Obs: Vissa funktioner som listas här kan vara inaktiverade beroende på landsspecifika eller kundspecifika krav. I sådana fall utförs användarhanteringen på ett annat sätt. Kontakta din systemadministratör.
För skolor med ett stort antal användare (+ 500) är det lämpligt att använda en integration med ett användarhanteringssystem för att automatisera skapandet av användarkonton. Kontakta den som kundansvarig för er för mer information om integrationer.
Förberedelser för import
Förberedelser av hierarkier
Innan användare börjar importeras till itslearning är det viktigt att ha analyserat vilken hierarkistruktur som passar bäst för er, och vilka användare som ska importeras. Läs mer om hur en hierarkistruktur för en site skapas i denna artikel: Hierarkier.
Förberedelser av fil
Med CSV-importfunktionen möjliggörs mass-skapande eller uppdateringar av flera användare inom itslearning.
Den här guiden ger ett exempel på hur man förbereder importfilen, och visar funktionaliteten av att använda en CSV-fil. Vanligtvis kan användarinformation struktureras och exporteras från ett administrationssystem och sedan organiseras i Excel enligt följande riktlinjer.
För att förbereda användardata i Excel, skapa ett separat kalkylblad eller fil för varje användargrupp:
Viktigt: Spara som en separat CSV-fil (UTF-8 kommaseparerad). Om filstorleken överstiger 550 MB är det nödvändigt att dela upp den i mindre filer.
Nedan beskriver vi proceduren för import av lärare och elever. Vissa kunder kanske också vill lägga till föräldrar/vårdnadshavare till itslearning. Se avsnittet "Importera vårdnadshavare" i slutet av denna artikel för att läsa om vad som är viktigt att tänka på då.
Importera fil för lärare
För att lyckas importera data är följande information viktig. Ordningen på kolumner och deras rubriker kan variera, eftersom de kommer att mappas till motsvarande fält i itslearning innan importprocessen.
- Synkroniseringsnyckel (ID): En synkroniseringsnyckel är viktig för att matcha poster vid återanvändning av filen, för att uppdatera användardatan (eller som en förberedelse om en integration senare kommer att användas). Varje ID måste vara unikt, vilket innebär att det inte kan dupliceras, och varje användare bör ha ett distinkt ID. Att använda filer hämtade från ett adminsystem där något unikt användar-ID finns är ett bra sätt.
Här är ett annat exempel på hur en unik synkroniseringsnyckel och format kan skapas:- L_20200611_001
- L = Lärare
- 20230611 = aktuellt år och datum (YYYYMMDD)
- 001 = Ett sekventiellt nummer som kan starta om vid 001 varje dag.
- I Excel kan du markera den första cellen och dra den nedåt i kolumnen för att automatiskt skapa alla ID:n.
- Förnamn: Lärarens förnamn.
- Efternamn: Lärarens efternamn.
- Användarnamn: Användarnamnet måste vara unikt. Bokstäver med prickar eller liknande går att använda och kommer att kännas igen både med och utan prickar vid inloggning (t.ex. Müller = Muller). Överväg en metod för att hantera dubbelnamn.
För att förhindra dubbletter av användarnamn kan man också låta itslearning generera dem automatiskt. Detta är särskilt fördelaktigt om man använder itslearning på flera skolor på en delad plattform eller om man underhåller och kontrollerar användardata i olika system eller filer. Detta tillvägagångssätt hjälper till att undvika fel under import som annars skulle kräva manuella korrigeringar om ett användarnamn redan finns. Detta gäller även om användarnamnet används av en annan skola på samma itslearning-plattform. Det går att lämna denna kolumn tom, vilket möjliggör automatisk generering av användarnamn. Alternativt kan man ange att automatiska namn endast ska genereras i fall av dubbletter. Mer information om detta finns i importavsnittet nedan.
Automatiskt genererade användarnamn består vanligtvis av initialbokstäverna i för- och efternamnen, till exempel "MaSc" eller "MarSch" för Maria Schneider.
Man kan också inkludera ytterligare kolumner, till exempel en (jobb)-e-postadress, om så önskas.
Importera fil för elever
- Synkroniseringsnyckel: Om ett unikt användar-ID redan finns, t.ex. från ett annat användarhanteringssystem, så bör det användas här också. Annars kan ett ID genereras enligt samma mönster som ovan för lärare.
- S_20200611_001
- S = Student
- fortsätt på samma sätt som för lärare
- Förnamn + Efternamn: på samma sätt som för lärare
- Användarnamn: på samma sätt som för lärare, eller om eleverna känner till sitt användar-ID så kan det användas som användarnamn.
- År + Klass/Grupp: Dessa beteckningar kan naturligtvis variera beroende på typ av skola och verksamhet. Det går att ha fler eller färre än 2 kolumner. Syftet är att organisera eleverna i den bekanta strukturen så att t.ex. en lärare kan lägga till dem som grupp i ett itslearning-kursrum. Kolumnerna kommer att visas som underhierarkier för elevnivån efter en import.
Process för import
Steg 1: Importera användare från fil
För att börja importprocessen, gå till Administratör > Användare och åtkomstbehörigheter > Importera användare från fil. Följ stegen och uppmaningarna som ges och ladda upp din förberedda CSV-fil.
