Beter direct goed importeren dan herstellen
Bij het importeren van gebruikers is het van belang om alle instellingen op de juiste manier te gebruiken. Wanneer er een fout wordt gemaakt in één van de instellingen, dan kan dit gevolgen hebben voor de accountgegevens. De gegevens kunnen in een later stadium vaak wel hersteld worden, maar dat kost veel extra tijd en het is natuurlijk beter om dit te voorkomen. Om deze reden zullen we het selectieveld verder uitleggen.
Inlezen van bestand
Nadat u het csv-bestand heeft gemaakt en/of heeft geëxporteerd uit uw administratiepakket kunt u het bestand in itslearning uploaden. Dit gebeurt via:
Beheer > Gebruikers- en toegangsrechten > Gebruikers importeren uit bestand.
Wanneer u hierop heeft geklikt, ziet u de onderstaande pagina verschijnen:
Door op de paperclip te klikken kunt u het csv-bestand selecteren en inlezen. Klik op Volgende om naar het selectieveld te gaan.
Selectieveld
In het selectieveld kunt u de kolommen uit uw csv-bestand koppelen aan velden in itslearning. De velden Voornaam, Achternaam, Profiel selecteren en Hiërarchie zijn verplichte velden en moeten ingevuld worden. Het is echter ook mogelijk om een kolom uit uw csv-bestand vaker te selecteren. Hieronder wordt op basis van screenshots elk veld toegelicht.
Gegevens van gebruikers instellen
1. Profiel (vereist veld): de nieuwe gebruiker toewijzen aan een profiel. Standaardprofielen zijn ingesteld voor gasten, studenten, docenten, beheerders en systeembeheerders, maar profielen kunnen ook worden toegevoegd vanuit Beheer > Profielen (site) > Siteprofiel toevoegen.
2. Voorvoegsel: het voorvoegsel van de gebruiker.
3. Voornaam (vereist veld): de voornaam van de gebruiker.
Synchronisatieveld: met behulp van deze optie kunt u andere velden wijzigen waarbij er op het aangevinkte veld gesynchroniseerd wordt. De optie werkt alleen bij bestaande accounts. Wanneer een regel (account) uit het csv-bestand niet in itslearning bestaat, dan wordt hier niets mee gedaan. itslearning geeft dan alleen na de import hier een melding over.
Synchroniseren wordt vaak gebruikt bij het uitvoeren van een jaarovergang bij bestaande accounts. De gebruikersnaam is in dat geval één van de meest gebruikte velden om op te synchroniseren. Op basis van de gebruikersnaam worden andere accountgegevens bijgewerkt of toegevoegd. Naast het wijzigen van de accountgegevens kunnen de accounts ook opnieuw worden toegevoegd aan een nieuwe of bestaande hiërarchiestructuur.
4. Achternaam (vereist veld): de achternaam van de gebruiker.
5. Gebruikersnaam: selecteer hier de kolom ‘gebruikersnaam’ uit uw csv-bestand. Dit zal vaak een studentennummer of een verkorte achternaam zijn. Het is ook mogelijk om een gebruikersnaam automatisch te laten genereren, maar dan is het afwachten welke gebruikersnaam iedereen krijgt (let op! Het kan voorkomen dat hiermee ongewenste afkortingen worden gegeneerd).
- Genereren van gebruikersnaam toestaan (indien leeg of in gebruik): wanneer u synchroniseert op een ander veld (voornaam, achternaam, e-mailadres, geboortedatum of synchronisatiesleutel), dan kunt u voor alle gebruikers in uw csv-bestand een nieuwe gebruikersnaam genereren.
6. Wachtwoord: voer een wachtwoord in voor deze gebruikersaccount. Er wordt automatisch een wachtwoord gegenereerd als u het wachtwoordveld leeg laat. In beide gevallen krijgt de gebruiker hier geen bericht over. De beheerder kan dit in een later stadium doen. Hij kan de zelf ingevoerde wachtwoorden verspreiden of nieuwe wachtwoorden via Beheer > Gebruikers- en toegangsrechten per mail versturen (een mailadres is hierbij vereist) of uitprinten.
7. E-mailadres: voeg het e-mailadres van de gebruiker toe. Gebruik van dit veld wordt aanbevolen. U kunt dit veld gebruiken voor het verzenden van automatische welkomstberichten met gebruikersnaam en wachtwoord.
8. E-mailserver: indien gewenst kunt u deze gegevens importeren (Instelling voor een extern mailadres)
9. Type e-mailaccount: selecteer het type e-mailaccount (Instelling voor een extern mailadres)
10. Gebruikersnaam voor e-mail: Gebruikersnaam voor extern mailadres kan niet opgegeven worden
11. Wachtwoord voor e-mail: wanneer er gebruik wordt gemaakt van een extern mailadres via een schooldomein, dan is het mogelijk om hier direct een wachtwoord in op te geven.
12. Startpagina: wanneer gebruikers uw accountgegevens mogen inzien, dan heeft u met behulp van dit veld de mogelijkheid een persoonlijke website of uw ePortfolio weer te geven. Dit veld wordt echter niet op andere plaatsen getoond.
13. Geboortedatum: voer de geboortedatum in. Voorbeeld van datumnotatie: 20/06/1977. De datum is vooral van belang wanneer de school gebruik maakt van een Extern Leermiddelenfonds (ELF) via Directe Toegang en moet prematchen.
14. Telefoon: telefoonnummer van gebruiker
15. Mobiele telefoon: mobiel telefoonnummer van gebruiker
16. Adres 1/2: adresgegevens van gebruiker
17. Postcode: postcode van gebruiker. De postcode is vooral van belang wanneer de school gebruik maakt van een Extern Leermiddelenfonds (ELF) via Directe Toegang en moet prematchen.
