Nutzerverwaltung zum Schuljahreswechsel (manuell)

In diesem Artikel erfahren Sie, wie mit den Hierarchien am Schuljahresende umgegangen werden soll und wie die Schüler*innen der nächsten Klassenstufe zugeordnet werden. Dieses Verfahren richtet sich in erster Linie an Kunden, die keine Integration/Synchronisation haben. Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, die Nutzerdaten zum Schuljahreswechsel anzupassen. 

Variante 1: Änderungen direkt in der Site

Meist importieren Schulen bei der Implementierung eine csv-Datei, die jedoch mit der Zeit an Relevanz verliert, weil alle Änderungen direkt in der Site vorgenommen werden (Namenänderung, Hierarchie u.a.).

Vorgang

  1. Die Hierarchien werden manuell geändert. Zuerst werden die Abgänger der Schule umbenannt. So wird beispielsweise der Jahrgang 12 zu „Abgänger“ geändert. Anschließend werden auch die weiteren Hierarchien (Jahrgänge und Klassen) aktualisiert, indem sie umbenannt werden. Bevor Sie die nächsten Schritte vornehmen, prüfen Sie bitte eingängig, ob die Benutzer*innen den richtigen Hierarchien zugeordnet sind. Es müssen bspw.  Schüler*innen, die eine Klasse wiederholen oder die Klasse wechseln manuell ausgesucht und den neuen Hierarchien zugeordnet werden (und aus alten Hierarchien gelöst werden).
  2. Nun werden die Abgänger gelöscht, damit sie nicht mehr im System sind und ab dem neuen Vertragszeitraum keine kostenpflichtigen Lizenzen mehr beanspruchen. Hierfür muss "Benutzer und Zugriffsrechte" geöffnet werden.
  3. Hier können die Abgänger gefiltert und gelöscht werden. Mit einem Klick auf „Hierarchie suchen“ wird die zuvor benannte „Abgänger“- Hierarchie ausgesucht.
  4. Wenn anschließend das grüne „Suchen-Feld“ ausgewählt wird, erscheint eine Liste der Nutzer*innen dieser Hierarchie. Durch einen Klick auf das oberste Kästchen der Liste, werden alle Zeilen automatisch markiert.
  5. Nun muss mit einem Klick auf den Pfeil im „Vorgang wählen“-Feld die Dropdown-Liste geöffnet und „Löschen“ ausgewählt werden. Der Vorgang muss mit einem Klick auf das grüne „OK“-Feld bestätigt werden.

    Hinweis: Alle Ergebnisse und Nachrichten der gelöschten Schüler*innen werden nicht mehr verfügbar sein. Die Benutzer*innen befinden sich nun im Papierkorb in Quarantäne. Hieraus können Elemente wiederhergestellt oder nach Ablauf der Quarantänezeit dauerhaft gelöscht werden. 
  6. Nun können neue Schüler*innen über eine neue csv-Datei hochgeladen werden. Hierfür wird unter „Benutzer und Zugriffsrechte“ im oberen Bereich „Benutzer*in aus Datei importieren“ ausgewählt. 

Variante 2: Änderungen in der csv-Datei 

Diese Möglichkeit wird genutzt, wenn die Schule im Laufe des Schuljahres alle Änderungen in der csv-Datei als “Master-Datei” vorgenommen hat und keine Änderungen direkt in der Plattform umgesetzt worden sind. 

Vorgang

  1. In „Benutzer und Zugriffsrechte“ werden die Abgänger gefiltert und entfernt (siehe Variante 1). 
  2. Anschließend werden unter „Hierarchien“ die Jahrgänge und Klassen gelöscht. Die Hierarchien sind zwar weg, aber die noch nicht unter 1 gelöschten Schüler*innen sind in itslearning weiterhin vorhanden.
  3. Nun kann eine neue csv-Datei mit den aktuellen Nutzerdaten importiert werden. So werden die Nutzerdaten synchronisiert (durch den Synchronisierungsschlüssel, meistens eine ID-Nummer) und neue Nutzer*innen importiert. Die Hierarchien ergeben sich so, wie es in der csv-Datei eingepflegt ist (vgl. Spalte E und F im Bild).

    Bitte lesen Sie für weitere Informationen zum Import von Nutzerdaten den Artikel Benutzer aus Datei importieren: Lehrkräfte und SchülerInnen
Hinweis: Sobald die neuen Hierarchien erstellt worden sind, müssen Kurse, die eine Hierarchiesynchronisation verwenden, neu verknüpft werden. Wenn ein Kurs beispielsweise mit der Klasse 8a verknüpft ist und zum Schuljahreswechsel die Hierarchien geändert werden, besteht die neue Klasse 8a aus den Schüler*innen der vorherigen 7a. Wenn sich die Kursteilnehmer*innen nicht ändern sollen, muss die Hierarchiesynchronisation aufgelöst und neu verbunden werden.


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