Voor aanvang van ieder schooljaar moet itslearning hiervoor klaargemaakt worden: nieuwe leerlingen moeten een account krijgen, leerlingen moeten aan hun nieuwe klas worden toegekend, etc. Een van de manieren om dit te doen is met een CSV-import. In dit artikel kunt u hier meer over lezen.
Een school kan twee dingen doen tijdens de jaarovergang:
- Leerlingen aan een andere (nieuwe of bestaande) hiërarchie toekennen.
- Hiërarchie hernoemen naar de nieuwe klas.
Leerlingen aan een andere hiërarchie toekennen
Wanneer leerlingen aan een andere hiërarchie moeten worden toegekend, moet eigenlijk altijd een CSV-import gebruikt worden. Het is ondoenlijk om handmatig iedere leerling te gaan bewerken.
Hier zijn ook twee varianten mogelijk:
Hierarchie met jaar
Door het jaar (schooljaar) in de hiërarchie op te nemen hoeven leerling niet (direct) uit hun oude hiërarchie gehaald te worden, maar kunnen ze tegelijkertijd aan de nieuwe hiërarchie worden toegewezen. In het onderstaande voorbeeld wordt met 2223 het schooljaar 2022/2023 bedoeld.
Voorbeeld voor jaarovergang:
School/2223/Havo/H2b
Voorbeeld na jaarovergang:
School/2223/Havo/H2b School/2324/Havo/H3a
Voordeel hiervan is dat leerlingen zo ook nog bij hun vakken kunnen van het vorige jaar. In de loop van het schooljaar kan eventueel de oude hiërarchie verwijderd worden.
Hiërarchie zonder jaar
Wanneer de hiërarchie geen jaar bevat moeten de leerlingen eerst uit de oude hiërarchie gehaald worden. Dit doe je door bij ‘Gebruikers- en toegangsrechten’ de hiërarchie te zoeken en vervolgens de verwijder-handeling toe te passen. De hiërarchie zelf hoeft/kan vaak niet weggehaald worden.
Daarna kan de CSV worden geïmporteerd waarmee de leerlingen aan de nieuwe hiërarchie worden toegekend.
Voorbeeld voor:
School/Havo/H2b
Voorbeeld na:
School/Havo/H3a
Hiërarchie hernoemen naar de nieuwe klas
Een andere werkwijze, die gehanteerd kan worden wanneer ook een CSV-import niet mogelijk is, is het hernoemen van een hiërarchie. In bovenstaande voorbeelden, wordt dan de hiërarchie H2b hernoemd naar H3a. Alle leerlingen zijn dan ‘overgegegaan’ naar hun nieuwe klas. De zittenblijvers kunnen daarna handmatig in de goede klas geplaatst worden.
Het hernoemen van een hiërarchie heeft geen invloed op de hiërarchiesynchronisatie. Dus als leerlingen voor het hernoemen bij een bepaald vak kunnen, dan kunnen ze dat na het hernoemen nog steeds.
Tips
CSV import
Het is erg belangrijk om bij het importeren van een CSV de ‘bijzondere tekens’ in de gaten te houden, zoals trema’s en cedilles.
Wanneer je van een Excel-file een CSV wilt maken dan adviseren wij de volgende werkwijze:
- Sla de file in Excel op als Unicode-txt
- Open de file in Notepad++ (freeware tekst-bewerker, te downloaden vanaf https://notepad-plus-plus.org/)
- Vervang alle Tabs door ;
- Converteer naar UTF-8
- Sla het bestand op
Nieuwe leerlingen
Bij een import worden meestal ook nieuwe leerlingen geïmporteerd. Vanzelfsprekend moet de CSV alle velden bevatten die je wilt importeren. Aandachtspunten hierbij:
- Voornaam en achternaam zijn verplicht.
- Itslearning heeft geen veld voor tussenvoegsels. Deze moeten dus achter de voornaam, of voor of achter de achternaam worden gezet. Als de aangeleverde CSV wel zo’n kolom met tussenvoegsels bevat, kan je met een formule in Excel dit voor elkaar krijgen.
- Gebruikersnaam kan automatisch gegenereerd worden, maar het is op lange termijn belangrijk om een uniek kenmerk uit de administratie te importeren (bijvoorbeeld leerlingnummer). Dit kan in het veld gebruikersnaam of sync key.
- Mocht u gebruik maken van Directe Toegang (DTDL) en een extern boekenfonds, dan adviseren wij u om de postcode en geboortedatum in te vullen. Dit vergroot de kans op een succesvolle prematch aanzienlijk.
Bestaande leerlingen
Ondanks dat voornaam en achternaam bij een import verplicht zijn, hoeven deze niet in de CSV te zitten. Kies hiervoor een willekeurige andere kolom uit de CSV en vink onderaan dit aan: Overschrijf geen velden die al een waarde hebben (voor gebruikerssynchronisatie)
Schoolverlaters
Leerlingen die de school verlaten wil je op termijn natuurlijk uit itslearning verwijderen. Daarnaast moet je rekening houden met de licentie die ze innemen. Vaak gaat het nieuwe schooljaar administratief in op 1 augustus. Wanneer schoolverlaters na die datum nog inloggen gebruiken ze voor het nieuwe schooljaar een licentie. Zorg er dus voor dat schoolverlaters niet meer kunnen inloggen na die datum door bijvoorbeeld hun wachtwoord te veranderen. Door het wachtwoord te wijzigen kan de leerling zelf niet meer inloggen maar kan het account indien nodig nog wel hersteld worden door de beheerder. De beheerder volgt vervolgens verdere afgesproken procedures op en verwijdert het leerlingaccount zodra de juridische bewaartermijn verstreken is
- Maak eerst een export van alle leerlingen in itslearning (in ieder geval de gebruikersnaam zodat hierop gesynchroniseerd kan worden). Het exporteren van alle leerlingen kan met behulp van de volgende stappen:
- Open het persoonlijke menu door rechtsboven op uw naam te klikken
- Typ een willekeurige tekst in het zoekveld en druk op Enter.
- Kies nu in het resultaatscherm voor de tab Gebruikers zoeken
- Selecteer de juiste hiërarchie en alleen het profiel Studenten. Kies bij Geavanceerd de gebruikersnaam
- Vul een %-teken als wild-card in bij het veld Voornaam
- Druk op Zoeken.
- Wanneer u vervolgens op de knop Afdrukken klikt, dan wordt de volledige lijst met leerlingen weergegeven. Kopieer deze lijst naar Excel voor verdere bewerkingen.
- Vergelijk de geëxporteerde lijst met de import CSV van het nieuwe schooljaar (in Excel)
- Alle keys die wel in de eerste kolom, maar niet in de tweede zitten, zijn schoolverlaters.
- Maak hiervan een export CSV en wijs ze bijvoorbeeld toe aan de hiërarchie ‘schoolverlaters’ . (Verwijderen kan altijd nog)
Resultaat
Een CSV levert altijd een resultaat-pagina op met daarop een overzicht van de aantallen nieuwe, gesynchroniseerde en mislukte accounts.
Controleer hier of de aantallen naar verwachting zijn. Als er foutmeldingen zijn, zoek dan uit waardoor deze worden veroorzaakt.