Här vill vi ge en heltäckande guide för administratörer med viktig information kring förberedelser inför och övergång till ett nytt läsår. Denna artikel fungerar således som en hjälp och beskriver viktiga steg att ta för en smidig integrationsprocess.
Vi täcker här in de kritiska åtgärder som krävs för att säkerställa att lärmiljön står klar både för ett sommaruppehåll och för ett kommande läsår, från export-och arkiveringstjänster till andra förberedelser. Oavsett om det handlar om att hantera användarkonton, uppdatera kursmallar eller hantera förändringar i andra administrativa system så syftar denna guide till att ge kunskap om procedurer vid skiften och skapa förutsättningar för att få ett bra nytt läsår.
Om ni har frågor, tveka inte att vända er till itslearnings support team via Supportportalen.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
- Förberedelser vid årsslut
- Förberedelser inför nytt läsår/termin
- Generell information gällande alla integrationer
- Hur ska kurser hanteras?
Förberedelser vid årsslut
Export / Arkiveringstjänster
itslearning erbjuder en rad export-och arkiveringstjänster. Tjänsterna relaterade till export och arkivering är:
- Instruktioner för slutanvändarexport
- “Arkivera” site
- Datawarehouse API med möjlighet att få konsultationshjälp och stöd
- IMS Common Cartridge exporter
- Automatiserad export av utbildningsrelaterad data (kursplaner, betyg etc.)
Kontakta er key account manager (kundansvarig) för mer information.
Förberedelser inför nytt läsår/termin
Stoppa integrationen till sommaruppehållet/skollovet
Om ni vill frysa innehållet i itslearning som det är vid «Årets slut», utan att ändra användaråtkomst eller innehåll, finns det två sätt att göra det:
- Stoppa integrationen från att köra efter sista undervisningsdagen
- Aktivera en speciell funktion som heter «Delay Delete» för att skjuta upp eventuella raderingar till en senare dag
Stoppa integrationen till sommaruppehållet/skollovet
Om ni vill behålla itslearning "som det är" vid den sista skoldagen och det finns en aktiv integration, så kan vi inaktivera integrationen, vilket förhindrar att integrationen importerar ny data. Detta gör att ni kan göra nödvändiga ändringar i de andra administrativa systemen utan att det överförs till itslearning.
itslearning kommer att behålla allt innehåll och alla användare som de är när integrationen stoppas. Integrationen kommer sedan att pausas tills ni bestämmer att den ska startas igen.
Detta ger alla elever/studenter och lärare tillgång till sina kurser etc. under sommaruppehållet, men samtidigt kommer inga nya användare, grupper, hierarkier, kurser o.s.v. att läggas till i itslearning även om det görs ändringar i ett annat administrativt system.
Obs! Om det råder osäkerhet kring detta i förhållande till era andra administrativa system, vänligen kontakta den leverantören för att få information om hantering vid årsslut/läsårsslut och om det finns särskilda datum för att ändra från "detta år" till "nytt skolår".
Aktivera «Delay Delete»
För IMS Enterprise XML-baserade integrationer är ett andra alternativ att använda "Delay Delete" i vår IMSE-integration.
Genom att lägga till en period av "fördröjda borttagningar" kommer alla raderingar som skulle ha gjorts på grund av ändringar i era andra administrativa system inte att överföras till er itslearning-site utan kommer att ske i IMSE-importdatabasen.
Genom att aktivera "Delay delete" kan ni förbereda er för ett nytt läsår långt innan läsåret börjar, och alla användare, grupper/hierarkier, kurser etc, kommer att vara kvar i itslearning tills "delay delete"-perioden är över. Samtidigt kommer alla nya användare, grupper etc, att läggas till när integrationen körs.
När "Delay delete"-perioden är slut kommer alla raderingar som har skjutits upp i itslearning att ske.
