När användare, kurser, projekt eller terminer har tagits bort, så hamnar de i papperskorgen. Där ligger de i karantän (hur lång karantäntiden ska vara bestäms under Redigera globala inställningar > Funktioner och säkerhet) och när den tiden är nådd kan de tas bort permanent. I denna papperskorg kan administratörer söka fram och återställa något som blivit borttaget.
Om en användare är borttagen och ligger i papperskorgen så kan den inte logga in i itslearning. Användare kan återställas manuellt i fall då det behovet finns. När en användare tas bort permanent från papperskorgen försvinner också all data för användaren från databasen.
Detsamma gäller med kurser som blivit borttagna och därmed placerade i papperskorgen, de kan återställas manuellt av en administratör. Vid permanent borttagning försvinner allt innehåll i kursen från databasen.
Observera: Kurser kan även arkiveras, vilket inte ska förväxlas med papperskorgen. Arkiverade kurser kan alla deltagare i kursen fortfarande komma åt (genom att klicka på Kurser >Alla kurser >Visa > Arkiverade), men kurskortet för kursen kommer inte att synas på startsidan.
Det är vanligt att organisationer har en rutin för gallring då man tar bort användare och kurser permanent efter en viss tid - för elever t.ex. 1-2 år efter att de har slutat helt på skolan. När en sådan rutin ska skapas för en specifik organisation är det bra att analysera vilka behov som finns just där.
- Finns det behov av att kunna komma åt "historisk" data?
- Hur måste behoven hanteras utifrån GDPR?
- Hur måste behoven hanteras utifrån annan lagstiftning som organisationen lyder under?