TABLE OF CONTENTS
- Forberedelser til skoleslutt
- Forberedelser til nytt skoleår
Forberedelser til skoleslutt
Fraværsføring
Vi har to fraværssystem i itslearning. Den ene fraværsløsningen (Versjon 2.0) et basert på at man må bruke termin for å sette opp timeplanen for fraværsføring, og den andre fraværsløsningen (Versjon 3.0) er uten bruk av termin.
Beskrivelsen under gjelder bare for fraværsløsningen (Versjon 2.0) hvor det må brukes termin for å sette opp timeplanen for fraværsføring.
Før dere kan avslutte inneværende skoleår, MÅ Fraværsføringen fullføres.
- Fraværsføringen fullføres av faglærer på alle uker i hvert enkelt fag. (Anbefales at faglærer fullfører fortløpende hver uke gjennom året!)
- Kontaktlærer endrer til dagsfravær (kun på fullførte uke fra faglærer) der en ønsker det og fullfører.
- Skoleleder fullfører alt fravær ved skolen
Det er valgfritt hvilket nivå en eksporterer fravær fra. Det settes opp og velges i arbeidsflyten som dere har definert gjennom Administrasjonsgrensesnittet. Fravær må ikke fullføres for å kunne eksporteres.
Eksport av fravær til SAS?
Dersom dere ønsker eksport av fraværsdata til det SkoleAdministrative Systemet (MIS-/SAS-et) dere benytter, og ikke har dette fra før, MÅ dette settes opp av itslearning - dersom dette skal være mulig.
Send en epost til support.no@itslearning.com - eller aller helst til din Kundeansvarlig i Itslearning, med en forespørsel om oppsett av eksport av fraværsdata, så vil vi kunne hjelpe dere med å få satt opp dette.
Orden og atferd
Orden og atferdskarakterene settes og fullføres av Kontaktlærerne. De vil ikke kunne eksporteres FØR de er fullførte.
Dersom dere ikke får eksportert "Orden og Atferd" - så sjekk dette nøye!
Terminavslutninger
En termin avsluttes når terminen er gått ut, og man velger så "Fullfør termin" etter at alt av data en ønsker er lagt til i vurderingsoversikten, fraværsregistreringen og "orden og atferds"-vurderingen. Hvilket nivå en skal eksportere data fra - styres i Arbeidsflyten.
Har du spørsmål rundt terminer, terminavslutninger, halvårsvurderinger og sluttvurderinger, kontakt oss via epost til "support.no@itslearning.com", og be om en gjennomgang så raskt som mulig FØR avslutning av inneværende skoleår.
Forberedelser til nytt skoleår
Behandlig av personer/brukere
Elever i lavere trinn
NB! Sjekk at alle elever i de laveste trinnene har fått en synkroniseringsnøkkel lagt inn!
Mange kunder legger inn 1. klasse elevene manuelt, og glemmer at de skal oppdateres med synkroniseringsnøkkel for at integrasjonen skal kunne behandle disse brukerne automatisk når de flyttes opp i 2. trinn osv.
Sjekk da kontoen opp mot hva som ligger i SkoleAdmin-systemet dere benytter og legg inn synkroniseringsnøkkel på de brukerne som mangler dette - slik at brukerkontoen blir klargjort for synkronisering senere.
Dette må sjekkes før overgang til nytt skoleår, for å unngå at det opprettes duplikate brukere for disse elevene.
(Duplikate kontoer oppstår når man både har en manuelt opprettet konto og en ny konto opprettet av integrasjonen for samme bruker).
Opprette nye manuelle brukere ved integrasjon
Vi anbefaler IKKE at dere oppretter nye brukere manuelt i itslearning dersom dere har en integrasjonsløsning (selv om vi har nevnt det i avsnittet over!). Dette for å unngå at det opprettes duplikate brukere. Dersom dere finner duplikate brukere, bør der kontakte oss så raskt som mulig, slik at vi kan bistå dere med å korrigere dette FØR brukeren tar i bruk den mye kontoen. Dette for å bevare historikken på den enkelte bruker.