Du har möjlighet att antingen söka efter filen på din dator eller dra och släppa den till det angivna filuppladdningsområdet. Om du behöver korrigera ett fel och ersätta filen, klicka bara på filuppladdningsfältet och välj en ny fil.
När du klar med filvalet, klicka på Nästa och påbörja mappningen av data som ska in i de olika fälten.
Steg 2: Mappning av data till fält
Börja med att välja användarprofil och koppla sedan fälten från itslearning till motsvarande kolumn i din CSV-fil. Fält som inte är obligatoriska och som inte visas i din fil (som t.ex. födelsedatum) kan lämnas tomma.
Observera att itslearning automatiskt mappar kolumnerna om rubrikerna ligger nära de som används i itslearning (t. ex. Efternamn-Efternamn). Det är dock viktigt att dubbelkolla att alla mappningar är korrekta.
Observera angående Användarnamn
itslearning kan automatiskt generera användarnamn om ett användarnamn saknas i din fil eller om det finns dubbletter i den. (Användarnamn måste vara unikt.)
- Om du önskar att alla användarnamn genereras automatiskt, lämna fältet tomt och låt det stå "Generera (ändras inte vid synkronisering)" och markera rutan "Tillåt att användarnamn skapas (om tomt eller används)".
- Om du redan har användarnamn i din importfil och bara vill ha ett automatiskt genererat användarnamn i händelse av dubbletter, välj lämplig kolumn i din tabell och kryssa i rutan "Tillåt generering av användarnamn (om tomt eller används)".
Längre ner anger du ID som synkroniseringsnyckel och markerar fältet "Synkroniseringsfält" till höger:
Om du väljer att generera användarnamn automatiskt kan du välja användarnamnet som synkroniseringsfält, eftersom itslearning garanterar att alla användarnamn kommer att vara unika. För användarnamn som skapats manuellt fungerar ett extra ID som ett skydd för att förhindra oavsiktlig överskrivning av befintliga konton med ny data.
Efter detta, koppla motsvarande hierarki-roll och hierarki.
Den initiala hierarkin ("Start-hierarkin:") måste redan vara skapad. Undernivå-hierarkierna kommer att skapas med importen om de inte redan finns. I det här fallet kommer eleverna att tilldelas motsvarande hierarkier när de importeras. Lärare tilldelas vanligtvis inte ytterligare underhierarkier och när du importerar lärare kan du lämna dessa fält tomma.
När mappningen är klar, klicka på Nästa.
Steg 3: Starta importen
I nästa steg kommer du att se en förhandsvisning av dina hierarkier. Nivåer som nyskapas under importen markeras som "nya".
Klicka på "Nästa" igen och preliminär rapport om förväntad import visas härnäst. Detta ger dig en enkel översikt efter en snabb skanning av filen efter fel. Om antalet fel i den första skanningen är högt rekommenderar vi att du dubbelkollar att den är korrekt formaterad. Om bara några få fel, kan du fortsätta med importen. När det är klart kommer du att presenteras en detaljerad sammanfattning med nummer på raderna som har fel. 
På den första raden visas ibland "1" (=ett fel). Detta händer vanligtvis om den första tomma raden i importfilen innehåller ett osynligt kontrolltecken. Du kan ignorera detta fel.
Starta importprocessen genom att klicka på "Slutför".
Steg 4: Granska importsammanfattning
När importprocessen startar kommer du till sammanfattningssida för CSV-import där du kan se statusen för importer och importsammanfattningar som för närvarande körs, från de senaste 14 dagarna. Om din import är stor kan du säkert lämna sidan och komma tillbaka senare för att kontrollera om processen har slutförts och se den detaljerade importsammanfattningen.
När importen är klar kan du se en detaljerad sammanfattning av den. Om det fanns fel kommer rapporten att referera till typen av fel och radnumret på importfilen där de inträffade. På så sätt kan du enkelt göra nödvändiga ändringar och köra importen igen.
Viktigt: Observera att CSV-import kan endast användare läggas till, inte raderas. Borttagning måste göras som en användarhantering under "Användare och åtkomstbehörigheter".
Importera vårdnadshavare
Observera att elever ska importeras före vårdnadshavare.
Importfilen för vårdnadshavare bör ha samma logik som för lärare med det viktiga undantaget att den också måste innehålla en unik identifierare för barnet som är kopplat till dem. Utan detta är det inte möjligt att koppla ihop en vårdnadshavare och ett barn automatiskt.
Det finns två fält längst ner på import/mappningssidan som används för att koppla en vårdnadshavare till ett barn.
Synkroniseringsfält i importfil
Här berättar du för itslearning vilket fält som ska användas när vårdnadshavare kopplas till sina barn. Alternativen i rullgardinsmenyn hämtas från CSV-filen som du importerar från. I exemplet ovan skulle synkroniseringsfältet vara 'studentSyncKey'.
Matcha synkroniseringsfält för barn
Det här fältet måste matcha det val du har gjort för Synkroniseringsfält i importfilen (se ovan) och talar om för itslearning vilken typ av fält Synkroniseringsfältet i importfilen handlar om. Du kan välja mellan tre alternativ: Internt person-ID, Synkroniseringsnyckel och Användarnamn. Om synkroniseringsfältet i importfilen innehåller användarnamn, välj Användarnamn som matchande synkroniseringsfält. Om du har ett SyncID-fält i din CSV-fil, välj då Synkroniseringsnyckel.