Hei, ylläpitäjä!
Tämä artikkeli toimii oppaana Back To School 24/25 -jaksoa varten ja siinä kuvataan yksityiskohtaisesti keskeiset vaiheet sujuvan integraatioprosessin varmistamiseksi.
Oppaassa katamme tärkeät toimet, joilla varmistetaan että oppimisympäristösi on valmis sekä kesälomaa että tulevaa lukukautta varten - aina palveluiden viennistä ja arkistoinnista uuteen lukuvuoteen valmistautumiseen. Olipa kyse sitten käyttäjätilien hallinnasta, kurssimallien päivittämisestä tai muutosten käsittelystä hallintatietojärjestelmässä (MIS) tai opiskelijahallintojärjestelmässä (SAS), tämä opas tarjoaa tarvittavat tiedot, joiden avulla voit navigoida loppuvuonna ja luoda pohjan uudelle onnistuneelle lukuvuodelle.
Jos sinulla on kysyttävää, ota yhteyttä tukitiimiin -tukiportaalin kautta.
TABLE OF CONTENTS
- Vuoden lopun valmistelut
- Valmistelut uutta lukuvuotta/lukukautta varten
- Yleistä tietoa kaikista integraatioista
- Miten käsitellä kursseja?
Vuoden lopun valmistelut
Vienti- / arkistointipalvelut
itslearning tarjoaa erilaisia vienti- ja arkistointipalveluja. Seuraavassa luetellaan itslearningin tarjoamat vienti- ja arkistointipalvelut.
- Ohjeet loppukäyttäjien vientiä varten
- "Arkisto"-sivusto
- Datawarehouse API ja mahdollinen konsultointi tuen saamiseksi
- IMS Common Cartridge -vienti
- Koulutustietojen automaattinen vienti arkistointijärjestelmiin (kurssisuunnitelmat, arvosanat jne.).
Lisätietoja saat avainasiakaspäälliköltäsi.
Valmistelut uutta lukuvuotta/lukukautta varten
Integraatiot tauolle kesän/koululoman ajaksi
Jos haluat jäädyttää itslearning -sivuston sisällön sellaisenaan "vuoden lopussa" muuttamatta käyttäjien käyttöoikeuksia tai sisältöä, voit tehdä sen kahdella tavalla:
- Pysäytä integrointi viimeisen opetuspäivän jälkeen.
- Ota käyttöön erityinen toiminto nimeltä "Delay Delete", jolla voit lykätä poistoja myöhempään päivään.
Lopeta kotouttaminen kesän/koululoman ajaksi.
Jos haluat säilyttää itslearningin "sellaisenaan" viimeisenä koulupäivänä ja sinulla on aktiivinen integraatio, voimme poistaa integraation käytöstä, jolloin integraatio ei voi tuoda uusia tietoja. Näin voitte tehdä tarvittavat muutokset MIS/SAS-järjestelmäänne siirtämättä niitä osoitteeseen itslearning.
itslearning sisältää kaiken sisällön ja käyttäjät sellaisina kuin ne ovat, kun lopetamme integroinnin. Integrointi keskeytetään, kunnes päätät käynnistää sen uudelleen syksyllä.
Näin kaikki opiskelijat ja opettajat pääsevät kurssilleen jne. kesäloman aikana. Samalla ei kuitenkaan lisätä uusia käyttäjiä, ryhmiä, hierarkioita, kursseja jne., vaikka tekisitkin muutoksia MIS/SAS-järjestelmään.
Huom! Jos et ole varma, kysy MIS/SAS-toimittajaltasi, miten EOY/BTS-järjestelmää käsitellään ja onko olemassa erityinen päivämäärä, jolloin siirrytään "tästä vuodesta" "uuteen lukuvuoteen".
Ota käyttöön "Delay Delete"
IMS Enterprise XML -pohjaisissa integraatioissa toinen vaihtoehto on käyttää IMSE-integraatiossamme "Delay Delete" -toimintoa.
Lisäämällä "viivästettyjen poistojen" jakson kaikki poistot, jotka olisi pitänyt tehdä MIS/SAS-järjestelmän muutosten vuoksi, eivät siirry itslearning -sivustolle, vaan ne tapahtuvat IMSE-tuontitietokannassa.