NB! Unntak - Administratorer/System Administratorer
Dersom dere ønsker å opprette nye Administratorer/System Administratorer så kan /bør disse opprettes manuelt og ikke gis en synkroniseringsnøkkel. Dette for å unngå at disse bruker-kontoene endres via integrasjonen.
Sjekk av brukerkontoer som ikke lenger er i bruk
Dersom dere har en integrasjonsløsning som sørger for å legge inn nye og fjerne gamle brukere, så er det viktig at eventuelle endringer gjøres i det SkoleAdministrative Systemet (SAS-et) dere benytter. Det er likevel stor sannsynlighet for at dere har manuelt opprettede brukerkontoer som ikke vil bli ryddet opp i av integrasjonen, og disse må da også fjernes manuelt.
Fremgangsmåten vil være som ved kontroll av systemadministrator-kontoene, men da at du velger andre profiler som "Administrator", "Lærer" og "Elev", eventuelt også "Forelder", og sjekker opp mot hva som er registrert i SAS-et, og tar aksjon ut fra det.
Kontoer som ikke har vært pålogget på en god stund bør slettes og legges i Søppelbøtta i Itslearning, noe som vil gjøre kontoen inaktiv og ikke lenger gir mulighet for pålogging.
Du sletter en konto fra listen ved å klikke på det røde krysset til høyre i skjermbildet, se nedenfor:
Slett alle kontoer som ikke har vært pålogget siste 6 eller 12 måneder (eller nyere -opp til dere).
For kunder med IMSE Integrasjoner
Generelt
Overgang til nytt skoleår medfører store endringer i dataene som sendes inn til itslearning.
De viktigste er:
- Elever har opprykk til nye klasser/elevgrupper
- Nye elever skal legges til
- Nye klasser/elevgrupper opprettes
- Avgangsklasser skal fjernes
- Dersom dere har fagimport:
- Arkivering av gamle fag
- Nye fag og fagmedlemskap opprettes
Det er viktig ikke å overføre nye fag fra Skoleadministrativt system (MIS/SAS) til Itslearning FØR korrekt skoleår er satt.
Kunder som benytter Visma Flyt skole kan foreta skoleopprykk når de ønske det etter at inneværende skoleår er avsluttet. (For de fleste andre er overgangen til nytt skoleår 1. august!).
Store endringer i datafilen - Filter av/på?
Itslearnings import av data fra MIS/SAS (også kjent som IMS-E) har en sikkerhetsventil vi kaller "Filter". Filter har et sett med parametere som er satt for å sikre at de dataene som sendes inn til itslearning ikke har for store avvik/endringer. Er det for store endringer i forhold til grenseverdiene i Filter vil importen avbryte, og varsle via en Status-epost om hvorfor importen ble avbrutt.
NB! Itslearning anbefaler at alle kunder ALLTID har Filter slått PÅ, slik at importen har en sikkerhetsventil når dere går over til nytt skoleår, og ellers for den daglige oppdatering.
Dere bør derfor sjekke Status-epost som sendes ut etter hver import om det er noe som dere må se nærmere på.
Dette kan f.eks. være en import som er avbrutt grunnet for mange oppdateringer på personer, eller f.eks. at det slettes for mange grupper, i forhold til grenseverdiene satt i Filter.
Vi gjør oppmerksom på at det for alle integrasjoner er et todelt ansvar:
- Kunde skal sjekke at data som sendes til integrasjonen er korrekt
- Itslearning skal sørge for at de tekniske løsningene fungerer som forutsatt
Datagrunnlaget, dvs. de dataene som sendes inn til itslearning som en (eller flere) XML-fil fra det SkoleAdministrative Systemet, er kundens ansvar. Det er kun dere som kan si noe om endringene som avbryter en import er korrekt eller ikke.
tslearning importerer bare de grunnlagsdataene som vi mottar. Vi har ikke mulighet til å vurdere om disse er korrekte eller ikke, men kan være behjelpelig slik at dere får sjekket dette FØR dere tar en avgjørelse om Filter skal åpnes og importen slippes igjennom eller ikke.
