In 10 stappen de jaarovergang uitvoeren

In dit artikel staan alle stappen beschreven die bij een jaarovergang komen kijken. De stappen gaan niet alleen over het verwijderen en importeren van gebruikers, maar ook over het backuppen van de cijfers en het hergebruik van vakken.

Afhankelijk van de voorkeur van de school en de inrichting van de site kunnen bepaalde stappen wel of niet van toepassing zijn. Wij gaan er vanuit dat een school werkt met een sjabloonvak per vakgroep. Dit sjabloonvak dient als voorbeeld te worden genomen voor de roostervakken. Deze roostervakken zijn dan ook kopieën van de sjabloonvakken en daar komen de leerlingen in te werken. Oude vakken worden eerst gearchiveerd en later verwijderd.


Stappen samengevat 

Oude vakken

1. Exporteer de resultaten

2. Archiveer de oude vakken

3. Verwijder gearchiveerde vakken


Nieuwe vakken

4. Maak sjabloonvakken aan

5. Maak op basis van sjabloonvakken nieuwe roostervakken.


Oud-leerlingen/schoolverlaters

6. Plaats schoolverlaters in de hiërarchie ‘schoolverlaters’.


Leerlingen loskoppelen van hiërarchieën

7. Verwijder alle leerlingen uit de leerling-hiërarchie structuur


Actuele/nieuwe leerlingen

8. Importeer/synchroniseer de nieuwe en actuele leerlingen

9. Voeg de leerlingen met behulp van hiërarchie synchronisatie toe aan het vak.


Directe Toegang

10. Bij gebruik van Directe Toegang en Extern Boekenfonds: prematch de nieuw aangemaakte leerlingen


1. Exporteer de resultaten

In de loop van het jaar worden binnen een vak veel veel toetsen en opdrachten afgenomen. De resultaten hiervan kunt u via Status en follow-up / Beoordelingsrecord inzien en naar Excel exporteren. Wij raden aan minstens één keer per jaar (bij voorkeur vaker) deze gegevens te exporteren om hiermee een extra back-up achter de hand te houden. Dit kunnen de docenten het beste zelf uitvoeren. Zij zijn namelijk ook verantwoordelijk voor de resultaten. Daarnaast worden de resultaten onzichtbaar van de leerlingen die uit het vak verwijderd worden.

Zie voor meer informatie: Hoe lang blijven resultaten van opdrachten bewaard.


2. Archiveer de oude vakken

De vakken die in het afgelopen jaar gebruikt zijn, kunnen het beste eerst gearchiveerd worden. Hiermee wordt voorkomen dat bepaalde gegevens verloren gaan. De vakken kunnen dan altijd achteraf geraadpleegd worden zonder dat ze zichtbaar zijn in de takenlijst en agenda. Dit kan ook handig zijn voor toetsresultaten die achteraf bekeken moeten worden. Om deze resultaten te zien, moeten de betreffende leerlingen wel tijdelijk weer toegang tot het vak krijgen.


3. Verwijder gearchiveerde vakken

Met het uitvoeren van een jaarovergang is het ook een goed moment om vakken op te ruimen. Via Beheer / Vakken kunt u filteren op gearchiveerde vakken en laatst bezocht. Vakken die al lang niet meer bezocht zijn (bijvoorbeeld 1 of 2 jaar) kunnen vaak zonder problemen verwijderd worden. Vraag bij twijfel de betreffende docent of dit vak wel daadwerkelijk verwijderd mag worden. Overigens heeft het verwijderen van vakken geen directe gevolgen voor het ePortfolio van de leerlingen.


4. Maak sjabloonvakken aan

Een sjabloonvak is een normaal vak, maar dan gedefinieerd als sjabloon. Zodra dit vak gedefinieerd is als sjabloonvak, dan kan deze ook met andere docenten gedeeld worden. Vanuit de praktijk zien we steeds meer dat docenten een sjabloonvak per vakgebied gebruiken om in te richten. De planner wordt bijvoorbeeld in een bepaald format aangemaakt en er wordt al veel content in geplaatst. Dit vak kan vervolgens verschillende keren gekopieerd worden. Een sjabloonvak is niet bedoeld om leerlingen aan toe te voegen (kan wel), maar vooral om als docenten in samen te werken gedurende het schooljaar.


5. Maak op basis van sjabloonvakken nieuwe roostervakken.

Op basis van de sjabloonvakken kunnen roostervakken aangemaakt worden. De vakken worden gekopieerd met instellingen en content. Aan de roostervakken worden de leerlingen toegevoegd. 


6. Plaats schoolverlaters in de hiërarchie ‘schoolverlaters’.

Leerlingen die de school verlaten moeten op termijn uit itslearning verwijderd worden. Om dit voor elkaar te krijgen moet er eerst een export van alle leerlingen in itslearning (minimaal gebruikersnaam om op te synchroniseren) worden gemaakt.