«Delay Delete» ställs in med ett startdatum och ett slutdatum för att ange den period funktionen ska vara aktiv på integrationen. Den stängs av automatiskt när slutdatumet nås.
Nackdelen är att lärarna kan förvänta sig att klasser etc. ändras, vilket inte sker förrän "delay-delete"-perioden är över.
Fördelen är att alla användare, grupper, hierarkier, kurser etc. är intakta i itslearning medan "delay-delete"-perioden är aktiv och ny data läggs till.
Kontakta gärna itslearnings support team för att begära att integrationen stoppas för sommaren eller för att aktivera en "Delay delete"-period. Om ni vill fördröja borttagningen måste ett start- och slutdatum anges.
Sommarskola/Sommarkurser?
Om er verksamhet har aktiviteter under sommaren som måste beaktas när ni bestämmer er om integrationen ska inaktiveras eller inte, så kan inte IMSE-integrationen inaktiveras.
Eventuella speciella sommarklasser, kurser etc måste läggas till som extra information i datafilen som skickas till integrationen, annars kommer befintliga användare, klasser, kurser etc att raderas/arkiveras. "Delay-delete" kommer att vara en bra lösning att slå på medan sommaraktiviteter pågår.
Hantering av användare/personer
Skapa användare manuellt när det finns en integration
Vi rekommenderar aldrig att användare läggs till manuellt då det finns en aktiv integration. Det är för att undvika dubbletter av användarkonton. Om ni skulle upptäcka att det finns dubbletter av konton är det viktigt att hantera dessa korrekt och korrigera dem så snabbt som möjligt, så att framtida problem undviks där en elev/student kan logga in och använda två olika konton. Kontakta itslearnings support team i ett sådant fall så får ni hjälp och guidning om vad som behöver göras för att åtgärda problemet.
Obs! Undantag: ADMINISTRATÖRER/SYSTEM ADMINISTRATÖRER
Om nya konton till administratörer/systemadministratörer behöver skapas ska dessa användare bara skapas manuellt.
Det rekommenderas starkt att det aldrig läggs till en synkroniseringsnyckel till dessa användarkonton för att förhindra att dessa användare ändras av integrationen.
Generell information gällande alla integrationer
Att byta till ett nytt läsår kan leda till många förändringar i den data som skickas till itslearning via integration. De viktigaste delarna är:
- Elever/studenter byter klass/grupp/årskurs/kurs
- Förändringar kring medlemskap/deltagarskap
- Nya elever/studenter/anställda har tillkommit
- Nya klasser/grupper skapas
- Elever/studenter/anställda har slutat och behöver tas bort
- Om kursimport (integrationen skapar kurser) används:
- Gamla kurser ska arkiveras
- Nya kurser ska skapas
Obs! Vänligen kontakta era leverantörer av andra administrativa system för att få information om hantering vid årsslut/läsårsslut/nytt läsår.
Stora uppdateringar/förändringar i datafiler: Säkerhetsfilter PÅ/AV?
För IMS Enterprise XML-baserade integrationer har vår importmotor en säkerhetsmekanism som vi kallar ett "Filter". Filter har en uppsättning parametrar som ser till att data som skickas till er integration inte innehåller för många ändringar/avvikelser från tidigare importer och förhindrar att dessa ändringar automatiskt uppdateras i itslearning. Detta för att undvika att oönskade ändringar skapar problem på er itslearning-site.
Om det blir för många ändringar/avvikelser i den data vi får från er integration – jämfört med den senaste importen – kommer importprocessen att avbrytas, och du meddelas via ett Status- email med information om varför importprocessen har avbrutits. Vi rekommenderar att ni har en mottagare för detta e-postmeddelande även under semestertider.
Obs! itslearning rekommenderar att alltid ha filtret PÅ, vilket aktiverar säkerhetsmekanismen hela tiden. Vi ändrar filterinställningarna/stänger AV filter först efter dialog med er, och om ni har bestämt er för att detta är något ni vill köra igenom.
