När slutet av ett läsår närmar sig är det bra för skolor och utbildningsanordnare att utvärdera och gå igenom hur itslearning används. Vilka funktioner används? Ska fler funktioner användas? Vad behöver göras med inställningar i plattformen då? Behöver verksamheten göra en plan för ett ännu mer gemensamt arbetssätt och struktur i plattformen? Hur fungerar de interna supportprocesserna?
I den här artikeln presenteras de viktigaste sakerna att tänka på, inklusive information relaterad till säkerhet och datasekretess när ett nytt år förbereds.
- Uppdatera supportkontakter
- Behov av utbildning eller konsultation?
- Funktioner och verktyg i itslearning
- Information som visas för användare
- Andra förberedelser inför ett nytt läsår
- Säkerhet
- Länkar
Uppdatera supportkontakter
Personer som är systemadministratörer för itslearning har kunskap om hur man kontaktar itslearnings support och vilka personer i verksamheten som kan göra det. Om det finns frågor kring detta, eller om en ny person ska vara supportkontakt i organisationen, ta kontakt med er key account manager (kundansvarig) hos itslearning.
Hur är supportprocessen hos er för lärare, elever/studenter och vårdnadshavare? Vet alla vilka de kan vända sig till om de har frågor gällande itslearning? Om inte, fundera på hur ni bäst kan tillhandahålla sådan information till användarna.
Här är en artikel för administratörer om åtkomst till itslearnings support: Lägga ärende till supporten
Behov av utbildning eller konsultation?
Hos itslearning finns pedagogiska konsulter och integrationskonsulter för att hjälpa er att få plattformen att fungera på bästa sätt för er verksamhet och era behov. Vi har även en Servicekatalog med flera andra tjänster, läs gärna i den och ta kontakt med er key account manager för mer information och priser.
Health Check/Besiktning
En av tjänsterna vi erbjuder är att arbeta med er för att "kontrollera" och "besiktiga" er plattform och hjälpa till med eventuella konfigurationsändringar.
Vi vill gärna hjälpa er att få till ett användande av plattformen som är enligt "best practice" och som kan utveckla användningen av itslearning inom er organisation. I en health check/besiktning görs en grundlig analys av de nuvarande användningsmönstren, följt av workshop och genomgång av identifierade förbättringsmöjligheter och rekommendationer. Besiktningen redovisas i en rapport med rekommendationer och en handlingsplan för att optimera ert användande och upplevelse av itslearning framåt. Rekommendationer kan vara ändringar i inställningarna eller att boka utbildningar för att fördjupa kunskaperna om plattformen och öka förtrogenheten hos användarna.
Ändringar i integrationen
Funderar ni på att göra ändringar eller är på väg att göra ändringar i det administrativa systemet som används för integrationer? Ta kontakt med itslearning så att det arbetet kan planeras i förväg. Vi kan även göra mindre anpassningar i integrationen med de flesta källsystem. Exempel på sådana anpassningar inkluderar att ändra sättet att namnge hierarkier eller kurser, använda mallar i automatiskt skapande av kurser, lägga till klassnamn i elev/student-profilinformation, skapa automatiserade "sandlådekurser" för all personal med mera.
Funktioner och verktyg i itslearning
Nyligen uppdaterade verktyg
Under det senaste året har många förbättringar och uppdateringar gjorts som syns på flera olika platser i plattformen. Dessutom har det gjorts "under-huven"-uppdateringar när det gäller tillgänglighet för alla användare (se Tillgänglighetsförklaring). Dessutom finns fler uppdateringar att vänta under och efter sommaren:
- Planeringsverktyget
- Testverktyget
- Undersökningsverktyget
- Nytt meddelandesystem (tillgängligt i juni 2024)
- Ny App (tillgänglig i juli 2024)
- Nya huvudmenyer (tillgängliga i augusti 2024)
- Ny sökfunktion (tillgänglig i augusti 2024)
- Mer kring tillgänglighet
Läs om senaste uppdateringar via Senaste uppdateringar för att alltid veta vad som är de senaste nyheterna. Växla till engelskt språk på den sidan för att ta del av det allra senaste som görs varje vecka. Sammanfattning av uppdateringarna på svenska görs en gång i månaden.
Ytterligare funktionalitet som kan aktiveras på begäran
Det finns funktioner i plattformen som inte är aktiverade för alla som standard. Om någon av nedanstående funktioner skulle vara av intresse för er, ta kontakt med er key account manager.
- Individuella utvecklingsplaner (IUP)
- Närvarosystem (för högre utbildningar)
- Vårdnadshavare och infosida för vårdnadshavare
Licensierad funktionalitet i itslearning
Vi kan också erbjuda vissa funktioner som kräver en extra licensiering, där några involverar tredjepartsprodukter. Om någon av nedanstående funktioner skulle vara av intresse för er, ta kontakt med er key account manager.
