• Eine Kursvorlage wurde erstellt, in der die Anwesenheitsmeldung aktiviert ist. Die Kursleitung wenden diese Vorlage auf den eigenen Kurs an.

Hinweis: Die Einstellung Selbsterfassung der Anwesenheit durch Schüler*innen bezieht sich auf eine erweiterte Funktion des Anwesenheitsmanagements und findet besonders bei weiterführenden Schulen, Berufsschulen oder Hochschulen Anwendung.  Hier können die Lernenden ihre Anwesenheit im Kurs eigenständig eintragen und nachweisen. Bitte sprechen Sie dazu Ihre/n persönliche/n Kundenbetreuer*in vor der erstmaligen Freischaltung an.

Anwesenheit in Kursen aktivieren

Um die Anwesenheit für einen Kurs zu erfassen, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass die Anwesenheitsberichte aktiviert sind.

Gehen Sie zu Kurse > Kurseinstellungen und stellen Sie sicher, dass der Anwesenheitsbericht aktiviert ist

Stundenplan erstellen

Die Anwesenheit wird über Kalenderereignisse erfasst. Kalenderereignisse können entweder automatisch über eine Integration eingerichtet werden oder manuell erstellt werden.

1. Gehen Sie zum Kalender
2. Wählen Sie Ereignis hinzufügen, oder klicken Sie auf den entsprechenden Zeitpunkt in der Kalenderansicht
3. Wählen Sie, ob Sie ein einzelnes Ereignis oder ein wiederkehrendes Ereignis erstellen möchten.
4. Vergewissern Sie sich, dass "Anwesenheit für dieses Ereignis erfassen" aktiviert ist (standardmäßig aktiviert, wenn der Anwesenheitsbericht im Kurs aktiviert ist).
5. Klicken Sie speichern

Tipp 1! Erstellen Sie den Stundenplan, nachdem Sie den Anwesenheitsbericht für den Kurs aktiviert haben. Die Option „Anwesenheit für dieses Ereignis erfassen“ wird automatisch ausgewählt.

Tipp 2! Bei Veranstaltungen, die über die API erstellt werden, ist die Option „Anwesenheit für dieses Ereignis erfassen“ immer aktiviert, um sicherzustellen, dass der Zeitplan für die Anwesenheitsverfolgung eingerichtet ist.

Tipp 3! Sie können Veranstaltungen auch beliebigen Kursgruppen zuordnen. Die Anwesenheit wird dann nur für die Mitglieder der Gruppen erfasst.

Hinweis!
Wenn die Anwesenheit an einem Ereignis gespeichert wird, ist es nicht möglich, den Kurs oder die Kursgruppen, die mit der Ereignis verbunden sind, zu ändern.

Jetzt sind Sie bereit die Anwesenheit zu erfassen

Es ist einfach und schnell. Wir empfehlen Ihnen, die Anwesenheit zu Beginn der Vorlesung/Veranstaltung zu erfassen. 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Anwesenheit zu erfassen. Achten Sie auf das Uhrensymbol:

Klicken Sie auf das Anwesenheitssymbol, um das Fenster Anwesenheit erfassen zu öffnen:

Standardmäßig werden alle Schüler*innen als anwesend markiert, so dass Lehrer*innen nur die Abwesenden für diesen Tag markieren müssen.

Es ist auch möglich, eine Teilabwesenheit zu erfassen, wenn der Schüler*innen nur an Teilen der Veranstaltung teilgenommen haben, indem die Anzahl der versäumten Minuten geändert wird.

Nach dem Speichern ändert sich das Anwesenheitssymbol, um den neuen Status anzuzeigen:

3/1 heißt 3 Schüler*innen waren anwesen und 1 abwesend.

Kalender

Der Kalender bietet Lehrer*innen einen guten Überblick über ihre Veranstaltungen und den Status der Anwesenheit. Das Anwesenheitssymbol wird angezeigt:

• Veranstaltungen, bei denen keine Anwesenheitspflicht besteht
• Anwesenheits-/Abwesenheitsindikator für die Teilnahme an einer Veranstaltung
• Ausgeschlossene Veranstaltungen (bei Kursen mit normaler Anwesenheitspflicht)

Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „Anwesenheit“, um die Anwesenheitserfassung zu starten oder Änderungen vorzunehmen.

Übersicht über die Anwesenheit für einen Kurs

Lehrer*innen finden eine Übersicht über die Anwesenheit in ihren Kursen im Menüreiter „Berichte“ im jeweiligen Kurs (Kurs > Berichte > Anwesenheit). Die Auflistung erfolgt in umgekehrter chronologischer Reihenfolge, wobei die jüngsten Veranstaltungen zuerst angezeigt werden. Klicken Sie auf Weiter, um die Teilnahme an früheren Veranstaltungen anzuzeigen.

