Hinweis: Einige hier aufgeführte Funktionen können, je nach länder- oder kundenspezifische Vorgaben, deaktiviert sein. In diesem Fall wird die Benutzerverwaltung über einen anderen Weg vorgenommen. Bitte wenden Sie sich an Ihre/n Systemadministrator*in.
Vorbereitungen zum Import
Vorbereitung der Hierarchien
Grundlegend sollte überlegt werden, welche Benutzer Sie importieren und welche Hierarchiestruktur vorgesehen ist. Es bieten sich die Ebenen für "Lehrkräfte", "Lernende" und ggf. "Erziehungsberechtigte" an. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Hierarchien.
Vorbereitung der Import-Datei
Hinweis: Die nachfolgende Beschreibung zur Vorbereitung der Import-Datei dient als Beispiel, um die Funktionsweise des Imports mittels CSV-Datei zu verdeutlichen. In der Praxis können aus einem Schulverwaltungssystem die Benutzerinformationen bereits strukturiert exportiert und anhand der nachfolgenden Informationen in Excel aufbereitet werden.
Grundsätzlich bietet der CSV-Import die Möglichkeit mehrere Nutzer*innen als Paket in itslearning neu anzulegen oder zu aktualisieren. Bereiten Sie die Daten in Excel vor, indem Sie für jede Nutzergruppe ein Tabellenblatt oder eine eigene Datei anlegen:
Wichtig: Die Tabellen speichern Sie jeweils als csv-Datei (UTF-8 Trennzeichen-getrennt) ab.
Im Nachfolgenden zeigen wir Ihnen den Import von Lehrenden und Lernenden. Den Nutzerimport der Erziehungsberechtigten beschreiben wir in einem separaten Artikel: Nutzerimport der Erziehungsberechtigten
Import-Datei für Lehrkräfte
Die Tabelle benötigt zumindest folgende Felder:
- Synchronisierungsschlüssel (ID): Dient zum Abgleich der Datensätze bei wiederholter Verwendung der Import-Datei (z.B. beim Schuljahreswechsel). Dieser Wert muss eineindeutig sein, sie dürfen also nicht mehrfach vergeben werden und jeder Nutzer bekommt genau eine ID zugewiesen. Diese ID können Sie z.B. auch aus einer Verwaltungssoftware übernehmen.
Sollten Sie keine verwenden, können Sie wie folgt einen eineindeutigen Synchronisierungsschlüssel, erzeugen:
L_20200611_001
L = LehrerIn
20200611 = das jeweils aktuelle Datum rückwärts (YYYYMMTT)
001 = Laufende Nummer, die jeden Tag bei 001 beginnen kann.
In Excel können Sie dann die erste Zelle markieren und mit der Maus in der Spalte nach unten ziehen. Dann werden alle IDs automatisch erstellt.
Wenn Sie itslearning mit mehreren Schulen auf einer gemeinsamen Plattform nutzen, z.B. wenn es Ihnen vom Schulträger bereitgestellt wird, sollten Sie zusätzlich eine Schulkennung in die ID aufnehmen. Wir empfehlen, dafür die jeweilige Schul-Nummer voranzustellen. Die ID hätte dann ein Format wie dieses: 7389201_L_20200611_001
- Vorname: Vorname (alternativ z.B. das Lehrerkürzel). Der Vorname wird auf itslearning auch rechts oben als Profilname angezeigt.
- Nachname
- Benutzername: Der Benutzername wird zusammen mit dem Passwort für den Login benötigt, darf also nicht doppelt vergeben werden. Üblich ist z.B. das Format "Vorname.Nachname" oder auch das Lehrerkürzel. Umlaute sind hier möglich, sie werden bei der Anmeldung mit und ohne Punkte erkannt (z.B. Müller = Muller). Überlegen Sie sich dabei ein Vorgehen bei Doppelnamen.
Sie können auch Benutzernamen automatisch generieren lassen, um sich nicht um mögliche Doppelungen kümmern zu müssen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie itslearning mit mehreren Schulen auf einer gemeinsamen Plattform nutzen, oder auch wenn Sie die Schülerdaten in mehreren Tabellen pflegen. Sie vermeiden so Fehler beim Import, die Sie manuell korrigieren müssten, falls es einen Benutzernamen bereits gibt. Das gilt nämlich auch, wenn dieser Benutzername von einer anderen Schule auf derselben itslearning-Plattform verwendet wird. Sie können diese Spalte also entweder leer lassen - dann bekommen alle Personen einen automasiert erstellen Nutzernamen. Alternativ können Sie beim Import angeben, dass nur bei Doppelungen ein automasierter Name generiert werden soll. Mehr dazu im Import-Abschnitt unten.
Automatisch generierte Benutzernamen setzen sich aus mehreren Anfangsbuchstaben des Vor- und des Nachnamens zusammen, z.B. "MaSc" oder "MarSch" für Maria Schneider.
Sie können optional weitere Spalten hinzufügen, wie z.B. eine (Dienst-)Emailadresse.
Import-Datei für Lernende und Erziehungsberechtigte
SchülerInnen werden zunächst mit den Erziehungsberechtigten auf einem Tabellenblatt zusammen erstellt:
Wenn Sie die Plattform ohne Erziehungsberechtigte nutzen wollen, lassen Sie die Eltern-bezogenen Spalten einfach weg.
