Wenn sich Bildungseinrichtungen auf den Übergang von einem Schuljahr zum nächsten vorbereiten, ist es wichtig, einen klaren und umfassenden Leitfaden für die Administrator*innen zu haben. Dieser Artikel dient als Leitfaden und beschreibt die wichtigsten Schritte für einen reibungslosen Integrationsprozess.
Vom Export und der Archivierung von Diensten bis hin zur Vorbereitung auf das neue Schuljahr decken wir die wichtigsten Maßnahmen ab, die erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre Lernumgebung sowohl für die Sommerpause als auch für das neue Schuljahr bereit ist. Ob es um die Verwaltung von Benutzerkonten, die Aktualisierung von Kursvorlagen oder die Handhabung von Änderungen in Ihrem Management-Informationssystem (MIS) oder Schülerinformationssystem (SIS) geht, dieser Leitfaden bietet die notwendigen Einblicke, um die Verfahren zum Schuljahresende zu bewältigen und die Voraussetzungen für ein erfolgreiches neues Schuljahr zu schaffen.
Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte über das Support-Portal an das Support-Team
INHALT
- Vorbereitungen für das Jahresende
- Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
Vorbereitungen für das Schuljahresende
Exportieren/Archivieren als Dienstleistungen
itslearning bietet eine Reihe von Export- und Archivierungsdiensten an. Diese sind nachfolgend aufgeführt.
- Anleitungen für Endnutzer-Exporte
- eine Site "archivieren"
- Datawarehouse API mit möglicher Beratung zur Unterstützung
- IMS Common Cartridge Export
- Automatisierter Export von Bildungsdaten in Archivsysteme (Kurspläne, Noten usw.)
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihren Key Account Manager.
Vorbereitungen für ein neues Schuljahr/Semester
Stoppen Sie die Integration während der Sommer-/Schulpause
Wenn Sie den Inhalt von itslearning zum "Jahresende" einfrieren möchten, ohne den Benutzerzugang oder den Inhalt zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten, dies zu tun:
- Beenden Sie die Integration nach dem letzten Unterrichtstag
- Lassen Sie die Sonderfunktion "Löschen verzögern" aktivieren, um Löschvorgänge auf einen späteren Tag zu verschieben.
Stoppen Sie die Integration während der Sommer-/Schulpause
Wenn Sie itslearning am letzten Schultag so belassen wollen, wie es ist, und Sie eine aktive Integration haben, können wir die Integration deaktivieren, so dass die Integration keine neuen Daten importieren kann. Dies ermöglicht Ihnen, notwendige Änderungen in ihrem MIS/SAS vorzunehmen, ohne diese auf itslearning zu übertragen.
itslearning enthält alle Inhalte und Benutzer so, wie sie sind, wenn wir die Integration stoppen. Die Integration wird dann auf Eis gelegt, bis Sie sich entscheiden, sie im Herbst wieder zu starten.
So können alle Schüler und Lehrer während der Sommerpause auf ihre Kurse usw. zugreifen. Gleichzeitig werden aber keine neuen Benutzer, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. hinzugefügt, auch wenn Sie Änderungen in Ihrem MIS/SAS vornehmen.
Hinweis! Wenn Sie sich nicht sicher sind, erkundigen Sie sich bitte bei Ihrem MIS/SIS-Anbieter, wie der Schuljahreswechsel gehandhabt wird und ob es ein spezielles Datum für den Übergang von "diesem Jahr" zu einem "neuen Schuljahr" gibt.
Aktivieren Sie "Löschen verzögern".
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen besteht eine zweite Möglichkeit darin, "Delay Delete" in unserer IMSE-Integration zu verwenden.
Durch Hinzufügen eines Zeitraums für "verzögerte Löschungen" werden alle Löschungen, die aufgrund von Änderungen in Ihrem MIS/SAS hätten vorgenommen werden sollen, nicht auf Ihre Website itslearning übertragen, sondern erfolgen in der IMSE-Importdatenbank.
Wenn Sie die Option "Löschen verzögern" aktivieren, können Sie sich auf ein neues Schuljahr vorbereiten, lange bevor das Schuljahr beginnt, und alle Benutzer, Gruppen/Hierarchien, Kurse usw. bleiben in itslearning , bis der Zeitraum der "Löschverzögerung" abgelaufen ist. Gleichzeitig werden alle neuen Benutzer, Gruppen usw. hinzugefügt, wenn die Integration läuft.