Ottamalla käyttöön "Delay delete" -toiminnon voit valmistautua uuteen lukuvuoteen kauan ennen lukuvuoden alkua, ja kaikki käyttäjät, ryhmät/hierarkiat, kurssit jne. pysyvät istselarningissa,, kunnes "delay delete" -jakso on päättynyt. Samalla kaikki uudet käyttäjät, ryhmät jne. lisätään, kun integraatio käynnistyy.
Kun "Delay delete" -jakso päättyy, kaikki poistot, joita on lykätty tehdään.
"Delay Delete" (Poista viiveellä) määritetään alku- ja loppupäivämäärä, jolloin toiminto on aktiivinen integraatiossa. Toiminto kytkeytyy automaattisesti pois päältä, kun päättymispäivä on saavutettu.
Haittapuolena on se, että opettajat saattavat odottaa luokkien jne. muuttuvan, mikä ei tapahdu, ennen kuin viivästyspoistojakso on päättynyt.
Etuna on, että kaikki käyttäjät, ryhmät, hierarkiat, kurssit jne. säilyvät ennallaan, kun poistoviive on aktiivinen ja uusia tietoja lisätään.
Ota yhteyttä tukitiimiin ja pyydä, että integraatio lopetetaan kesäksi tai että otat käyttöön "Delay delete" -jakson. Jos haluat viivyttää poistamista, sinun on määritettävä alku- ja loppupäivä.
Kesäkoulu?
Jos sinulla on kesän aikana aktiviteetteja, jotka on otettava huomioon päätettäessä, poistetaanko integrointi käytöstä vai ei, IMSE-integraatiota ei voi poistaa käytöstä.
Mahdolliset kesäkurssit jne. on lisättävä lisätietoina integrointiin lähetettävään tiedostoon, muutoin olemassa olevat käyttäjät, luokat, kurssit jne. poistetaan/arkistoidaan. Viivästetty poisto on hyvä ratkaisu ottaa käyttöön kesäkoulun ollessa käynnissä.
Miten käyttäjiä/henkilöitä käsitellään
Käyttäjien luominen manuaalisesti, kun sinulla on integraatio
Emme koskaan suosittele lisätä käyttäjiä manuaalisesti, kun sinulla on aktiivinen integraatio. Näin vältetään päällekkäiset käyttäjätilit. Jos huomaat, että sinulla on päällekkäisiä tilejä, on tärkeää käsitellä niitä oikein ja korjata ne mahdollisimman nopeasti, jotta vältät ongelmat, joissa oppilas voi kirjautua sisään ja käyttää kahta eri tiliä.
Ota yhteyttä -tukitiimiin mahdollisimman pian. He opastavat sinua, mitä on tehtävä ongelman korjaamiseksi.
Huom! Poikkeukset: JÄRJESTELMÄNVALVOJAT/JÄRJESTELMÄNVALVOJAT
Jos haluat luoda uusia järjestelmänvalvojia/järjestelmävastaavia, nämä käyttäjät voidaan luoda manuaalisesti.
On erittäin suositeltavaa, että käyttäjille ei koskaan lisätä synkronointiavainta, jotta integraatio ei voi muuttaa näitä käyttäjiä.
Yleistä tietoa kaikista integraatioista
Siirtyminen uuteen lukuvuoteen voi aiheuttaa monia muutoksia tietoihin, jotka lähetetään osoitteeseen itslearning integraation kautta. Tärkeimmät osat ovat:
- Oppilaat vaihtavat luokkaa/tasoa
- Jäsenyyden muutokset
- Uusia opiskelijoita/henkilökuntaa lisätään
- Uusia luokkia/opiskelijaryhmiä perustetaan
- Opiskelijat/henkilökunta, jotka ovat lähteneet ja jotka on poistettava.
- Jos käytät kurssia, tuo:
- Vanhat kurssit olisi arkistoitava
- Olisi luotava uusia kursseja
Huom! Tarkista, miten MIS/SAS-järjestelmäsi käsittelee "Loppuvuosi" ja "Takaisin kouluun" (uusi vuosi).