18. Postadres: postadres van de gebruiker kan hier ingevuld worden
19. Synchronisatiesleutel: een synchronisatiesleutel kan naast de gebruikersnaam ook worden gebruikt voor het synchroniseren. Vaak wordt dit veld ingezet voor het synchroniseren met administratiesystemen of voor het migreren van data vanuit een andere applicatie.
20. Rol: geef hier de rol op die de gebruikers binnen hiërarchie moeten krijgen. Er kan binnen een importbestand maar één rol geselecteerd worden.
Er zijn binnen itslearning vier verschillende rollen (gast, student, docent en beheerder). Deze vier rollen zijn zichtbaar binnen hierarchiestructuur, in vakken en projecten.
21. Hiërarchie starten: Geef hier op in welke hiërarchie de gebruikers geplaatst moeten worden. Afhankelijk van de gebruikers en de voorkeuren kan dit bijvoorbeeld een schoolhiërarchie, leerjaar, niveau of lesgroep zijn, maar u als beheerder bent hier helemaal vrij in.
22. Subniveau 1: selecteer hier uw subhiërarchie die u achter ‘Hiërarchie starten’ geplaatst wilt hebben. Als ‘hiërarchie starten’ leerjaar 1 is, dan kan subniveau 1 bijvoorbeeld het niveau zijn (havo, vwo, etc). Als de geselecteerde hiërarchie al bestaat, dan wordt de gebruiker hier in geplaatst en zal er geen nieuwe hiërarchie aangemaakt worden.
23. Subniveau 2: deze hiërarchie komt achter subniveau 1 te staan en in het voorbeeld bijvoorbeeld havo 1, havo 2 heten. De verdere subniveaus komen hier telkens achter te staan.
Instellingen rondom het importeren
24. Eerste regel uit bestand importeren: wanneer u in het csv-bestand geen titels heeft gebruikt, dan wilt u de eerste regel met gebruiksgegevens ook importeren. In dat geval moet u dit vinkje aanzetten en dan wordt de eerste regel ook geïmporteerd.
25. Overschrijf geen velden die al een waarde hebben (voor gebruikerssynchronisatie): Wanneer u bestaande accountgegevens wilt bijwerken (bijvoorbeeld het toevoegen van een telefoonnummer), maar accountgegevens niet wilt wijzigen (studenten hebben hun eigen mailadres ingevoerd) dan kunt u dit vinkje aanzetten. In dat geval worden alleen de lege velden opgevuld met nieuwe gegevens. Een vereiste hierbij is wel dat u synchroniseert op een veld (bijvoorbeeld de gebruikersnaam).
26. Geen nieuwe gebruiker maken voor gebruikers die niet overeenkomen bij gebruikerssynchronisatie: als u deze optie selecteert, dan zullen er bij afwijkende gegevens geen nieuwe accounts worden aangemaakt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat docent in 2012 via een csv-bestand is geïmporteerd, zijn gebruikersnaam is vervolgens in een later stadium gewijzigd en hetzelfde csv-bestand wordt opnieuw gebruikt. Zonder dit vinkje zal itslearning in dat geval een nieuwe gebruiker aanmaken wanneer er gesynchroniseerd wordt op de gebruikersnaam. Dit laatste is niet altijd wenselijk.
Ouders importeren
27. Synchronisatieveld in importbestand: met behulp van deze keuzes vertelt u itslearning welk veld moet worden gebruikt voor het verbinden van ouders aan hun kinderen. Dit wordt ook wel synchroniseren genoemd. De alternatieven in de vervolgkeuzelijst worden opgehaald uit het CSV-bestand waaruit u importeert. Dit kan bijvoorbeeld de synchronisatiesleutel van het kind zijn, maar ook bijvoorbeeld de gebruikersnaam. Belangrijk hierbij is dat het synchronisatieveld uniek moet zijn.
28. Overeenkomend synchronisatieveld voor kind: Dit veld moet overeenkomen met wat u hebt geselecteerd voor synchronisatieveld in importbestand de regel erboven. Hiermee vertelt u itslearning wat voor soort veld het veld Synchronisatie in het importbestand is. U kunt kiezen uit drie mogelijkheden: Interne persoons-id, Synchronisatiesleutel en Gebruikersnaam. Als het synchronisatieveld in het importbestand gebruikersnamen bevat, selecteert u Gebruikersnaam als het overeenkomstige synchronisatieveld. Als het CSV-bestand een veld Synch.-id bevat, selecteert u Synchronisatiesleutel.
Gegevens controleren
Wanneer u de gegevens heeft geselecteerd klikt op Volgende. Hier ziet u een kort overzicht van regels met fouten, die geïmporteerd en gesynchroniseerd kunnen worden. Mocht u iets verkeerds hebben ingesteld, dan kunt u altijd op vorige klikken. Als u doorklikt dan ziet u het volgende scherm met veel vage tekens.
Dit scherm is verwarrend en geeft geen aanvullende informatie. Negeer dit en klik op Volgende om de gegevens daadwerkelijk importeren. Wanneer u dit gedaan heeft ziet u een gedetailleerd overzicht van het resultaat. Mocht er iets verkeerd zijn gegaan met een gebruiker, dan kunt u deze via Gebruikers- en toegangsrechten (in een nieuw tabblad) bekijken en mogelijk aanpassen. U kunt ook de aanpassing in het CSV-bestand maken en de import opnieuw uitvoeren.