Send en epost til integrations@itslearning.com dersom du har spørsmål rundt hvorfor importen har feilet, eller om du har andre spørsmål om integrasjonen.
Stoppe integrasjonen for sommeren?
Dersom dere ønsker å "fryse" innholdet i itslearning med tanke på brukere, grupper og fag, slik det "er ved skoleslutt", så har vi to muligheter til å gjøre dette på:
- Stoppe integrasjonen helt etter siste skoledag
- Slå på funksjonen "Delay delete", altså "utsette sletting"
1. Stoppe integrasjonen etter siste skoledag
Dersom man øsnker å beholde innholdet i itslearning slik det er når skolen slutter for sommeren, og dere har en aktiv integrasjon, kan vi deaktivere integrasjonen, slik at de endringer dere møtte ønske å gjøre i MIS/SAS-et i løpet av sommeren ikke påvirker innholdet i itslearning.
Da vil importen til itslearning være satt på vent inntil dere ønsker å starte opp integrasjonen igjen etter sommeren.
Fordelen med dette er at alle eksisterende brukere (elever og lærere) vil ha tilgang til itslearning og sine fag etc. gjennom sommeren, dersom de ønsker å logge på for å sjekke/hente ut ting. Samtidig vil ikke nye brukere, grupper eller fag bli opprettet, selv om dere gjør endringer i MIS/SAS-et.
NB! For alle kunder som IKKE benytter Visma, er dato for nytt skoleår 1. august
Visma kunder kan gjennomføre skoleopprykk når de selv måtte ønske det, etter at skoleavslutningen for inneværende skoleår er ferdig i juni. Dersom integrasjonen da er aktiv vil også skoleopprykk skje i itslearning, noe som kanskje ikke er ønskelig før til høsten?
NB! For noen kunder MÅ itslearning foreta endringer i oppsettet av systemet som henter nye data fra kundens MIS/SAS til integrasjonen.
Dette vil normalt være kunder som benytter IST Sats/Extens, IST Everyday eller også andre systemer. Dersom dere er en kunde som har mottatt hjelp av oss til dette tidligere, er det viktig at dere gir oss beskjed NÅR dere ønsker/tenker å bytte skoleår, slik at vi får endret oppsettet.
MEN ikke før TIDLIGST 1. august!
Bestilling av STOPP av integrasjonen gjøres via en epost til integrations@itslearning.com. Angi fra dato og til dato så følger vi opp dette.
2. Slå på funksjonen "Delay delete"
En annen mulighet, foruten å stoppe integrasjonen helt, er å benytte seg av "Delay delete" (utsatt sletting) funksjonen i IMSE integrasjonen. Ved å angi en periode for "utsatt sletting", vil alle slettinger som følge av endringer i MIS/SAS-et IKKE bli gjennomført i itslearning, bare i Importdatabasen som importerer dataene FØR vi overfører disse til itslearning.
Dermed kan dere gjennomføre skoleopprykk før 1. august, og alle brukere, grupper/hierarkier, fag etc, vil ligge slik de er ved skoleslutt (ikke noe blir slettet), og alle nye personer, gruppr, fag etc vil bli opprettet. Når så "Delay Delete"-perioden er omme vil alle slettinger (som ellers ville bli gjennomført daglig) gjennomføres.
Fordelene er noe av de samme som å stoppe integrasjonen som nevnt over. Ulempen er at om lærere/andre ansatte forventer at brukere, klasser, fag etc skal endres i løpet av sommeren, så skjer ikke dette før Delay delete perioden er omme. Dette kan derfor oppfattes som at noe er feil med integrasjonen, noe det da ikke er. Det er kun slettinger av personer, grupper (hierarkier, klasser, fag) og medlemskap som utsettes til perioden er omme. Alle nye brukere, grupper etc, opprettes.