Suuret päivitykset/muutokset tiedostoissa: Turvallisuussuodatin ON/OFF?
IMS Enterprise XML-pohjaisia integraatioita varten tuontimoottorissamme on turvamekanismi, jota kutsumme "suodattimeksi". Suodattimessa on joukko parametreja, jotka varmistavat, että integraatioon lähetetyt tiedot eivät sisällä liikaa muutoksia/poikkeamia aiemmista tuoduista tiedoista, ja estävät näiden muutosten automaattisen päivittämisen. Näin vältetään ei-toivottujen muutosten aiheuttamat ongelmat itslearning -sivustollasi.
Jos integraatiostasi saamissamme tiedoissa on liikaa muutoksia/poikkeamia verrattuna viimeisimpään tuontiin, tuontiprosessi keskeytetään, ja sinulle ilmoitetaan siitä Status-sähköpostilla , jossa kerrotaan, miksi tuontiprosessi on keskeytetty. Suosittelemme, että sinulla on vastaanottaja tälle sähköpostille lomien aikana.
Huom! itslearning suosittelee, että suodatin on aina kytketty päälle, jolloin turvamekanismi on aina käytössä. Muutamme suodattimen asetuksia tai kytkemme suodattimen pois päältä vasta, kun olemme keskustelleet kanssasi ja jos olet päättänyt, että tämä on asia, jonka haluat suorittaa.
Tarkista aina tilasähköposti, joka lähetetään jokaisen integraatioajon jälkeen. Jos ongelmia ilmenee, sinun ja integraation tukitiimin on tarkasteltava niitä tarkemmin. Saattaa olla, että tuontiprosessi on keskeytetty liian monen muutoksen/päivityksen tai liian monen poiston vuoksi verrattuna suodatinasetuksissa asetettuihin enimmäisrajoihin.
Kaikissa integraatioissa vastuu on kaksisuuntainen:
- Sinun on tarkistettava, että niiden integrointiin lähetetyt tiedot ovat aina oikein;
- itslearning tarjoaa tekniset palvelut, joilla varmistetaan, että ne toimivat odotetulla tavalla.
Tietolähde eli tiedot, jotka lähetetään MIS/SAS-järjestelmästäsi osoitteeseen itslearning, ovat sinun vastuullasi. Vain te voitte määrittää, ovatko niiden integrointiin saamamme muutokset oikeita vai eivät. itslearning "vain" tuo lähetetyt tiedot. Emme voi määrittää, ovatko saamamme tiedot oikein, mutta voimme auttaa sinua tietojen tarkistamisessa ennen kuin päätät, ajetaanko tuonti.
Ota yhteyttä tukitiimiimme -tukiportaalin kautta, jos sinulla on kysyttävää siitä, miksi integrointi on epäonnistunut, tai jos sinulla on muita integrointiin liittyviä kysymyksiä.
Uudet jaksot ensi lukuvuodeksi
Uudet jaksot on määriteltävä ennen uuden lukuvuoden alkua, jos poissaoloja käytetään
- Väli- ja loppuarviointeja koskevat arvioinnit on lisättävä ehtoihin, jos niitä on käytettävä.
- Lukukausittain tapahtuvaa käyttäytymistä koskevat arvioinnit on lisättävä ehtoihin, jos niitä on käytettävä.
- Kaiken arviointikirjeeseen lisättävän on liityttävä ehtoihin.
Suosittelemme, että jaksot ja arvioinnit lisätään malliin ja lähetetään sitten kaikille kursseille, joilla niitä tulisi käyttää. Tällöin opettajan ei tarvitse lisätä niitä itse, ja prosessi on oikea.
Vanhojen jaksojen arkistointi?
Viime vuoden jaksot voidaan arkistoida, jotta ne eivät ole saatavilla ja aiheuta väärinkäsityksiä. Tämä voidaan tehdä "Loppuvuoden" valmistelun yhteydessä ja ennen kesälomaa.
Järjestelmänvalvojana sinun on mentävä kohtaan Admin/Jaksot ja valittava arkistoitavat jaksot. Näin se tehdään:
Tässä näkymässä voit valita jakson ja valita sitten "Arkisto". Voit valita ja arkistoida useita jaksoja yhdellä kertaa.
Jos sinulla on integraatiolla luotuja "jaksoja", integraatio arkistoi "vanhat" jaksot, kun vaihdat lukuvuotta MIS/SAS-järjestelmässäsi, eikä vanhoja jaksoja enää ole datatiedostossa.
Miten käsitellä kursseja?
Kurssimallit on päivitettävä
Kaikki standardoidut kurssimallit, jotka sisältävät jaksoja ja joita muut kurssit käyttävät, on päivitettävä uusilla jaksoilla, ja kaikki vanhat jaksot on poistettava.
- Jos mallissa on arviointeja koskeva asetus, sinun on harkittava, pitäisikö sitä käyttää ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä. Jos tässä ei ole muutoksia - sinun ei tarvitse tehdä mitään.
- Jos malli sisältää Suunnitelmat-työkalussa olevan asetuksen, sinun on harkittava, pitäisikö samaa asetusta käyttää vai onko asetukseen tehtävä tarvittavat muutokset ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä.
- Jos sinulla on pyyntöjä uusista malleista, jotka sisältävät kurssisisältöä ja jotka pitäisi suorittaa integraation kautta, ota yhteyttä meihin, niin tämä voidaan määrittää ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä.
- Jos sinun on vaihdettava, millä tasolla on eri kurssimallit, nämä muutokset on tehtävä ennen uuteen lukuvuoteen siirtymistä. Ota meihin yhteyttä hyvissä ajoin ennen kuin aiot vaihtaa uuteen lukuvuoteen, sillä mallien päivittäminen toiveidesi mukaisesti voi kestää jonkin aikaa.
Jos sinulla ei ole standardoituja kurssimalleja, mutta haluat niitä - ota yhteyttä yhteyshenkilöösi, niin autamme sinua niiden luomisessa.
Kurssit, joita ei ole luotu IMSE-integraatiolla, mutta joiden osalta haluat integraation luovan ja päivittävän seuraavat kurssit
Jos olet kehittänyt tai haluat kehittää erityiskursseja, esim. ryhmäkursseja, luokkakursseja jne., sinun on hyvä harkita, haluatko muutoksen vai haluatko lisää tai vähemmän erityiskursseja, jotka luodaan ja päivitetään IMSE-integraation kautta. Nämä on sitten muutettava ennen seuraavaan lukuvuoteen siirtymistä, jotta ne voidaan käsitellä oikein.
Voimme auttaa sinua integroinnin määrittelyssä, jotta voit luoda kursseja, jotka eivät muuten tule MIS/SAS-järjestelmästäsi. Ota yhteyttä yhteyshenkilöösi, niin vastaamme ja annamme sinulle tarjouksen ja arvion työtunneista, joita tarvitaan, jotta saat haluamasi ylimääräiset/erityiskurssit käyttöön. Tämä on maksullinen lisäpalvelu, jota tarjoamme.
Kurssin arkistointi
itslearningissa on toiminto nimeltä kurssin arkistointi. Kun kurssin arkistointi on päällä sivustossasi, kaikki integraation luomat kurssit arkistoidaan automaattisesti, kun kurssin perustana oleva hierarkiaryhmä poistetaan integraatioon lähetetystä datatiedostosta.
- Voit tarkistaa, että "Kurssin arkistointi" on päällä ja aktiivinen sivustollasi. Löydät sen kohdasta "Ylläpito/Muokkaa yleisiä asetuksia/Toiminnot ja turvallisuus/Synkronointi", kuten alla olevassa kuvassa näkyy (norjaksi):
Tämän asetuksen pitäisi olla oletusarvoisesti päällä. Jos et näe edellä mainittua asetusta, ota yhteyttä itslearning tukeen , niin autamme sinua ottamaan sen käyttöön. Kyseessä on yhdistelmä "sivuston asetuksia", joka on vain asiakaspalvelun käytettävissä, ja asetusta, joka on otettava käyttöön sivustosi hallintakäyttöliittymän kautta. Suosittelemme, että kaikki asiakkaat, joilla on integraation kautta luotuja kursseja, pitävät kurssin arkistointiominaisuuden päällä.