Nach Ablauf des Zeitraums "Löschen verzögern" werden alle auf itslearning aufgeschobenen Löschungen durchgeführt.
Die Funktion "Löschen verzögern" wird mit einem Start- und einem Enddatum eingerichtet, um den Zeitraum festzulegen, in dem die Funktion bei der Integration aktiv sein soll. Sie wird automatisch ausgeschaltet, wenn das Enddatum erreicht ist.
Der Nachteil ist, dass die Lehrkräfte mit einem Wechsel der Klassen usw. rechnen müssen, der erst nach Ablauf der Löschfrist eintritt.
Der Vorteil ist, dass alle Benutzer, Gruppen, Hierarchien, Kurse usw. in itslearning intakt sind, während die verzögerte Löschphase aktiv ist und neue Daten hinzugefügt werden.
Bitte kontaktieren Sie das Support-Team , um zu beantragen, dass die Integration für den Sommer gestoppt wird oder um einen Zeitraum für die "Verzögerung der Löschung" zu aktivieren. Wenn Sie die Löschung verzögern möchten, müssen Sie ein Start- und Enddatum angeben.
Sommerschule?
Wenn Sie während des Sommers Aktivitäten haben, die bei der Entscheidung, ob die Integration deaktiviert werden soll oder nicht, berücksichtigt werden müssen, kann die IMSE-Integration nicht deaktiviert werden.
Alle speziellen Sommerklassen, -kurse usw. müssen als zusätzliche Informationen in der an die Integration gesendeten Datendatei hinzugefügt werden, andernfalls werden bestehende Benutzer, Klassen, Kurse usw. gelöscht/archiviert. Das verzögerte Löschen ist eine gute Lösung, die während der Sommerschule aktiviert werden kann.
Wie man mit Benutzern/Personen umgeht
Manuelles Anlegen von Benutzern, wenn Sie eine Integration haben
Wir empfehlen niemals Benutzer manuell hinzuzufügen, wenn Sie eine aktive Integration haben. Dies dient dazu, doppelte Benutzerkonten zu vermeiden. Wenn Sie feststellen, dass Sie doppelte Konten haben, ist es wichtig, diese korrekt zu behandeln und so schnell wie möglich zu korrigieren, um zukünftige Probleme zu vermeiden, bei denen sich ein Schüler anmeldet und zwei verschiedene Konten verwendet.
Wenden Sie sich so bald wie möglich an das Support-Team, das Ihnen bei der Behebung des Problems behilflich sein wird und Sie anleitet.
Hinweis! Ausnahmen: ADMINISTRATOREN/SYSTEMADMINISTRATOREN
Wenn Sie neue Administratoren/Systemadministratoren anlegen möchten, können diese Benutzer manuell erstellt werden.
Es wird dringend empfohlen, niemals einen Synchronisationsschlüssel zu den Benutzern hinzuzufügen, um zu verhindern, dass diese Benutzer durch die Integration geändert werden.
Allgemeine Informationen für alle Integrationen
Der Wechsel zu einem neuen Schuljahr kann zu vielen Änderungen bei den Daten führen, die über die Integration an itslearning gesendet werden. Die wichtigsten Teile sind:
- Schüler wechseln die Klasse/Stufe
- Änderungen bei der Mitgliedschaft
- Neue Schüler/Mitarbeiter werden aufgenommen
- Neue Klassen/Schülergruppen werden eingerichtet
- Schüler/Personal, die das Land verlassen haben und entfernt werden müssen
- Wenn Sie einen Kurs verwenden, importieren Sie:
- Alte Kurse sollten archiviert werden
- Neue Kurse sollten geschaffen werden
Hinweis! Bitte prüfen Sie, wie Ihr MIS/SAS "Jahresende" und "Schulanfang" (neues Jahr) behandelt.
Große Aktualisierungen/Änderungen in Datendateien: Sicherheitsfilter EIN/AUS?