- Synchronisierungsschlüssel: Wenn Sie bereits eine Schülernummer haben, z.B. aus einer Verwaltungssoftware, können und sollten Sie sie hier ebenfalls verwenden. Ansonsten können Sie eine ID ganz einfach analog zur Lehrer-ID erzeugen:
S_20200611_001
S = SchülerIn
weiter wie bei Lehrkraft - Vorname + Nachname: wie bei Lehrkraft
- Benutzername: Wie bei Lehrkraft, falls den Lernenden eine Schülernummer geläufig ist, kann auch die als Benutzername verwendet werden.
- Jahrgang + Klasse: Diese Bezeichnungen können je nach Bildungseinrichtung auch anders gestaltet sein, z.B. an berufsbildenden Schulen Ausbildungsgang und Abschlussjahrgang. Es können auch mehr oder auch weniger als 2 Spalten sein. Es geht darum, die Lernenden in der vertrauten Strukturierung abzubilden, damit z.B. eine Lehrkraft sie als Gruppe abrufen kann. Diese Spalten werden nach dem Import als Unterhierarchien der SchülerInnen-Ebene erscheinen.
Importieren
Den Import starten Sie auf der Übersichtsseite der Benutzerverwaltung:
Im nächsten Schritt wählen Sie die vorbereitete csv-Datei aus, indem Sie auf das Büroklammer-Symbol klicken:
Sie können dann entweder auf Ihrem Computer nach der Datei suchen oder sie per Drag & Drop mit der Maus hineinziehen. Beachten Sie, dass die Datei nicht mehr geöffnet sein darf.
Das Semikolon (;) ist normalerweise korrekt und kann so stehen bleiben, es sei denn, Sie haben die csv-Datei mit einem anderen Trennzeichen getrennt gespeichert.
Klicken Sie auf Weiter.
Sie gelangen nun auf die Import-Maske, auf der Sie die entsprechenden Angaben zu den Nutzerdaten machen:
Hier verbinden Sie die Felder von itslearning mit den Spalten-Bezeichnungen Ihrer csv-Datei. Angaben, die Sie nicht benötigen und deshalb in Ihrer Tabelle nicht vorkommen (z.B. Geburtsdatum) lassen Sie einfach offen. |  |
Benutzername:
Sie wollen alle Nutzernamen selbst erstellen und Doppelungen manuell beheben: Dann wählen Sie im Auswahlfeld die Spalte mit dem Nutzernamen aus und brauchen hier nichts weiter zu beachten.
Sonst:
a) Sie haben bereits selbst erstellte Nutzernamen (im System oder in der Tabelle) und wollen nur im Fall einer Doppelung, dass ein Nutzername automatisch generiert wird: Wählen Sie im Auswahlfeld Ihre Tabellenspalte und setzen Sie zusätzlich rechts das Häkchen bei "Generierung von Benutzernamen zulassen (falls leer oder verwendet)":
b) Sie wollen die Nutzernamen generell automatisch generieren lassen: Lassen Sie hier den Standardeintrag "Generieren (hat sich während der Synchronisation nicht geändert)" stehen und setzen Sie zusätzlich rechts das Häkchen bei "Generierung von Benutzernamen zulassen (falls leer oder verwendet)":
Etwas weiter unten tragen Sie als Synchronisierungschlüssel die ID ein und markieren rechts das Feld "Synchronisierungsfeld":
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Wenn Sie Nutzernamen automatisch generieren lassen, können Sie im Prinzip auch auf die ID verzichten und den Nutzernamen als Synchronisationsfeld markieren. Bei selbst erstellten Nutzernamen ist eine zusätzliche ID Ihre Rückversicherung, dass nicht doch aus Versehen ein bestehender Account mit neuen Daten überschrieben wird.
Als nächstes stellen Sie die Zuordnung zur entsprechenden Hierarchie her:
Die Anfangshierarchie ("Hierarchie beginnen:") muss bereits angelegt sein. Die Jahrgangs- und Klassenhierarchien werden mit dem Import angelegt - falls Sie nicht bereits existieren. In diesm Fall werden die Schüler den entsprechenden Hierarchien zugeordnet. Lehrkräfte werden meist nicht weiteren Unterhierarchien zugeordnet. Diese Felder lassen Sie dann leer.
Klicken Sie nun auf "Weiter":
Im nächsten Schritt erhalten Sie eine Vorschau auf Ihre Hierarchien. Ebenen, die während des Imports neu erstellt werden, sind gekennzeichnet:
Klicken Sie wieder auf "Weiter"
Als nächstes erscheint ein Vorabbericht, des zu erwartenden Imports:
 | In der ersten Zeile wird häufig "1" (=ein Fehler) angezeigt. Das ist meist unproblematisch. Dann enthält die erste leere Zeile der Import-Datei ein unsichtbares Steuerzeichen. Sie können diesen Fehler dann ignorieren. |
Mit Klick auf "Fertig" starten Sie den Import. Warten Sie, bis der Importbericht angezeigt wird. Eine Fortschrittsanzeige gibt es nicht.
Wichtig: Bitte beachten Sie bei der weiteren Verwaltung Ihrer Nutzerdaten, dass mit einem solchen csv-Import nur Nutzer hinzugefügtnicht aber gelöscht werden können. Das Löschen passiert dagegen in der Nutzerverwaltung unter "Nutzer und Zugriffsrechte".