- LTI-anslutna verktyg som: H5P, Padlet och andra
- Plagiatkontroll
- Utökade rapporter (för systematiskt kvalitetsarbete, både standardrapporter om t.ex. hur plattformen används finns, och skräddarsydda t.ex. uppföljning av skriftliga omdömen)
- Molntjänster såsom Microsoft 265 Outlook och Teams
- Data Warehouse
Tillgängliga globala inställningar i itslearning
Systemadministratörer förfogar över globala inställningar som påverkar och har effekt på hela plattformen och användares upplevelse av den. Här är några exempel som finns att hitta under avdelningen Funktioner och säkerhet:
- Aktivera plugin för tillgänglighet i textredigeraren (se Funktioner och säkerhet > Verktyg och innehåll)
- Aktivera diskussion i inlämningsuppgift - en möjlighet för formativ diskussion mellan lärare - elev/student, utöver feedback (se Funktioner och säkerhet >Tillgängliga funktioner)
- Anonyma aktiviteter - välj om namnen ska visas efter bedömningarna är klara eller förbli dolda
- Aktivera bokningshantering - en möjlighet att skapa bokningsbara salar, utrustning etc som lärare kan boka via kalendern
- Aktivera hemuppgift - möjliggör att Inlämningsuppgifter, Uppgifter och Test kan markeras som Hemuppgift
- Meddelandeinställningar; Användare kan ta bort och redigera sina egna meddelanden (lärare kan också ta bort meddelanden i alla kurskonversationer)
- 360°- rapporter
- Lärandemål (Obs! Se Ange standardkursinställningar)
Information som visas för användare
Inställningar för inloggningssidan
Itslearning-inloggningssidan visas för de flesta användare innan de loggar in i plattformen. Vi rekommenderar att ni kontrollerar informationen som publiceras där ifall den behöver uppdateras eller ändras. Systemadministratörer kan komma åt att se över och ändra denna information i globala inställningar > Inställningar för inloggningssidan > Lägg till eller ändra nyheter.
Anpassad information
Under Redigera globala inställningar > Anpassad information går det att lägga till externa länkar i toppmenyn som är användbara och värdefulla för verksamheten att enkelt kunna komma åt. Många lägger t.ex. en länk till itslearnings supportsida så att lärare också enkelt kommer åt supportartiklar om kursverktyg m.m. Se till att alla länkar är relevanta och uppdaterade.
Andra förberedelser inför ett nytt läsår
Andra förberedelser kan vara följande:
- Utbilda nya lärare: kontakta er key account manager med förfrågan om utbildningsanordning för nya lärare/personal.
- Mallkurser: om verksamheten använder mallkurser, behöver de uppdateras eller finns det några förbättringsbehov? Om Terminer används i mallkurserna, kom ihåg att uppdatera dem också. På itslearnings supportsida finns många artiklar om hur man använder mallkurser.
- Stora kurser som används för att förmedla information: om ni använder kurser för att dela information med t.ex. all personal eller hela skolan, se över kursen och bestäm om det bör göras en ny kopia till det nya året. En ny kopia kan vara en bra idé t.ex. om meddelanden och anslag används för kursen.
- Individuella utvecklingsplaner: om sådana används vill ni eventuellt skapa nya mallar för det nya året, efter att ha analyserat om mallens textfält behöver uppdateras eller ändras på något sätt.
- Terminer: om terminer används, kom ihåg att skapa de nya som behövs.
Säkerhet
Att se till att all data och integrationer är korrekta och uppdaterade garanterar inte bara en smidigare start på det nya läsåret, utan skyddar också organisationen mot potentiella risker.
Integrationer
För en itslearning-site med integration från ett skoladministrativt system finns det många saker som är värda att se över och vara medveten om inför det nya läsåret. Vänligen ta del av mer information: Integration med administrativt system
Om ni inte har några integrationer ännu, kontakta er key account manager för mer information och priser.
Radering av data
Har ni en rutin för gallring och för att ta bort gamla kurser och användare från Papperskorgen?
Man kan ta bort aktiva/synliga och arkiverade kurser manuellt till Papperskorgen. Användare som en integration inte längre skickar läggs liksom manuellt borttagna användare i papperskorgen.
Kurser i papperskorgen kan återställas eller tas bort permanent, vid permanent borttagning är allt innehåll i kursen borta permanent från databasen.
När en användare tas bort permanent från papperskorgen tas all data för användaren bort permanent från databasen.
Användarkonton som är i papperskorgen kan inte logga in på plattformen. Kurser som är i papperskorgen är inte tillgängliga för andra än administratörer som kommer åt papperskorgen.
Vanligtvis har organisationer en rutin för gallring, där man tar bort användare och kurser permanent efter en viss tid, t.ex. 1 eller 2 år efter att användarna avslutat studierna. Era rutiner skapar ni beroende på era behov att komma åt historiska data och hur ni måste hantera GDPR och annan lagstiftning för er typ av verksamhet och organisation.
Arkivera och kopiera gamla kurser
Finns en årlig rutin för lärarna att kopiera gamla kurser och arkivera de gamla kurserna så att de är redo för nästa läsår?
Länkar
Här är fler länkar som kan vara av intresse: