Benutzer aus Datei importieren: Lehrkräfte und SchülerInnen

Vor allem, wenn Sie mehrere NutzerInnen neu in itslearning anlegen wollen, ist es sinnvoll, eine Tabelle mit den Nutzerdaten anzulegen und diese dann als Paket zu importieren.

Die Daten können Sie in Excel vorbereiten. Für jede Nutzergruppe legen Sie dabei ein Tabellenblatt oder eine eigene Datei an:

Als Vorbereitung für den Import sollten in den Hierarchien die Ebenen für "Lehrkräfte", "Lernende" und ggf. "Erziehungsberechtigte" angelegt sein.

Den Nutzerimport der Erziehungsberechtigten beschreiben wir in einem separaten Artikel: Nutzerimport der Erziehungsberechtigten


Lehrkräfte

Die Tabelle benötigt zumindest folgende Felder:

  • ID: Dient zum Abgleich der Datensätze bei wiederholter Verwendung der Import-Datei (z.B. beim Schuljahreswechsel). Dieser Wert muss eineindeutig sein, d.h. er darf sich auch in zukunft nie wiederholen. Diese ID können Sie z.B. auch aus einer Verwaltungssoftware übernehmen. Oder Sie erstellen eine neue. Um sicherzustellen, dass Sie wirklich keine ID doppelt vergeben, empfehlen wir Ihnen folgendes Format:
    L_20200611_001
    L = LehrerIn
    20200611 = das jeweils aktuelle Datum rückwärts (YYYYMMTT)
    001 = Laufende Nummer, die jeden Tag bei 001 beginnen kann.
    In Excel können Sie dann die erste Zelle markiere und mit der Maus in der Spalte nach unten ziehen. Dann werden alle IDs automatisch erstellt.
  • Vorname: Vorname (alternativ z.B. das Lehrerkürzel). Der Vorname wird auf itslearning rechts oben als Profilname angezeigt.
  • Nachname: Nachname
  • Nutzername: Der Nutzername wird zusammen mit dem Passwort für den Login benötigt, darf also nicht doppelt vergeben werden. Üblich ist z.B. das Format "Vorname.Nachname" oder auch das Lehrerkürzel.

Sie können optional weitere Spalten hinzufügen, wie z.B. eine (Dienst-)Emailadresse.

SchülerInnen

SchülerInnen werden zunächst mit den Erziehungsberechtigten auf einem Tabellenblatt zusammen erstellt:

Wenn Sie die Plattform zunächste ohne Erziehungsberechtigten nutzen wollen, lassen Sie die Eltern-bezogenen Spalten einfach weg.

  • ID: Wenn Sie bereits eine Schülernummer haben, z.B. aus einer Verwaltungssoftware, können und sollten Sie sie hier ebenfalls verwenden. Ansonsten können Sie eine ID ganz einfach analog zur Lehrer-ID erzeugen:
    S_20200611_001
    S = SchülerIn
    weiter wie bei Lehrkraft
  • Vorname + Nachname: wie bei Lehrkraft
  • Nutzername: Wie bei Lehrkraft, falls den Lernenden eine Schülernummer geläufig ist, kann auch die als Nutzername verwendet werden.
  • Jahrgang + Klasse: Diese Bezeichnungen können je nach Bildungseinrichtung auch anders gestaltet sein, z.B. an berufsbildenden Schulen Ausbildungsgang und Abschlussjahrgang. Es können auch mehr oder auch weniger als 2 Spalten sein. Es geht darum, Ihre Lernendenschaft in der vertrauten Strukturierung abzubilden, damit z.B. eine Lehrkraft sie als Gruppe abrufen kann. Diese Spalten werden nach dem Import als Unterhierarchien der SchülerInnen-Ebene erscheinen.

Importieren

Den Import starten Sie auf der Übersichtsseite der Benutzerverwaltung:

Im nächsten Schritt wählen Sie die vorbereitete csv-Datei aus, indem Sie auf das Büroklammer-Symbol klicken:

Sie können dann entweder auf Ihrem Computer nach der Datei suchen oder sie per drag&drop mit der Maus hineinziehen. Beachten Sie, dass die Datei nicht mehr geöffnet sein darf.

Das Semikolon (;) ist normalerweise korrekt und kann so stehen bleiben.

Klicken Sie auf "Weiter"

Sie gelangen nun auf die Import-Maske, auf der Sie die entsprechenden Angaben zu den Nutzerdaten machen:


Hier verbinden Sie die Felder von itslearning mit den Spalten-Bezeichnungen Ihrer csv-Datei. Angaben, die Sie nicht benötigen und deshalb in Ihrer Tabelle nicht vorkommen (z.B. Geburtsdatum) lassen Sie einfach offen.

Etwas weiter unten tragen Sie als Synchronisierungschlüssel die ID ein und markiere rechts das Feld "Synchronisierungsfeld":

Als nächstes stellen Sie die Zuordnung zur entsprechenden Hierarchie her:

Die Anfangshierarchie ("Hierarchie beginnen:") muss bereits angelegt sein. Die Jahrgangs- und Klassenhierarchien werden mit dem Import angelegt - falls Sie nicht bereits existieren. In diesm Fall werden die Schüler den entsprechenden Hierarchien zugeordnet. Lehrkräfte werden meist nicht weiteren Unterhierarchien zugeordnet. Diese Felder lassen Sie dann leer.

Klicken Sie nun auf "Weiter":


Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Vorschau auf Ihre Hierarchien. Ebenen, die während des Imports neu erstellt werden, sind gekennzeichnet:

Klicken Sie wieder auf "Weiter"

Als nächstes erscheint ein Vorabbericht, des zu erwartenden Imports:


In der ersten Zeile wird häufig "1" (=ein Fehler) angezeigt. Das ist meist unproblematisch. Dann enthält die erste leere Zeile der Import-Datei ein unsichtbares Steuerzeichen. Sie können diesen Fehler dann ignorieren.


Mit Klick auf "Fertig" starten Sie den Import. Warten Sie, bis der Importbericht angezeigt wird. Eine Fortschrittsanzeige gibt es nicht.



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