Office365 mail-integratie

Draaiboek

Dit draaiboek beschrijft de werkwijze voor het in gebruik nemen van de Office365 mail-integratie en is in eerste instantie bedoeld voor de itslearning projectleider van de school. De projectleider in de school ziet aan de hand van dit draaiboek hoe de Office365 mail-integratie werkt en of de school aan de randvoorwaarden voldoet of kan gaan voldoen. Ook ondersteunt dit draaiboek de projectleider bij het bepalen in hoeverre de Office365 mail-integratie aansluit op de bestaande applicatie infrastructuur.

Let op: voor het gebruik van deze functionaliteit is een aanvullend contract nodig. Voor vragen hierover: neem contact op met uw account manager.

Algemene werking

De Office365 mail-integratie van itslearning bevat in feite de koppeling tussen het itslearning account en de Office365 mailbox van de gebruiker (leerling, docent of beheerder).

Deze koppeling kan tot stand gebracht worden op een van de volgende twee manieren:

• Zowel het itslearning account en de Office365 mailbox zijn reeds aangemaakt op basis van gebruikers-synchronisatie. Voor itslearning gebeurt dit op basis van IMS-ES en in O365 vanuit Active Directory op basis van Azure AD Connect (voorheen DirSync). Dit is de aanbevolen integratie structuur.
• itslearning treedt op als Identity Provider. Wanneer een gebruiker de O365 mailbox wil openen wordt deze geauthenticeerd binnen itslearning. Wanneer een gebruiker reeds is ingelogd in itslearning is deze ook gelijk ingelogd in O365

Randvoorwaarden

Voor een goede werking van de Office365 mail-integratie gelden de volgende algemene randvoorwaarden:

• In geval gekozen is voor synchronisatie vanuit AD en SIS:
  • itslearning gekoppeld aan AD van de school op basis van elogin module.
  • Office365 is gekoppeld aan AD van de school.
• De school beschikt over een eigen domeinnaam, bij voorkeur een nieuwe domeinnaam. Bestaande domeinnamen worden niet automatisch gemigreerd.
• De Office365 beheerder beschikt over een tenant; een onmicrosoft.com account waaraan meerdere (school)domeinnamen gekoppeld kunnen worden.
  Het is aan te bevelen hiervoor een apart (itslearning) admin account aan te maken binnen de O365 omgeving; dit account krijgt alleen die rechten toebedeeld die strikt voor de koppeling benodigd zijn. Neem hiervoor contact op met de technisch consultant binnen itslearning
• Office365 for education licenties kunnen aangeschaft worden.
• De inrichting van Office365 en synchronisatie van gebruikers valt onder de verantwoording van de school; itslearning kan hier geen ondersteuning voor bieden.
• Heeft de school de beschikking over een Office365 mail-integratie op basis van een gemigreerde Live@edu integratie, dan dient contact opgenomen te worden met de support afdeling van itslearning.

Stappenplan

Wanneer aan de voorwaarden voldaan is, dan volgt de uitvoeringsfase:

1. Breng de technisch contactpersoon van de school in contact met de technisch consultant van itslearning. De school dient bekend te maken hoe men de Office365 mail-integratie ingericht wil hebben. Zo moet duidelijk worden:
   1. welke Office365 domeinnaam dient gekoppeld te worden met itslearning site.
   2. de school dient de credentials van admin (@onmicrosoft.com) beschikbaar te stellen.
2. Tijdspad: wanneer kan de koppeling gestart worden? De volgende fases kunnen worden onderscheiden:
   1. Test fase. In overleg met de klant wordt vastgesteld of de Office365 mail-integratie eerst in een aparte nieuwe test omgeving wordt ingericht óf dat een gebruiker in itslearning in de productie omgeving wordt gekoppeld met zijn/haar Office365 mailbox.
      1. Elogin is ingericht
      2. O365 is ingericht
      3. itslearning is ingericht ten behoeve van Office365 via /Beheer/Cloud-e-mail van Office 365 beheren.
   2. Koppelingsfase. De accounts in itslearning worden gekoppeld met de bijbehorende Office365 mailboxes.
   3. Productiefase.

Live@edu en Office365 mail-integratie

Voormalige Live@edu klanten dienen eerst contact op te nemen met de Supportafdeling.