"Delay Delete" bestilles via en epost til integrations@itslearning.com, og angis ved å sette inn en "Start-" og en "Slutt-"dato for "Delay delete"-perioden.
Delay delete slås automatisk AV og importen kan feile dersom det er for store endringer. Det er da normalt, men bør sjekkes FØR vi åpner Filter og kjører inn importen. For sikkerhets skyld.
Sommerskole?
Dersom dere har undervisning etc. for elever i løpet av sommeren, sommerskoel, KAN ikke integrasjonen stoppes, dersom dette skal administreres via integrasjonen.
I så fall må "sommerskole-fagene/-gruppene" komme som tillegg til de vanlige klassene/fagene for inneværende skoleår, ellers vil alle aktive fag bli arkiverte, og klasser etc slettes. "Delay delete" kan da være en løsning som hindrer dette.
Terminer
Ny termin for neste skoleår?
- Det må opprettes ny termin/nye terminer før skolestart om man skal benytte fravær.
- Vurderinger for halvårsvurderinger/terminvurderinger må legges til i terminen om det skal benyttes.
- Vurderinger for orden og atferd må legges til i terminen dersom det skal benyttes.
- Alt som skal ut i vurderingsbrevet må kobles til terminen
Vi anbefaler å legge til termin og vurderinger i en mal, og så "pushe" denne ut til alle ønskede fag, da slipper lærerne å legge til noe selv, og man vet at alt blir korrekt.
Har du spørsmål om terminer, kontakt support.no@itslearning.com, så vil de hjelpe deg.
Arkivering av gamle terminer?
Terminer for inneværende skoleår kan arkiveres, slik at de ikke er tilgjengelige og kan skape forvirring neste skoleår. Dette kan i så fall gjøres ved avslutning av inneværende skoleår og før dere tar sommerferie.
Som SystemAdministrator kan du gå til "Admin/Terminer", og så velge hvilken/hvilke terminer du ønsker å arkivere.
Slik gjør du det:
Velg først "Admin-menyen" go så klikker du på "Terminer" (se rektangel i skjermbildet over). Du får da opp en liste over de terminer som er definerte på siten deres.
Velg hvilke terminer du ønsker å arkivere i oversikten du får frem, ved å klikke på avkrysningsruten" til venstre for selve terminen, som vist over. Du kan velge flere terminer samtidig. Når du har valgt de terminer du ønsker å arkivere, klikker du på knappen "Arkiver" (som vist over).
Dersom dere har terminer som er opprettet av integrasjonen vil integrasjonen arkivere "gamle" terminer når dere foretar Skoleopprykk, og de gamle terminene ikke lenger kommer med i datagrunnlaget itslearning mottar fra MIS-/SAS-et deres.
Behandling av fag
Fagmaler må oppdateres
Alle standardiserte fagmaler som inneholder termin og brukes på andre fag må oppdateres med ny termin og den gamle terminen må fjernes før skoleopprykk.
- Inneholder fagmalen oppsett for vurderinger må man vurdere om samme skal brukes før skoleopprykk. Ingen ønsket endring så trenger man ikke gjøre noe.
- Inneholder fagmalen oppsett i planer bør dere vurdere om samme skal brukes eller gjøre nødvendige endringer i oppsettet av planene før skoleopprykk.
- Ønsker man å lage fagmaler med faginnhold som skal kjøres gjennom integrasjonen må dere ta kontakt og få dette kodet før skoleopprykk.
- Skal dere endre på hvilke trinn som får de ulike fagmalene må denne endringen kodes før skoleopprykk. Ta kontakt og få kodet disse endringene i god tid før skoleopprykk. Dette kan f.eks. være at man ønsker malen for alle trinn i stedet for bare på ungdomstrinnet, eller full standardisering på alle trinn.
Har dere ikke standardiserte fagmaler, men ønsker det til skolestart, tar dere kontakt så hjelper vi dere. Send en epost til support.no@itslearning.com, og be om hjelp til dette.
