In dit onderwerp wordt beschreven hoe u het ouderdashboard inschakelt en gebruikers importeert. Voordat een school de functie voor ouders kan gebruiken, moet een systeembeheerder het volgende doen:
- het ouderdashboard voor de school inschakelen.
- ouders importeren.
- ouders koppelen aan de accounts van hun kinderen in itslearning.
Het ouderdashboard inschakelen
Een systeembeheerder kan het ouderdashboard inschakelen door de volgende stappen uit te voeren:
- Klik op de tab Beheer.
- Klik op Globale instellingen bewerken.
- Klik op Functies en beveiliging.
- Schakel onder Ouderportaal het vakje voor inschakelen in.
- Klik op Opslaan.
Oudergebruikers importeren
Om het ouderdashboard te gebruiken, moeten alle ouders een itslearning-account hebben. Dit wordt meestal gedaan door CSV-bestanden te importeren die oudergebruikers bevatten. Als de school een koppeling heeft tussen het administratiesysteem en itslearning via een middlewareUMRA (Tools4Ever) of de Educonnector (De Wal ICT), dan kan het importeren ook automatisch gebeuren.
Om ouders en kinderen automatisch aan elkaar te koppelen is een synchronisatiesleutel verplicht. Wijs oudergebruikers toe aan het profiel Ouder. Bekijk de onderstaande voorbeelden van aanbevolen procedures om enkele veelgemaakte fouten te vermijden.
Voorbeeld van CSV-bestand:
| Voornaam | Achternaam | Gebruikersnaam | Wachtwoord | Sync-sleutel leerling | |
|---|---|---|---|---|---|
| Mascha | Arends | maschaarends | 43fdjD56F | RGB346 | mascha@emailprovider.com |
| Peter | Jansen | peterjansen | 65Fgos34a | RGB6323 | peter@emailprovider.com |
Met behulp van het bovenstaande CSV-bestand worden de ouders automatisch gekoppeld aan hun kinderen.
Aanbevolen procedure voor het importeren van ouders vanuit CSV-bestanden
De onderstaande procedure gaat er vanuit dat zowel de leerlingen als de ouders nog aangemaakt moeten worden. Indien de leerling-accounts reeds bestaan, kunt u stap 2 overslaan.
- Sla kinderen en ouders op in afzonderlijke importbestanden zodat u kinderen en ouders verschillende profielen kunt geven.
- Importeer eerst de kinderen.
- In het bestand met ouders:
- kunt u meerdere ouders koppelen aan hetzelfde kind (zie voorbeeld B hieronder).
- kunt u dezelfde ouder niet aan meer dan één kind in hetzelfde bestand koppelen (zie voorbeeld C hieronder).
A. Twee kinderen importeren
| Synch.-id | Gebruikersnaam | Voornaam | Achternaam | Kind-id |
|---|---|---|---|---|
| 1 | zoon1 | Joris | Derksen | |
| 2 | zoon2 | Jasper | Diependonk |
B. Omgaan met gevallen waarin het kind meer dan één ouder heeft
| Synch.-id | Gebruikersnaam | Voornaam | Achternaam | Kind-id |
|---|---|---|---|---|
| 222 | moeder | Elisabeth | Derksen | 1 |
| 333 | vader | Robert | Derksen | 1 |
C. Omgaan met gevallen waarin ouders meer dan één kind hebben – dit bestand moet worden opgesplitst in twee bestanden, één met kind-id 1 en één met kind-id 2
| Synch.-id | Gebruikersnaam | Voornaam | Achternaam | Kind-id |
|---|---|---|---|---|
| 222 | moeder | Elisabeth | Derksen | 1 |
| 333 | vader | Robert | Derksen | 1 |
| Synch.-id | Gebruikersnaam | Voornaam | Achternaam | Kind-id |
|---|---|---|---|---|
| 222 | moeder | Elisabeth | Derksen | 2 |
| 333 | vader | Robert | Derksen | 2 |
De synchronisatie instellen -– ouders met kinderen verbinden
Onderaan op de pagina Gebruikers importeren uit bestand staan twee velden onder Ouderrelatie die belangrijk zijn voor het verbinden van oudergebruikers met de juiste kinderen:
Synchronisatieveld in importbestand: Hier vertelt u itslearning welk veld moet worden gebruikt voor het verbinden van ouders aan hun kinderen, wat ook wel synchroniseren wordt genoemd. De alternatieven in de vervolgkeuzelijst worden opgehaald uit het CSV-bestand waaruit u importeert. In het voorbeeld hierboven zou het synchronisatieveld Kind-id zijn. In dit voorbeeld is de waarde van Kind-id een getal, maar dit zou ook bijvoorbeeld de gebruikersnaam van het kind kunnen zijn. Het synchronisatieveld moet uniek zijn.
Overeenkomend synchronisatieveld voor kind: Dit veld moet overeenkomen met wat u hebt geselecteerd voor Synchronisatieveld in importbestand erboven. Hiermee vertelt u itslearning wat voor soort veld het veld Synchronisatie in het importbestand is. U kunt kiezen uit drie mogelijkheden: Interne persoons-id, Synchronisatiesleutel en Gebruikersnaam. Als het synchronisatieveld in het importbestand gebruikersnamen bevat, selecteert u Gebruikersnaam als het overeenkomstige synchronisatieveld. Als het CSV-bestand een veld Synch.-id bevat, selecteert u Synchronisatiesleutel.
Ouder/kind-relaties handmatig bewerken
Beheerders kunnen de ouders van studenten handmatig koppelen of verwijderen. Een ouder koppelen aan een student:
- Klik op de tab Beheer.
- Klik op Gebruikers- en toegangsrechten.
- Klik op het pictogram Bewerken achter de student waarvoor u ouders wilt toevoegen.
- Klik op de tab Ouder.
- Klik op + Ouder.
- Zoek de ouder of ouders, schakel het vakje voor hun naam in en klik op OK.
Als u een ouder wilt verwijderen bij een student, klikt u eenvoudigweg op het verwijderpictogram in de kolom Verwijderen.
Gebruikersnamen en wachtwoorden verstrekken
U kunt gebruikersnamen en wachtwoorden op diverse manieren verstrekken. De gebruikersnamen en wachtwoorden kunnen automatisch naar het e-mailadres van de ouder worden verzonden vanuit de interface Beheer >> Gebruikers en toegangsrechten. Het is ook mogelijk om de aanmeldingsgegevens af te drukken en per post te verzenden.