Kun kurssin arkistointi on käytössä ja kurssi arkistoidaan integraation avulla, tapahtuu seuraavaa:
- Kurssit, joiden hierarkiaryhmä on poistettu datatiedostosta, irrotetaan hierarkiasta, ja itse kurssi siirretään kurssiarkistoon (kurssi ei ole enää aktiivinen). Löydät arkistoidut kurssit kohdasta "Hallinta/Kurssit" ja voit hakea kursseja tavalliseen tapaan, mutta sinun on valittava "Arkistoidut kurssit" saadaksesi hakutuloksen.
- Hierarkian synkronointi on poistettu kurssista. Kaikki aiemmin synkronoidut osallistujat muutetaan kurssille manuaalisesti lisätyiksi osallistujiksi.
- Opettajat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia ja kopioida kurssin sisältöä.
- Opiskelijat voivat edelleen käyttää arkistoitua kurssia nähdäkseen, mitä he ovat tehneet, tai kopioida tarvitsemaansa sisältöä muilta kursseilta.
- Arkistoidut kurssit voidaan poistaa kurssiarkistosta.
Hierarkian synkronointia ei palauteta tällä tavalla.
- Arkistoitu kurssi on edelleen kurssiarkistoitu, vaikka hierarkiaryhmä, josta kurssi alun perin luotiin, sisältyisi jälleen kerran integraatioon lähetettävään datatiedostoon. Jos näin tapahtuu, kurssi liitetään uudelleen uuteen hierarkiaan ja synkronoidaan uusilla osallistujilla (myös vanhat osallistujat ovat mukana). Itse kurssia EI siirretä pois kurssiarkistosta, vaan se on poistettava arkistosta manuaalisesti. IMSE-integraatiolla ei ole keinoja tehdä sitä automaattisesti.
- Arkistoitu kurssi, joka palautetaan manuaalisesti (siirretään pois kurssiarkistosta) ilman, että hierarkiaryhmää lähetetään uudelleen integrointiin, palautetaan ilman hierarkian synkronointia. Ja koska integraatio "ei tiedä siitä mitään", kurssi on arkistoitava uudelleen manuaalisesti, jos haluat sen arkistoitavan.
MIS/SAS-järjestelmiä koskevat erityiset näkökohdat
Joihinkin MIS/SAS-järjestelmiin liittyy joitakin erityisiä näkökohtia, jotka koskevat asetusten muuttamista oikean lukuvuoden tietojen "käynnistämiseksi".
Tarkista myyjältäsi, onko IMSE-integraatioon tehtävä joitakin muutoksia, ja ilmoita asiakastukeen, jos heidän on tehtävä jotain integraatioon itslearningin puolella.
Jos integraatiosi tarvitsee erityistä huolenpitoa ennen lukuvuoden vaihtumista, ilmoita siitä meille, niin lisäämme integraatioasetuksesi sisäiseen aikataulutettuun tehtäväluetteloon, jotta tarvittavat muutokset voidaan tehdä oikeana ajankohtana.
MIS/SAS-järjestelmän muutos?
Huom! MIS/SAS:n muuttaminen edellyttää muutoksia IMSE-konfiguraatioon.
Ilmoita MIS/SAS-järjestelmään tehtävistä muutoksista hyvissä ajoin etukäteen. Tämä ennakkoilmoitus on ratkaisevan tärkeää, jotta voimme toteuttaa tarvittavat muutokset integraatioon sivustollamme, jotta tietolähteiden ja tunnusten muutokset jne. ovat helpompia.
Siihen sisältyy testiympäristöjen ja testi-integraation perustaminen, jotta voidaan testata, aiheuttavatko uudet tiedot suuria muutoksia vai eivät.
MIS/SAS-järjestelmän muutokset, jotka edellyttävät muutoksia IMSE-integraatioon, ovat maksullisia muutoksia, ja niistä on sovittava asiakasvastaavan kanssa.
Varmista, että ilmoitat meille kaikista MIS/SAS-integraatioon liittyvistä muutoksista hyvissä ajoin ennen uutta lukuvuotta.