Fag som ikke kommer fra "MIS/SAS"-et, men som er ønskelig gjennom integrasjonen
Har dere kodet eller ønsker å få kodet inn f.eks. trinnfag, klassefag, teamfag, osv., må dere gå igjennom og vurdere om dere ønsker en endring, eller om dere ønsker flere eller færre tilpassede fag gjennom integrasjonen. Dette må endres før skoleopprykk for at det skal bli riktig.
Vi kan hjelpe dere med å få opprettet fag via integrasjonen som ellers ikke ligger i SAS-et. Send en forespørsel på epost til integrations@itslearning.com, så vil vi gi dere et tilbud på dette, samt et estimat for hvor mange timer som er nødvendig for at dere skal få de ekstra fagene dere ønsker. Dette vil da være en fakturerbar ekstratjeneste.
Gjenbruk av fag
Vi anbefaler at man arkiverer fag man har undervist i inneværende skoleår og oppretter nye fag hvert skoleår. Da beholder man vurderingshistorikken i det arkiverte faget og alle som hadde tilgang når faget ble arkivert, har fortsatt tilgang til faget i arkivet.
Ved å ikke gjenbruke fag slipper man at det ligger igjen data fra brukere fra tidligere år. Det kan være kommentarer på oppslagstavler, meldinger, diskusjoner, osv. Dette gjelder manuelle fag som «info fag» som mange gjenbruker fra år til år.
Husk: det er alltid mulig å gjenbruke alt innhold fra ett fag ved noen få klikk over til ett nytt fag.
Fagarkivering
Itslearning har en funksjon som heter Fagarkivering. Med Fagarkivering slått på vil alle fag som er opprettet av integrasjonen automatisk arkiveres når faget fjernes fra integrasjonsfilen.
- Sjekk at dere har fagarkivering slått på. Dere finner dette helt nederst på siden Administrasjon/Redigere Globale Innstillinger/Funksjoner og sikkerhet.
Dersom dette ikke er aktivert vil fagene IKKE arkiveres, men vil bli løsrevet fra hierarkiet og fagets brukere konvertert til manuelle deltakere i fagene. Fagene vil da også fortsatt være aktive fag i itslearning og fungerer som et manuelt opprettet fag.
Dersom dere ikke finner innstillingen som beskrevet ovenfor, men ønsker den aktivert så kan dere kontakte support og de vil hjelpe dere. Vi anbefaler at Fagarkivering er slått på for alle kunder som har integrasjon med et Skole Administrativt System (MIS/SAS/SIS)!
Følgende skjer når fag arkiveres automatisk av integrasjonen:
- Fagene hvis hierarki-grupper og hierarki-medlemskap fjernes/slettes fra XML-filen, arkiveres i i itslearning (gjøres IKKE aktive). Dere finner disse under Administrasjon/Fag, og dere kan søke etter arkiverte fag ved å slå på valget Arkiverte fag.
- Hierarki-synkroniseringen fjernes fra faget. Brukerne blir konvertert til manuelle deltakere i faget
- Lærere kan fortsatt ha tilgang til arkiverte fag og kan kopiere ut innholdet til nye fag.
- Elever har tilgang til arkiverte fag, slik at de eventuelt kan se hva de har gjort i faget, eller hente ut elementer de trenger til andre aktive fag.
- Arkiverte fag kan gjenopprettes fra arkivet
- Et arkivert fag vil fortsatt være i Arkivet om hierarki-gruppen, som faget opprinnelig var basert på, igjen sendes inn via integrasjonen. Faget vil da bli synkronisert med nye deltakere (de gamle vil også ligge der), men faget må manuelt hentes ut av Arkivet for å gjøres til et Aktivt fag. Integrasjonen gjør ikke det automatisk.
- Et arkivert fag som manuelt gjenopprettes uten at hierarki-gruppen sendes inn på nytt, må også manuelt arkiveres igjen. Siden faget er manuelt gjenopprettet vil ikke integrasjonen kjenne til at dette faget er aktivt og skal arkiveres igjen.