Für IMS Enterprise XML-basierte Integrationen verfügt unsere Import-Engine über einen Sicherheitsmechanismus, den wir "Filter" nennen. Der Filter besteht aus einer Reihe von Parametern, die sicherstellen, dass die an Ihre Integration gesendeten Daten nicht zu viele Änderungen/Abweichungen von früheren Importen enthalten und verhindern, dass diese Änderungen automatisch in itslearning aktualisiert werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass unerwünschte Änderungen zu Problemen auf Ihrer Website itslearning führen.
Wenn es zu viele Änderungen/Abweichungen in den Daten gibt, die wir von Ihrer Integration erhalten - im Vergleich zum letzten Import - wird der Importvorgang abgebrochen, und Sie werden über eine Status-E-Mail benachrichtigt, in der die Gründe für den Abbruch des Importvorgangs aufgeführt sind. Wir empfehlen Ihnen, während der Urlaubszeit einen Empfänger für diese E-Mail einzurichten.
Hinweis: itslearning empfiehlt, dass Sie den Filter immer eingeschaltet lassen, so dass der Sicherheitsmechanismus immer aktiviert ist. Wir ändern die Filtereinstellungen bzw. schalten den Filter nur nach einem Gespräch mit Ihnen aus, wenn Sie sich entschieden haben, dass Sie dies wünschen.
Sie sollten immer die Status-E-Mail prüfen, die nach jedem Integrationslauf verschickt wird. Wenn es Probleme gibt, müssen Sie und das Integrationssupportteam sich diese genauer ansehen. Es kann sein, dass der Importvorgang wegen zu vieler Änderungen/Aktualisierungen oder zu vieler Löschungen im Vergleich zu den im Filter-Setup festgelegten Höchstgrenzen abgebrochen wurde.
Bei allen Integrationen gibt es eine wechselseitige Verantwortung:
- Sie sollten sich vergewissern, dass die Daten, die an ihre Integration gesendet werden, immer korrekt sind;
- itslearning sollte die technischen Dienste bereitstellen und sicherstellen, dass sie wie erwartet funktionieren.
Die Datenquelle, d.h. die Daten, die von Ihrem MIS/SAS an itslearning gesendet werden, liegt in Ihrer Verantwortung. Nur Sie können feststellen, ob die Änderungen, die wir zu ihrer Integration erhalten, korrekt sind oder nicht. itslearning importiert "nur" die Daten, die gesendet werden. Wir können nicht feststellen, ob die Daten, die wir erhalten, korrekt sind, aber wir können Sie bei der Datenprüfung unterstützen, bevor Sie entscheiden, ob Sie den Import durchführen.
Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team über das Support-Portal , wenn Sie Fragen dazu haben, warum Ihre Integration fehlgeschlagen ist oder wenn Sie andere Fragen zu Ihrer Integration haben.
Neue Semester für das nächste Schuljahr
- Vor Beginn des neuen Schuljahres müssen neue Semester definiert werden, wenn die Abwesenheit genutzt werden soll
- Beurteilungen für Zwischen- und Abschlussbeurteilungen müssen zu den Semestern hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen
- Beurteilungen für das Verhalten im Laufe des Jahres müssen zu den Semestern hinzugefügt werden, wenn sie verwendet werden sollen.
- Alles, was in den Beurteilungsbogen aufgenommen werden muss, muss mit den Bedingungen verbunden sein
Wir empfehlen, das Semester und die Bewertungen zu einer Vorlage hinzuzufügen und sie dann an alle Kurse weiterzugeben, in denen sie verwendet werden sollen. Die Lehrkraft muss dies dann nicht selbst hinzufügen, und der Prozess ist korrekt.
Alte Semester archivieren?
Semester aus dem letzten Jahr können archiviert werden, um zu verhindern, dass sie verfügbar sind und zu Missverständnissen führen. Dies kann bei der Vorbereitung von "Ende des Jahres" und vor der Sommerpause geschehen.
Als Systemadministrator müssen Sie unter Administration >Semester auswählen, welche Semester Sie archivieren möchten. So machen Sie es:
In dieser Ansicht können Sie ein Semester auswählen und dann "Archivieren" wählen. Sie können mehrere Semester auf einmal auswählen und archivieren.