Het exporteren van alle leerlingen kan met behulp van de volgende stappen: ga in het persoonlijke menu naar het zoekvenster en druk op Enter. Bij het tabblad Gebruiker zoeken kies je Geavanceerde zoekopdracht en selecteer je gebruikersnaam. Selecteer vervolgens de juiste hiërarchie en alleen het profiel Studenten. Druk op Zoeken. Via de knop Afdrukken word dan de volledige lijst met leerlingen weergegeven. Kopieer deze lijst naar Excel voor verdere bewerkingen.

Vergelijk de geëxporteerde lijst met de import CSV van het nieuwe schooljaar (in Excel). Alle gebruikersnamen die wel in de eerste kolom, maar niet in de tweede zitten, zijn schoolverlaters.
Maak hiervan een csv-bestand en importeer deze waarbij er gesynchroniseerd wordt op gebruikersnaam. Voeg deze gebruikers toe aan de hiërarchie ‘Schoolverlaters’. Deze lijst kunt u vervolgens direct of na bijvoorbeeld drie maanden verwijderen.


7. Leerlingen loskoppelen van hiërarchieën

Aan het eind van een schooljaar kunnen de leerlingen uit de bestaande vakken gehaald worden. Hiermee wordt voorkomen dat de leerlingen in het nieuwe schooljaar ook oude vakken in hun overzicht zien. Aangezien de leerlingen via de hiërarchiesynchronisatie aan het vak zijn toegevoegd, is de eerste stap om de leerlingen uit de hiërarchie te verwijderen. Hiermee worden ze uit alle vakken waar deze hiërarchie aan gekoppeld is verwijderd.

Bij veel scholen is de hiërarchie opbouw als volgt:

  • School / Leerlingen / Niveau / Klas

Om de leerlingen los te koppelen van de hiërarchie is het niet nodig om dit per hiërarchie te doen. Het is veel makkelijker om alle leerlingen uit de hiërarchie Leerlingen te verwijderen. Hiermee worden ze uit alle onderliggende hiërarchieën (en dus klassen) verwijderd. De handeling kan via Beheer / Gebruikers- en toegangsrechten uitgevoerd worden. Zoek op de hiërarchie Leerlingen, selecteer alleen het profiel leerlingen en klik op zoeken. Vervolgens kan er onderin de pagina bij Handeling op Verwijderen uit Hiërarchie Leerlingen worden geklikt. Volg alle stappen om de handeling uit te voeren.

Let op! Wanneer u eerst een hiërarchie verwijdert die aan een vak is gekoppeld, dan wordt de leerling niet automatisch uit het vak verwijderd. De leerling blijft in het vak zitten. Het lijkt dan alsof hij handmatig is toegevoegd. Dit is vaak niet gewenst aangezien de leerlingen dan per vak handmatig verwijderd moeten worden.


8. Importeer/synchroniseer de nieuwe en actuele leerlingen

Zodra de nieuwe leerlingen bekend zijn, is het tijd om een account voor ze aan te maken. Daarnaast kunnen de bestaande leerlingen aan hun nieuwe klas (hiërarchie) worden toegevoegd.

  • Deze stappen staan, samen met de opbouw van de hiërarchiestructuur, in dit artikel beschreven: Jaarovergang.
  • Het importeren en synchroniseren van de gebruikers gebeurt met behulp van een csv-bestand. Bekijk het volgende artikel om de stappen hierover te lezen: Gebuikers importeren via CSV uitgelegd.
  • Wanneer u gebruikt maakt van Directe Toegang en de leerlingen bestellen zelf het materiaal (Extern boekenfonds), dan adviseren wij om postcode en geboortedatum ook te importeren. Dit maakt het prematchen (zie punt 10) een stuk makkelijker.


9. Voeg de leerlingen met behulp van hiërarchie synchronisatie toe aan het vak.

De leerlingen kunnen vanuit het vak door de docent toegevoegd worden. Hij klikt op Deelnemers en op tabblad hierarchiesynchronisatie. Zoek vervolgens de juist hiërarchie/vak toe en voeg deze toe. Wanneer de beheerder later vanuit Beheer een leerling aan de hiërarchie toe voegt, dan komt deze ook automatisch in dit vak terecht. 


10. Directe Toegang

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van Directe Toegang naar digitale content van uitgeverijen, dan zijn hiervoor aanvullende stappen nodig. Al deze stappen staan in het volgende artikel beschreven: Directe Toegang.


Vragen? 

Wanneer u deze stappen heeft doorlopen, dan heeft u hiermee de jaarovergang uitgevoerd. Mocht u naar aanleiding van dit artikel nog vragen hebben, mail of bel ons dan. 

Was dit antwoord nuttig? Ja Nee

Feedback versturen
Het spijt ons dat we u niet hebben kunnen helpen. Als u feedback geeft, kunnen we het artikel verbeteren.