Statusmailet som skickas ut efter varje integrationskörning är viktigt att ta del av och kontrollera. Om det finns problem måste ni och supportteamet för integrationer titta närmare på dem. Det kan vara så att importprocessen har avbrutits på grund av för många ändringar/uppdateringar, eller för många borttagningar, jämfört med de maxgränser som satts i filterinställningen.
För alla integrationer finns ett ansvar hos två parter:
- Ni som kund ska kontrollera att uppgifterna som skickas till er integration alltid är korrekta;
- itslearning ska tillhandahålla de tekniska tjänsterna och se till att de fungerar som förväntat.
Källdatan, det vill säga den data som skickas från det administrativa systemet till itslearning, är ert ansvar. Det är bara ni som kan avgöra om ändringarna vi får av er integration är korrekta eller inte. itslearning importerar "bara" data som skickas. Vi kan inte avgöra om uppgifterna vi får är korrekta, men vi kan hjälpa er med kontroller av den innan det bestäms för om vi ska köra importen.
Vänligen kontakta vårt supportteam via supportportalen om ni har frågor om varför er integration har misslyckats eller om ni har andra frågor relaterade till din integration.
Nya terminer för nästa läsår
Vissa organisationer och verksamheter använder sig av funktionen Terminer som kopplas till kurser. Om ni gör det och har "terminer" skapade av integrationen kommer integrationen att arkivera "gamla" terminer när läsår byts i det andra administrativa systemet och de gamla terminerna finns då inte längre i datafilen.
Hur ska kurser hanteras?
Kursmallar måste uppdateras
- Om kursmallen innehåller ändringar gjorda i planeringsinställningar ska ni överväga om samma ska användas eller om någonting ska ändras i inställningarna innan ni byter till nytt läsår.
- Om ni har önskemål om nya mallar som ska innehålla kursinnehåll/material och detta ska köras via integrationen, vänligen kontakta oss (key account manager och/eller support), så att detta kan ställas in innan ni byter till ett nytt läsår.
- Om ni skulle vilja ändra vilken nivå som har de olika kursmallarna måste dessa ändringar göras innan ni byter till ett nytt läsår. Kontakta oss i god tid innan bytet till ett nytt läsår, eftersom det kan ta lite tid att uppdatera mallarna enligt era önskemål.
- Alla standardiserade kursmallar som innehåller terminer och används av andra kurser måste uppdateras med de nya terminerna och eventuella gamla terminer måste tas bort.
Om ni inte har standardiserade kursmallar men skulle vilja ha sådana – vänligen kontakta er key account manager på itslearning så får ni hjälp att komma vidare med det.
Kurser som inte skapas via IMSE- integration, men som ni vill att integrationen ska skapa och uppdatera
Om det finns kodade kurser eller ni vill ha kodade specialkurser, t.ex. klasskurser måste dessa ses över. Fundera på och diskutera om ni vill ha en förändring, eller om ni vill ha ytterligare eller färre specialkurser som skapas och uppdateras via IMSE-integrationen. Dessa behöver sedan ändras innan ni byter till nytt läsår, för att de ska behandlas korrekt.
Vi kan hjälpa till att sätta upp integrationen för att skapa kurser som annars inte kommer från ert administrativa system. Kontakta er key account manager på itslearning, så kommer ni att få en uppskattning av arbetstimmar som behövs för att ge er de extra/specialkurser ni vill lägga upp, och en offert för kostnaden. Detta är en extratjänst som vi erbjuder.
Kursarkivering
itslearning har en funktion som kallas kursarkivering. Med "Kursarkivering" aktiverad på en site kommer alla kurser som är skapade av integrationen att bli arkiverade automatiskt när hierarkigruppen kursen baseras på är borttagen från datafilen som skickas till integrationen.