Wenn Sie durch die Integration "Semester" erstellt haben, archiviert die Integration "alte" Semester, wenn Sie das Schuljahr in Ihrem MIS/SAS ändern, und die alten Semester sind nicht mehr in der Datendatei vorhanden.
Wie sind die Kurse zu handhaben?
Kursvorlagen müssen aktualisiert werden
- Alle standardisierten Kursvorlagen, die Semester enthalten und von anderen Kursen verwendet werden, müssen mit den neuen Semestern aktualisiert werden, und alle alten Semester müssen entfernt werden.
- Wenn die Vorlage eine Einrichtung für Beurteilungen enthält, müssen Sie vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr prüfen, ob dieselbe verwendet werden soll. Wenn es hier keine Änderungen gibt - müssen Sie nichts tun
- Wenn die Vorlage eine Einrichtung in Planner enthält, müssen Sie überlegen, ob dieselbe Einrichtung verwendet werden soll oder ob Sie vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr notwendige Änderungen an der Einrichtung vornehmen müssen.
- Wenn Sie Wünsche für neue Vorlagen haben, die Kursinhalte enthalten und diese über die Integration laufen sollen, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung, damit dies vor dem Wechsel zum neuen Schuljahr eingerichtet werden kann.
- Wenn Sie ändern möchten, welche Stufe die verschiedenen Kursvorlagen hat, müssen diese Änderungen vor dem Wechsel zu einem neuen Schuljahr vorgenommen werden. Bitte melden Sie sich rechtzeitig vor dem geplanten Schuljahreswechsel bei uns, da es einige Zeit dauern kann, bis die Vorlagen Ihren Wünschen entsprechend aktualisiert sind.
Wenn Sie noch keine standardisierten Kursvorlagen haben, diese aber gerne hätten, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner unter itslearning und wir helfen Ihnen bei der Erstellung.
Kurse, die nicht über die IMSE-Integration erstellt wurden, bei denen aber die Integration die Erstellung und Aktualisierung übernehmen soll
Wenn Sie spezielle Kurse kodiert haben oder kodieren lassen wollen, z.B. Mannschaftskurse, Klassenkurse usw., müssen Sie prüfen und überlegen, ob Sie eine Änderung wünschen, oder ob Sie zusätzliche oder weniger spezielle Kurse wünschen, die über die IMSE-Integration erstellt und aktualisiert werden. Diese müssen dann vor dem Wechsel zum nächsten Schuljahr geändert werden, damit sie korrekt verarbeitet werden können.
Wir können Ihnen bei der Einrichtung der Integration helfen, um Kurse zu erstellen, die sonst nicht von Ihrem MIS/SAS stammen. Wenden Sie sich an Ihren Ansprechpartner unter itslearning, und wir werden Ihnen ein entsprechendes Angebot unterbreiten und eine Schätzung der Arbeitsstunden abgeben, die für die Einrichtung der von Ihnen gewünschten zusätzlichen/speziellen Kurse erforderlich sind. Dies ist ein kostenpflichtiger Zusatzdienst, den wir anbieten.
Kursarchivierung
itslearning verfügt über eine Funktion namens Kursarchivierung. Wenn die "Kursarchivierung" für Ihre Website aktiviert ist, werden alle von der Integration erstellten Kurse automatisch archiviert, wenn die Hierarchiegruppe, auf der der Kurs basiert, aus der an die Integration gesendeten Datendatei entfernt wird.
- Sie können überprüfen, ob die "Kursarchivierung" auf Ihrer Website aktiviert und aktiv ist. Sie finden sie unter "Administration > Globale Einstellungen bearbeiten > Funktionen und Sicherheit >Synchronisierung", wie in der Abbildung unten gezeigt :
Dies ist eine Einstellung, die standardmäßig aktiviert sein sollte. Wenn Sie die oben genannte Einstellung nicht sehen können, wenden Sie sich bitte an den itslearning Support und wir werden Ihnen helfen, sie zu aktivieren. Es handelt sich um eine Kombination aus einer "Site-Einstellung", die nur dem Support zur Verfügung steht, und einer Einstellung, die über die Verwaltungsschnittstelle für Ihre Site selbst aktiviert werden muss. Wir empfehlen allen Kunden, die Kurse über die Integration erstellt haben, die Kursarchivierungsfunktion zu aktivieren.