Anwesenheit für ein Ereignis ändern

Es gibt zwei Wege um die Anwesenheit für ein Ereignis zu ändern:

1. Öffnen Sie das Fenster „Anwesenheit erfassen“ und ändern Sie den Status des Schülers, oder
2. Ändern Sie die Veranstaltung durch Anklicken der entsprechenden Zelle in der Anwesenheitsübersicht in Kursen

Anwesenheit für ein Ereignis entfernen

Lehrer*innen können nach eigenem Ermessen die Teilnahme an einem Ereignis entfernen:

1. Gehen Sie zu Kurse > Berichte > Anwesenheit
2. Klicken Sie bei dem Ereignis, das entfernt werden soll, auf das Dropdown-Symbol in der Kopfzeile der Spalte, und wählen Sie „Nicht gesetzt“. Die Anwesenheit wird nun für alle Teilnehmer entfernt.

Anwesenheit einzelner Schüler*innen anzeigen

Lehrer*innen können jetzt die detaillierten Anwesenheitslisten der Schüler*innen in ihren Kursen einsehen. Klicken Sie auf der Übersichtsseite zur Anwesenheit auf eine/n Schüler*in, um zur Detailansicht zu gelangen. Sie können dann den Gesamtdurchschnitt und den Status für jede Veranstaltung sehen. Auf dieser Seite können Sie auch die Anwesenheit für eine Veranstaltung ändern.

Schüler*innen

Schüler*innen können ihre Anwesenheitsinformationen über das Menü oben rechts abrufen.

Das sehen sie, wenn sie auf Anwesenheit klicken. Es zeigt die Kurse an, die sie besuchen und für die die Anwesenheit verfolgt wird.

Durch Anklicken eines Kurses wird der detaillierte Bericht für den Kurs geöffnet

Anwesenheits-Manager

Anwesenheits-Manager können die Anwesenheitsinformationen unter Administration > Anwesenheit abrufen.

Anwesenheitsübersicht

Anwesenheits-Manager können sich einen Überblick über die Anwesenheit in allen Kursen verschaffen, für die die Anwesenheitsberichterstattung aktiviert wurde. Archivierte Kurse sind nicht enthalten.

Einzelheiten zum Kurs

Wenn Sie auf einen Kurs klicken, wird die Übersichtsseite für diesen Kurs geöffnet. Anwesenheits-Manager haben die gleichen Rechte wie Lehrer*innen und können die Anwesenheit erfassen und ändern sowie die detaillierte Anwesenheit von Schüler*innen einsehen. Ein Anwesenheits-Manager kann auch sehen, wer der Lehrer für einen Kurs ist.

Detaillierte Ansicht für Schüler*innen in einem Kurs

Der Anwesenheits-Manager kann die aufgezeichnete Anwesenheit für Schüler*innen in einem Kurs überprüfen. Der Anwesenheits-Manager hat die Möglichkeit, die Anwesenheit auf dieser Seite zu ändern, indem man auf das Ereignis klickt.

Prozentsatz der Abwesenheit

Der Prozentsatz der Abwesenheit von Schüler*innen in einem Kurs wird automatisch berechnet. Er basiert auf Ereignissen in der Vergangenheit und berücksichtigt keine zukünftigen Ereignisse (da wir nicht wissen können, ob alle Ereignisse bereits in den Kalender eingetragen wurden).

Prozentsatz der Abwesenheit = (Anzahl der abwesenden Minuten) / (Anzahl der geleisteten Minuten) %.

• Die Anzahl der Abwesenheitsminuten ist die Summe der Minuten aller Veranstaltungen, bei denen der Schüler abwesend war (unter Berücksichtigung der teilweisen Abwesenheit)
• Die angegebene Anzahl der Minuten ist die Summe der Minuten aller für diesen Schüler aufgezeichneten Veranstaltungen. Datensätze, die als „Nicht festgelegt“ markiert sind, werden nicht berücksichtigt.
   

Partielle Abwesenheit

Partielle Abwesenheit bedeutet, dass ein Schüler während eines Teils der Veranstaltung abwesend war, z. B. 1 Stunde bei einer 4-stündigen Veranstaltung. In diesem Beispiel wird die eine Stunde als Abwesenheitsminuten gezählt, während die restliche Zeit als anwesend berechnet wird.

Teilweise Abwesenheit wird durch ein Sanduhr-Symbol gekennzeichnet. Die Anzahl der teilweisen Abwesenheitsminuten wird unter dem Bild angezeigt. Die Minuten werden nicht angezeigt, wenn ein Schüler während der gesamten Unterrichtsstunde abwesend war.