TABLE OF CONTENTS

• Introduksjon
• Legg til nye brukere manuelt
  • Trinn 1
  • Trinn 2
• Importer brukere fra en CSV-fil
  • Klargjøring av hierarkier
  • Klargjøring av importfilen
    • Importer CSV-fil for lærere
    • Import av elever

Introduksjon

I dette området administrerer du brukerkontoene på siden eller for skolen din. Du kan legge til, endre og slette nye brukere. Hvis brukerne synkroniseres via en tilkobling til et annet system, skjer dette et annet sted, ikke her via Importer brukere fra fil. I dette området kan du se detaljene for kontoene, for eksempel den respektive autorisasjonsprofilen eller de tilordnede kursene til en bruker.

Tildeling av nye passord, opplåsing eller sletting av individuelle brukerkontoer og tildeling av, roller eller hierarkier for brukeren er også mulig i dette området. 

Legg til nye brukere manuelt

Trinn 1

Som administrator klikker du på funksjonen "Legg til ny bruker" i Administrasjon > Brukere og tilgangsrettigheter

Trinn 2

Informasjonen nevnt her er en forutsetning for en brukerkonto. De kan bare endres senere av administratorer. Obs at det finnes flere ting en kan fylle ut, men disse er ikke nødvendig for å opprette kontoen.  Fornavn + etternavn Denne oppføringen vises som et profilnavn øverst til høyre når du bruker itslearning. (For lærere kan du også skrive inn lærerforkortelsen i stedet for fornavnet hvis lærerne ikke vil vises i klassen med fornavnet ditt på smarttavlen. Se artikkelen Regionale innstillinger) Brukernavn: Slik logger personen seg på itslearning. Vanligvis for eksempel fornavn.etternavn. Omlyd bør unngås. Passord: Du kan tilordne et startpassord. Eller du kan la feltet stå tomt, i så fall genereres et automatisk passord for den første påloggingen. For å gjøre dette må en e-postadresse lagres. Passordskifte: Velg om brukerne skal ha tillatelse til å endre det opprinnelige passordet. Som standard må brukerne endre passordet neste gang de logger på. De to andre alternativene krever ikke dette. Passord utløper aldri: Denne innstillingen er bare relevant hvis en generell utløpsperiode for passord er definert i de globale innstillingene. Dette kan da oppheves individuelt på dette tidspunktet. (se artikkelen Funksjoner og sikkerhet) Velg profil: Hvilke tillatelser skal denne brukeren ha på plattformen. Hierarki: Tilordne brukeren til et hierarki her (klikk på koblingen "Søk i hierarki"). (se artikkelen Hierarkier)
Personlig informasjon Denne informasjonen kan endres av brukerne selv senere. E-postadresse: Du kan forhindre uavhengig endring av e-postadressen i innstillingene. Bursdag: Er relevant hvis du bruker foreldreportalen og vil gjøre visse funksjoner avhengig av alderen til flertallet til elevene.
Konto Manuelle innstillinger er sjelden nødvendig her. Synkroniseringsnøkkel: Hovedsakelig nødvendig for å sjekke importerte brukerkontoer. Angi når brukerkontoen utløper: Du kan angi en dato for når en konto skal låses for brukeren. Hvis du vil suspendere en konto umiddelbart, setter du denne datoen til gjeldende dag. Send e-post til brukeren: Hvis en e-postadresse er oppgitt, vil et klikk på "Lagre" umiddelbart sende brukeren en e-post med tilgangsdataene (brukernavn og passord).

Importer brukere fra en CSV-fil

Klargjøring av hierarkier

I utgangspunktet bør du vurdere hvilke brukere du importerer, og hvilken hierarkistruktur som er angitt. Nivåene for "lærere", "elever" og eventuelt "foresatte" er egnede. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se artikkelen Hierarkier.

Klargjøring av importfilen

Tips: Beskrivelsen nedenfor av klargjøringen av importfilen brukes som et eksempel for å illustrere hvordan importen fungerer ved hjelp av en CSV-fil. I praksis kan brukerinformasjonen eksporteres fra et skoleledelsessystem på en strukturert måte og utarbeides i Excel på grunnlag av følgende informasjon.

CSV-importen gir i utgangspunktet muligheten til å opprette eller oppdatere flere brukere som en pakke i itslearning. Klargjør dataene i Excel ved å opprette et regneark eller en egen fil for hver brukergruppe:

Viktig: Du lagrer tabellene som en CSV-fil (UTF-8-delt).

I det følgende vil vi vise deg hvordan du importerer lærere og studenter. 

Importer CSV-fil for lærere

Tabellen krever minst følgende felt:

• Synkroniseringsnøkkel (ID): Brukes til å synkronisere datapostene når importfilen brukes gjentatte ganger (f.eks. på slutten av skoleåret). Denne verdien må være unik, det vil si at de ikke må tilordnes mer enn én gang, og hver bruker tildeles nøyaktig én ID. Du kan også ta denne ID-en fra administrasjonsprogramvare, for eksempel. Dette kan også være en epostadresse siden disse er unike for en bruker. 
• Fornavn: Fornavn (alternativt for eksempel lærerforkortelsen). Fornavnet vises også som et profilnavn øverst til høyre i itslearning.
• Etternavn
• Brukernavn: Brukernavnet kreves sammen med passordet for innlogging, så det må ikke tildeles to ganger. For eksempel er formatet "First Name.Last Name" eller lærerforkortelsen vanlig. Omlyder er mulig her, de gjenkjennes med og uten prikker ved innlogging (f.eks. Müller = Müller). Vurder en prosedyre for dobbeltnavn.
• Du kan også få Brukernavn automatisk generert, slik at du ikke trenger å bekymre deg for mulige dupliseringer. Dette er spesielt nyttig hvis du bruker itslearning med flere skoler på en felles plattform, eller hvis du vedlikeholder studentdataene i flere tabeller. 
• Dette unngår feil under importen, som du må korrigere manuelt hvis det allerede finnes et brukernavn. Dette gjelder også hvis dette brukernavnet brukes av en annen skole på samme itslearning-plattform. Så du kan enten la denne kolonnen stå tom - da får alle et automased brukernavn. Alternativt kan du angi under importen at et automasert navn bare skal genereres i tilfelle dupliseringer. Mer om dette i importseksjonen nedenfor.
  Automatisk genererte brukernavn består av flere for- og etternavnsbokstaver, f.eks. "MaSc" eller "MarSch" for Maria Schneider.Du kan eventuelt legge til flere kolonner, for eksempel en (tjeneste)-e-postadresse.

Importer fil for elever og foresatte

Elevene opprettes først sammen med foresatte i et regneark:

Hvis du vil bruke plattformen uten foresatte, utelater du bare de foreldrerelaterte kolonnene.

• Synkroniseringsnøkkel: Hvis du allerede har et studentnummer, for eksempel fra en administrasjonsprogramvare, kan og bør du bruke det her også. Ellers kan du enkelt generere en ID på samme måte som lærer-ID:
  S_20200611_001
  S = Student
  fortsetter som med Lærer
• Fornavn + etternavn: samme som for lærer
• Brukernavn: Som med lærere, hvis elevene er kjent med et studentnummer, kan det også brukes som brukernavn.
• År + klasse: Disse betegnelsene kan også utformes forskjellig avhengig av utdanningsinstitusjon, for eksempel på fagskolekurs og avgangsår. Det kan også være mer eller mindre enn 2 kolonner. Målet er å kartlegge elevene i den kjente strukturen slik at for eksempel en lærer kan kalle dem opp som en gruppe. Disse kolonnene vises som underhierarkier på studentnivå etter import.

Importere

Du kan starte importen på oversiktssiden til brukeradministrasjonen:

Det neste trinnet er å velge den forberedte csv-filen ved å klikke på bindersikonet: Du kan deretter enten søke etter filen på datamaskinen eller dra og slippe den med musen. Vær oppmerksom på at filen ikke lenger må være åpen.

• Semikolon (;) er vanligvis riktig og kan forbli slik med mindre du har lagret CSV-filen atskilt med et annet skilletegn.
• Klikk på Neste.
• Du blir nå ført til importmasken der du angir tilsvarende informasjon om brukerdataene:
  Her kobler du feltene i itslearning til kolonnenavnene i csv-filen. Informasjon som du ikke trenger og derfor ikke vises i tabellen din (f.eks. fødselsdato), blir ganske enkelt åpen.
• 

Brukernavn: Du kan opprette alle brukernavn selv og fikse dupliseringer manuelt:
Velg deretter kolonnen med brukernavnet i valgfeltet og trenger ikke å ta hensyn til noe annet.

Ellers:a) Du har allerede selvopprettede brukernavn (i systemet eller i tabellen) og vil bare at et brukernavn skal genereres automatisk i tilfelle duplisering: Velg tabellkolonnen i valgfeltet og merk også av i boksen "Tillat generering av brukernavn (hvis tomt eller brukt)" til høyre:

b) Du vil vanligvis ha brukernavnene generert automatisk: La standardoppføringen "Generer (endret ikke under synkronisering)" og merk også av i boksen "Tillat generering av brukernavn (hvis tomt eller brukt)" til høyre:Litt lenger ned, velg hvilket felt i CSV-filen som skal være synkroniseringsnøkkel og merk feltet "Synkroniseringsfelt" til høyre:

• Hvis du har brukernavn generert automatisk, kan du i prinsippet også gjøre uten ID og merke brukernavnet som et synkroniseringsfelt. Når det gjelder selvopprettede brukernavn, er en ekstra ID din forsikring om at en eksisterende konto ikke vil bli overskrevet med nye data ved et uhell. 
• Deretter tilordner du den til riktig hierarki:
• Det opprinnelige hierarkiet ("Start hierarki:") må allerede være opprettet. Års- og klassehierarkiene opprettes med importen – hvis de ikke allerede finnes. I dette tilfellet tilordnes studentene til de aktuelle hierarkiene. Lærere er vanligvis ikke tilordnet andre underhierarkier. Du vil da la disse feltene stå tomme.

Klikk nå på "Neste":

Det neste trinnet er å forhåndsvise hierarkiene dine. Lag som opprettes på nytt under importen, merkes:

Klikk på "Neste" igjen

Deretter vises en foreløpig rapport om forventet import:

I den første linjen vises ofte "1" (= en feil). Dette er vanligvis ikke et problem. Deretter inneholder den første tomme linjen i importfilen et usynlig kontrolltegn. Du kan deretter ignorere denne feilen.

Klikk på "Ferdig" for å starte importen. Vent til importrapporten vises. Det er ingen fremdriftsindikator

Viktig: Når du administrerer brukerdataene dine ytterligere, vær oppmerksom på at bare brukere kan legges til med en slik csv-import, men ikke slettes. Slettingen skjer derimot i brukeradministrasjonen under "Brukere og bruksrettigheter".