Wenn die Kursarchivierung aktiviert ist und ein Kurs durch die Integration archiviert wird, geschieht Folgendes:
- Kurse, deren Hierarchiegruppe aus der Datendatei entfernt wurde, werden aus der Hierarchie herausgelöst, und der Kurs selbst wird in das "Kursarchiv" verschoben (der Kurs ist nicht mehr aktiv). Sie finden die archivierten Kurse unter "Administration >Kurse" und können wie gewohnt nach Kursen suchen, müssen aber "Archivierte Kurse" markieren, um ein Suchergebnis zu erhalten.
- Die Hierarchiesynchronisation wird aus dem Kurs entfernt. Alle zuvor synchronisierten Teilnehmer werden in manuell hinzugefügte Teilnehmer des Kurses umgewandelt.
- Die Lehrkräfte können weiterhin auf den archivierten Kurs zugreifen und Inhalte aus dem Kurs kopieren.
- Die Schüler können immer noch auf den archivierten Kurs zugreifen, um zu sehen, was sie gemacht haben, oder die Inhalte, die sie brauchen, aus anderen Kursen kopieren.
Archivierte Kurse können aus dem Kursarchiv "entarchiviert" werden.
Eine eventuelle Synchronisierung der Hierarchie wird auf diese Weise nicht wiederhergestellt.
- Ein archivierter Kurs bleibt auch dann ein archivierter Kurs, wenn die Hierarchiegruppe, aus der der Kurs ursprünglich erstellt wurde, wieder in der an die Integration gesendeten Datendatei enthalten ist. In diesem Fall wird der Kurs wieder mit einer neuen Hierarchie verknüpft und mit neuen Teilnehmern synchronisiert (alle alten Teilnehmer sind ebenfalls vorhanden). Der Kurs selbst wird NICHT aus dem Kursarchiv verschoben und muss manuell "entarchiviert" werden. Die IMSE-Integration hat keine Möglichkeit, dies automatisch zu tun.
- Ein archivierter Kurs, der manuell wiederhergestellt wird (aus dem Kursarchiv verschoben), ohne dass die Hierarchiegruppe erneut an die Integration gesendet wird, wird ohne Hierarchiesynchronisation wiederhergestellt. Und da die Integration "nichts davon weiß", muss der Kurs erneut manuell archiviert werden, wenn er archiviert werden soll.
Besondere Überlegungen zu MIS/SAS
Bei einigen MIS/SAS gibt es einige besondere Überlegungen zur Änderung der Einstellungen für das "Auslösen" von Daten für das richtige Schuljahr.
Bitte klären Sie mit Ihrem Anbieter, ob an Ihrer IMSE-Integration Änderungen vorgenommen werden müssen, und informieren Sie den Support, wenn auf der Seite itslearning der Integration etwas getan werden muss.
Wenn Ihre Integration vor dem Wechsel des Schuljahres besondere Sorgfalt erfordert, informieren Sie bitte den Itslearning -Support, und wir werden Ihre Integrationseinrichtung in eine interne "Geplante Aufgabenliste" aufnehmen, um die notwendigen Änderungen zum richtigen Zeitpunkt vorzunehmen.
Wechsel von MIS/SAS?
Hinweis! Die Änderung von MIS/SAS erfordert Änderungen an Ihrer IMSE-Konfiguration.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie itslearning rechtzeitig über alle Änderungen im MIS/SAS informieren. Diese Vorankündigung ist wichtig, damit wir die notwendigen Änderungen an der Integration auf unserer Website vornehmen können, um Änderungen an der Datenquelle/den IDs usw. zu erleichtern.
Dazu gehört auch die Einrichtung von Testumgebungen mit einer Testintegration, um zu prüfen, ob die neuen Daten größere Änderungen verursachen oder nicht.
Änderungen in MIS/SAS, die Änderungen an Ihrer IMSE-Integration erfordern, sind eine kostenpflichtige Änderung und müssen mit Ihrem KAM vereinbart werden, und die Arbeit muss von den Integrationsberatern erledigt werden.
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie uns rechtzeitig vor Beginn des neuen Schuljahres über alle Änderungen an Ihrer MIS/SAS-Integration informieren.