- För att kontrollera att «Kursarkivering» är aktiverat och aktivt på er site, gå till Administratör > Redigera Globala inställningar > Funktioner och säkerhet/Synkronisering", som visas i bilden nedan:
Detta är en inställning som bör vara aktiverad som standard. Om ni inte kan se inställningen som nämns ovan, kontakta itslearnings support som hjälper till att aktivera den. Vi rekommenderar att alla kunder som har kurser skapade via integrationen ska ha kursarkiveringsfunktionen PÅ.
Följande händer när kursarkivering är aktiverat och en kurs arkiveras av integrationen:
- Kurser, där hierarkigruppen har tagits bort från datafilen, kommer att kopplas bort från hierarkin, och själva kursen kommer att läggas i "Kursarkivet" (kursen är inte längre aktiv). För administratörer finns de arkiverade kurserna i Administration > Kurser" och kan sökas fram som vanligt men markera "Arkiverade kurser" för att få ett sökresultat.
- Hierarkisynkronisering tas bort från kursen. Alla tidigare synkroniserade deltagare kommer att omvandlas till manuellt tillagda deltagare i kursen.
- Lärare kan fortfarande komma åt arkiverade kurser och kan kopiera innehåll från dem. Arkiverade kurser syns inte på startsidan men kan hittas under "Alla kurser", söka fram arkiverade.
- Elever/studenter kan fortfarande komma åt arkiverade kurser för att se vad de har gjort. Arkiverade kurser syns inte på startsidan men kan hittas under "Alla kurser", söka fram arkiverade.
- Arkiverade kurser kan "avarkiveras" - återställas från arkiv till att bli synliga.
Någon hierarkisynkronisering kommer inte att återställas på detta sätt.
- En arkiverad kurs kommer fortfarande att vara kursarkiverad även om hierarkigruppen som kursen ursprungligen skapades från, återigen ingår i datafilen som skickas till integrationen. Om det händer kommer kursen att återanslutas till en ny hierarki och synkroniseras med nya deltagare (ev gamla deltagare kommer också att finnas där). Själva kursen flyttas INTE ut från kursarkivet utan måste "avarkiveras" manuellt. IMSE-integrationen har inga sätt att göra det automatiskt.
- En arkiverad kurs som återställs manuellt (flyttas ut från kursarkivet) utan att hierarkigruppen skickas till integrationen igen kommer att återställas utan hierarkisynkroniseringen. Och eftersom integrationen "inte vet något om det" behöver kursen manuellt arkiveras igen om du vill att den ska arkiveras.
Att överväga angående andra administrativa system
Det finns några speciella överväganden när det gäller vissa andra administrativa system, om att ändra inställningar för att "trigga" data för rätt läsår.
Kontrollera med er leverantör för att se om det behöver göras några ändringar för IMSE-integrationen och informera itslearning- supporten om det behöver göras något på itslearning-sidan av integrationen.
Om er integration behöver särskild översyn innan ett läsårsskifte, vänligen informera itslearning-supporten, så läggs er integrationsuppställning till en intern "Schemalagd uppgiftslista" för att göra nödvändiga ändringar vid rätt datum.
Byte av annat administrativt system?
Obs! Ett byte av administrativt system kommer att kräva att ändringar görs i IMSE-konfigurationen.
Vänligen meddela itslearning i god tid före eventuella ändringar ska ske i era andra administrativa system. Detta förhandsmeddelande är avgörande för att vi ska kunna implementera nödvändiga ändringar av integrationen på vår sida, för att underlätta ändringar i datakälla/id etc.
Det kommer att innefatta att sätta upp testmiljöer med en testintegration för att testa om den nya datan kommer att orsaka stora förändringar eller inte.
Ändringar i andra administrativa system som kräver att ändringar också måste göras i IMSE-integrationen kräver arbete av en integrationskonsult. Ha en dialog med er key account manager och gör en överenskommelse om arbetets kostnad.
Vänligen meddela oss på itslearning om eventuella ändringar som berör er integration i god tid före det nya läsåret.