Slettes fag i MIS-/SAS-et og derved fra XML-fila?
Dersom et fag fjernes fra datafilen og fagarkivering IKKE er slått på, skjer dette i itslearning:
- Fagene som fjernes fra XML-filen mister sin hierarki-tilknytning i itslearning (faget blir løsrevet fra hierarkiet), og lever videre som om det var et manuelt opprettet fag. Fagene legges IKKE i søppelbøtta, og faget er fortsatt aktivt i itslearning.
- Hierarki-synkroniseringen blir fjernet, og deltakerne blir konvertert til manuelle deltakere i faget.
- Dere må manuelt inn å arkivere eller slette slike fag, dersom de ikke lenger skal være tilgjengelige som aktive fag i itslearning.
Fjerne fag fra "mine favoritter"
Fag som er arkivert eller slettet bør du fjerne fra din «favoritt-liste», slik at du ikke får de opp i fag-oversikten din. Dette gjøres av hver enkelt bruker.
Dette gjør du enkelt ved å gå til Fag-menyen (som viser dine fag) på hovedmenyen og deretter velger du Alle fag, da kan du enkelt slå av «Favoritt»-visningen for de fagene du ikke lenger skal ha som favoritter ved å fjerne «stjernemerket» for det gjeldende faget – se eksempler nedenfor.
Du velger de fagene du ikke lenger skal ha som favoritt ved å velge fagene ved å sette en hake i avkrysningsboksen (som vist nedenfor) og deretter klikker du på Fjern stjernemerking som vist med pilen. Da vil ikke disse fagene lenger vises i Fag-menyen din, kun når du velger Alle fag:
Spesielt for noen MIS/SAS
Generelt for kunder hvor itslearning har systemer som henter data fra kundens MIS/SAS
Itslearning sender for en del kunder en såkalt "trigger" for å hente nye data til integrasjonen fra kundens MIS/SAS. Gjelder f.eks. IST Sats, IST Extens, IST SkoleAdmin/Hypernet o.a.
Her er det viktig at vi får beskjed når dere som kunde ønsker å foreta Skoleopprykk, slik at vi får endret på oppsettet av "triggeren". Dersom denne ikke endres til korrekt skoleår, vil vi fortsatt hente forrige skoleårs klasser og fag, når dere skulle ha fått inn nye data for det nye skoleåret.
For de fleste av disse kundene vil 1. august (eller senere) gjelde som dato for nårnytt skoleår skal opprettes.
NB! Visma Flyt Skole har egne rutiner og kan kjøre Skoleopprykk så snart de har avsluttet inneværende skoleår.
Uansett - dere bør sjekke med leverandør av MIS/SAS om det er spesielle grep dere bør gjøre i forbindelse med avslutning av inneværende skoleår/oppstart av neste Skoleår!
Bytte av MIS/SAS?
NB! Skifte av SAS medfører endringer i integrasjonen.
itslearning må få melding i god tid FØR dette skjer, slik at vi kan gjøre nødvendige endringer og tester for å se at alt er korrekt FØR det settes i drift. Vi kan ikke love at vi klarer å gjennomføre et bytte av SAS dersom vi får beskjed om at dere har gjort dette i løpet av sommeren, eller like før skolestart i august.
Bytte av SAS medfører at vi setter opp en test-integrasjon med kopi av kundens itslearning site, og gjør nødvendige tilpasninger av importen der for å se at alt blir korrekt ved overgangen.
Du som kunde får tilgang til denne test-siten, og kan verifisere at alt er OK FØR det gjøres de samme endringer i den siten dere bruker til daglig. Dermed er både dere og vi trygge på at overgangen skjer mest mulig smertefritt.
En slik endring av integrasjonen, vil være en fakturerbar tjeneste. Snakk med din kundekontakt (KAM) hos oss FØR dere gjør slike endringer.